Maintien de salaire maladie : obligations et fiches de paie

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Le salarié qui s'absente pour maladie non professionnelle est indemnisé par la Sécurité sociale dès le 4ème jour d'arrêt maladie. Le bulletin de paie avec accident du travail ou en cas de maladie professionnelle fera apparaître une retenue sur salaire, il n'y a pas de délai de carence.

Les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) seront versées directement au salarié sauf subrogation de l'employeur.

Des dispositions particulières sont prévues par ordonnance jusqu'au 31 août 2020.

Contrat de travail et arrêts maladies

L'arrêt de travail pour maladie d'un salarié suspend son contrat de travail jusqu'à son retour dans l'entreprise. L'employeur calcule une retenue pour absence quelle que soit la situation du salarié, indemnisé ou non indemnisé, avec ou sans maintien de salaire.

Le maintien de salaire peut être prévu par le code du travail ou par la convention collective si elle est plus favorable au salarié.

Le salarié malade sans maintien de salaire est indemnisé dès le 4ème jour d'absence

Le salarié en maladie non professionnelle (grippe ou autre) n'est pris en charge par la Sécurité sociale qu'à partir du quatrième jour sauf dérogations. C'est le délai de carence fixé par les textes. En cas d'arrêt de travail lié au Covid-19, les jours de carence sont supprimés si le salarié est testé positif et qu'il ne peut pas télétravailler.

La prise en charge ou non du salarié par la Sécurité sociale (ou assurance maladie) n'a pas d'impact sur les formalités déclaratives de l'employeur.

Le calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale versées par la Sécurité sociale peut être anticipé par l'employeur qui le souhaite.

L'employeur signale la maladie du salarié via la DSN et obtient une attestation de salaire reconstituée

Le signalement d'un arrêt de travail en cas de maladie doit obligatoirement être émis dans les 5 jours du constat d'un arrêt de travail via une DSN spécifique.

L'attestation de salaire est reconstituée par le système pour le versement des IJSS. C'est particulièrement important en l'absence de subrogation de l'employeur.

Le signalement d'événement est attendu même en cas de subrogation.

Principe : le maintien de salaire n'est obligatoire qu'à partir d'un an d'ancienneté

Le salarié qui n'a pas un an d'ancienneté dans l'entreprise ou n'est pas indemnisé par la Sécurité sociale n'a pas droit au maintien de salaire.

C'est aussi le cas du salarié qui a l'ancienneté requise mais n'a pas justifié de son incapacité de travail dans le délai de 48 heures. S'il n'envoie pas son certificat médical à son employeur dans ce délai, il ne bénéficie pas du maintien de salaire.

Sa fiche de paie ne fera généralement pas apparaître les IJSS, versées directement par la CPAM mais seulement une retenue pour absence.

Une convention collective ou un accord collectif peut prévoir des conditions de maintien de salaire différentes de celles prévues par le code du travail. Elle peut rendre le maintien de salaire obligatoire sans condition d'ancienneté ou à des conditions d'ancienneté plus courtes que le code du travail.

Le maintien de salaire en Alsace Moselle est obligatoire dès le 1er jour de l'arrêt maladie.

Enfin, le salarié travailleur à domicile, saisonnier, intermittent ou temporaire ne bénéficie pas de cette indemnité complémentaire versée par l'employeur.

Est-ce que le maintien de salaire est obligatoire ?

Le maintien de salaire est obligatoire lorsqu'il est prévu par le code du travail ou par la convention collective applicable.

Le code du travail oblige l'employeur à maintenir le salaire à 90% de la rémunération brute dès le 8è jour d'arrêt de travail et pendant les 30 premiers jours lorsque le salarié a un an d'ancienneté dans l'entreprise. Les 30 jours suivants, l'indemnisation est fixée à deux tiers du salaire brut. Ces durées augmentent avec l'ancienneté.

Dans les départements 67, 68 et 57, l'employeur est obligé de maintenir le salaire à 100% sans délai de carence.

Les conventions collectives peuvent prévoir une obligation de maintien de salaire plus favorable.

La demande de subrogation par l'employeur

La subrogation peut être demandée par l'employeur qui pratique le maintien de salaire en cas de maladie.

Les IJSS sont versées directement à l'employeur et il les reverse à son salarié, ces montants apparaissent sur sa fiche de paie. L'employeur peut aussi les avancer au salarié ou procéder à une régularisation sur la fiche de paie suivante.

La demande de subrogation est effectuée via la DSN de signalement d'événement ou au moment de l'établissement de l'attestation de salaire, destinée à la CPAM du salarié. Elle peut concerner toute la durée de l'arrêt de travail ou seulement une partie.

Dans tous les cas, l'employeur qui pratique la subrogation ne peut pas reverser un montant inférieur aux IJSS nettes au salarié.

Le maintien de salaire maladie prévu par la convention collective

Les conventions collectives et accords de branche peuvent prévoir différents types de maintien de salaire.

Il est ainsi possible qu'elles prévoient par exemple :

  • le maintien du salaire brut à un pourcentage plus élevé que celui prévu par le code du travail ;
  • un délai de carence moins élevé ;
  • l'absence totale de délai de carence ;
  • le maintien du salaire net.

Ce maintien de salaire conventionnel peut alors être couvert par un contrat de prévoyance dédié. Il peut être à la charge de l'employeur ou à la charge des deux parties avec un pourcentage de répartition.

Selon le mode de financement du contrat de prévoyance, l'impact sur la fiche de paie avec maintien de salaire ne sera pas le même. La fraction du maintien de salaire financée par des cotisations salariales n'est pas soumise à cotisations sociales.

La fiche de paie du salarié absent sans maintien de salaire maladie

Exemple : absence pour maladie de moins de 3 jours

Il s'agit d'une entreprise de moins de 11 salariés. Le taux AT/MP est fixé à 0,77% et la mutuelle fait 33,28¤, partagée à 50/50 entre l'employeur et le salarié.

Un salarié s'absente 3 jours pour maladie, du 14 au 16 février 2022, justifiée par un avis d'arrêt de travail du médecin. Il revient au bout du quatrième jour.

Son horaire journalier normal est fixé à 7 heures par jour soit 21 heures en tout. Il y a 20 jours ouvrés au mois de février.

Calcul de la retenue pour absence :

méthode de l'horaire réel : 2 200 x 21 heures d'absence / 140 heures réelles = 330¤

Exemple de fiche de paie sans maintien de salaire

La fiche de paie du salarié absent avec maintien de salaire maladie

Exemple : absence pour maladie non professionnelle de 12 jours avec maintien conventionnel

Supposons maintenant qu'un salarié, payé 1 750¤ brut, s'absente du 7 au 18 mars 2022 et que la convention collective prévoit le maintien total du salaire brut, au-delà d'un délai de carence de 3 jours. Son salaire des 3 derniers mois s'élève à un total brut de 6 186,53¤.

Calcul de la retenue pour absence :

1 750¤ x 70 / 161 heures = 760,87¤

Calcul des indemnités complémentaires :

Brut - 3 jours de carence = 1 750¤ - (1 750¤ / 23 jours ouvrés x 3 jours de carence) = 1 521,74¤

(1 521,74¤ - (1 750¤ - 760,87¤)) x 100% = 532,61¤

Calcul des IJSS versées au salarié et du salaire journalier :

IJSS = (6 186,53¤ / 91,25 jours) x 50% = 33,90¤ par jour

Calcul de l'IJSS brute : 33,90¤ x (12 - 3 jours de carence) = 305,10¤

Ajustement du net : net souhaité : 1 164,40¤, carence déduite

1 164,40¤ - (305,10 x 93,30%) = 879,74 ¤

On voit donc apparaître une ligne en haut de bulletin « ajustement du net » de 61,17¤ brut, afin d'obtenir 879,74¤ net en bas de bulletin.


Exemple de fiche de paie avec maintien de salaire

La fiche de paie du salarié absent avec maintien de salaire maladie et subrogation de l'employeur

Exemple 3 : mêmes données que l'exemple 2, mais cette fois l'employeur pratique la subrogation

Dans ce dernier exemple, nous pouvons voir que la différence est visible en bas de bulletin. Nous voyons apparaître une ligne, intitulée « IJSS nettes », qui vient augmenter le net à payer de 284,66¤.

La subrogation signifie que l'employeur perçoit directement les indemnités de la Sécurité sociale, il se doit donc de les reverser au salarié sur cette ligne.


Exemple de fiche de paie avec maintien de salaire et subrogation

Combien coûte un salarié et quel sera le montant de son salaire net : voir notre simulateur