Fiche de paie 2022 et déduction entrée-sortie

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La première fiche de paie d'un salarié présente quelques particularités. Son salaire brut ne sera que rarement celui qui est prévu au contrat de travail.

Le plafond de Sécurité sociale sera également proratisé en fonction du nombre de jours de présence et une ligne parfois appelée « Déduction entrée-sortie » apparaît en haut de bulletin.

Lorsqu'un contrat de travail commence ou se termine en cours de mois, le salarié reçoit une fiche de paie avec quelques particularités.

Une ligne apparaît en haut du bulletin de paie, nommée déduction entrée-sortie, réduction E/S ou encore absence pour entrée/sortie. Elle diminue à la fois le salaire brut du salarié et la base de calcul des cotisations salariales et patronales. Les taux de cotisations restent les mêmes.

Dans les deux cas, entrée ou sortie en cours de mois, il est préconisé d'utiliser la méthode de valorisation des absences de la Cour de cassation ou de laisser le nombre d'heures réellement effectuées par le salarié. Cette dernière méthode aura l'avantage d'éviter les contestations dans certains cas.

Le plafond de la Sécurité sociale sera proratisé en fonction du nombre de jours d'absence par rapport au nombre de jours total du mois.

Le salarié entre en cours de mois : le calcul des heures de présence ou d'absence

Lorsque le salarié entre en cours de mois, il n'est généralement pas question de mensualiser ses heures de travail. Ce sont les heures réellement effectuées qui apparaîtront sur sa fiche de paie. La mensualisation se fera à partir des mois suivants.

Cette méthode des heures réellement effectuées n'est pas toujours plus avantageuse pour le salarié. Cela dépend du nombre de jours de travail dans le mois.

Ces heures de présence sont alors multipliées par le taux horaire du salarié pour obtenir un salaire brut qui correspond aux heures réellement effectuées.

En principe, cette méthode, plus compréhensible pour le salarié, ne peut être utilisée que si elle lui est plus favorable. Elle évite les contestations sur le taux horaire, surtout lorsque le taux horaire figure dans le contrat de travail. Ce risque de contestation explique aussi l'utilisation d'une ligne déduction entrée-sortie.

En effet, de nombreux logiciels font apparaître deux lignes sur la fiche de paie ou le bulletin de paie lorsque le salarié entre en cours de mois.

Cette seconde ligne est une valorisation de la période non travaillée. Elle s'appelle parfois « déduction entrée-sortie » ou « déduction entrée en cours de mois », elle peut aussi s'appeler « réduction E/S » , « absence pour entrée/sortie » ou « réduction entrée-sortie ».

La déduction entrée-sortie n'est que la différence entre les heures mensualisées et les heures réellement effectuées ou d'absence selon le cas. C'est valable aussi pour les heures supplémentaires qui doivent figurer sur la fiche de paie.

La déduction pour entrée en cours de mois : seconde méthode

Le principe est simple. La première ligne de la fiche de paie fait apparaître le salaire mensualisé du salarié, tel qu'il est prévu au contrat. Une seconde ligne de la fiche de paie enlève une absence, comme si le salarié était entré en début de mois mais n'avait pas travaillé.

Le calcul de la retenue pour absence se fait normalement selon la méthode des heures réelles, seule méthode reconnue par la Cour de cassation.

Exemple de déduction pour entrée en cours de mois avec la méthode des heures réelles

Un salarié commence son contrat de travail à temps plein, le 7 février et fait 112 heures au cours du mois. S'il avait travaillé tout le mois, il aurait fait 140 heures. Son salaire est fixé à 2 000¤ brut.

Déduction entrée-sortie = 2 000 / 140 x (140 - 112) = 400¤

Salaire brut = 2 000 / 140 x 112 = 1 600¤ ou 112 x 14,286 = 1 600¤

Par comparaison, avec la méthode précédente on obtient une déduction entrée-sortie de (140-112) x 13,187 = 369,24¤

Soit un salaire brut = 2 000 - 369,24 = 1 630,76¤

Cette dernière étant plus favorable pour le salarié, il n'y a aucune contre-indication à la pratiquer dans cet exemple si l'employeur l'accepte dans un souci de facilité de compréhension du bulletin par son salarié.

Toutefois, ce n'est pas toujours le cas ! Il est conseillé de réaliser le calcul comparatif pour vérifier que le salarié est toujours avantagé si on souhaite sortir de la méthode de la Cour de cassation.

Calcul du plafond de la Sécurité sociale : le plafond mensuel est de 3 428¤ et il y a 22 jours calendaires entre le premier jour du contrat et la fin du mois.

Plafond SS = 3 428 x 22 / 28 jours = 2 693,43¤

L'entreprise compte moins de dix salariés, le montant de la mutuelle est fixé à 33,28¤ et le taux AT/MP à 0,77%.

On remarque qu'avec la méthode de la Cour de cassation, moins il y a d'heures réelles dans le mois, plus le taux horaire de l'absence augmente.

Exemple de fiche de paie avec entrée en cours de mois

Un autre salarié à temps partiel est embauché le 14 février pour 20 heures par semaine. Les horaires sont réparties à hauteur de 4 heures par jour du lundi au vendredi. Son salaire brut est fixé à 1 670¤.

S'il avait travaillé tout le mois de février, il aurait fait 80 heures. Mensualisé, le nombre d'heures prévu au contrat est fixé à 86,67 heures.

Calcul de la déduction pour entrée en cours de mois :

1 670 x (80 - 44) / 80 = 751,50¤

Salaire brut du salarié

1 670 - 751,50 = 918,50¤

Vérification : 1 670 / 86,67 x 44 = 847,81¤ avec le taux horaire normal du salarié.

Dans cet exemple, la méthode de la Cour de cassation étant plus favorable pour le salarié, il n'est pas conseillé d'utiliser la seconde méthode.

Calcul du plafond de la Sécurité sociale : le plafond mensuel est de 3 428¤ et il y a 15 jours calendaires entre le premier jour du contrat et la fin du mois.

Plafond SS = (3 428 x 86,667 / 151,667 heures ) x 15 / 28 jours = 1 049,41¤

L'entreprise compte moins de dix salariés, le montant de la mutuelle est fixé à 33,28¤ et le taux AT/MP à 0,77%.