La comptabilisation de la paie fait naître une écriture relativement similaire tous les mois. Il arrive cependant que certains cas particuliers apparaissent sur le bulletin de paie ou bulletin de salaire.
De nouveaux comptes de charges peuvent alors être utilisés dans le cadre de cette écriture de paie. Ils apparaîtront dans la même rubrique du compte de résultat.
Les indemnités de fin de contrat ne sont généralement pas soumises à cotisations sociales, au moins jusqu'à un certain montant. Elles remontent depuis le logiciel de paie dans un compte 6414 Indemnités et avantages divers.
Pour comptabiliser les écritures de paie, vous devez récupérer un état des écritures de paie auprès de l'expert-comptable qui établit cette prestation ou à la personne attachée à cette fonction dans votre entreprise.
Comptabilisation de la paie avec une indemnité de rupture conventionnelle ou une indemnité légale de licenciement
Exemple d'enregistrement de la paie avec une indemnité de rupture
Une entreprise a une masse salariale de 100 000¤ par mois. A cette masse salariale, il faudra encore ajouter 730¤ pour le Pass Navigo et 1 500¤ d'indemnité de rupture conventionnelle. Elle paie des cotisations (cas d'école) aux différents organismes sociaux :
- à l'URSSAF : 12 000¤ ;
- à Malakoff Médéric (caisse de retraite) pour l'ARRCO et l'ARRCO cadres : 6 000¤
- à Humanis pour l'AGIRC : 2 000¤ ;
- à Malakoff Médéric pour la prévoyance et la mutuelle non cadres : 300¤ ;
- à l'AG2R pour la prévoyance et la mutuelle cadres : 600¤.
Elle utilise un compte 64 Rémunérations du personnel pour les éléments soumis à cotisations sociales, un compte 64 pour chacun des éléments non soumis à cotisations sociales et un compte 43 (compte de tiers) par bordereau de cotisations. Les montants des charges salariales ont été pris pour l'exemple sans tenir compte de taux réels.
La comptabilisation des charges patronales se fait en compte 645. Nous supposons pour l'exemple qu'il n'y a pas de prélèvement à la source.
Numéro de compte | Comptabilisation des salaires et charges sociales : écriture unique | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
641 |
| OD de salaires du mois : salaires bruts | 100000¤ |
|
64141 |
| OD de salaires du mois : Navigo | 730¤ |
|
64142 |
| OD de salaires du mois : IRC | 1500¤ |
|
| 431urssaf | OD de salaires du mois |
| 12000¤ |
| 4371malakoffretraite | OD de salaires du mois |
| 6000¤ |
| 4372humanis | OD de salaires du mois |
| 2000¤ |
| 43730malakoffprévoyance | OD de salaires du mois |
| 300¤ |
| 4374ag2r | OD de salaires du mois |
| 600¤ |
| 421 | OD de salaires du mois |
| 81330¤ |
Comptabilisation de la paie avec une fin de CDD : prime de précarité et indemnité compensatrice de congés payés
Les primes de précarité des salariés en CDD et les indemnités compensatrices de congés payés sont soumises à cotisations sociales.
Si l'indemnité compensatrice de congés payés peut rester en compte 641, par analogie avec les congés pris par les salariés, les 10% dits de précarité sont souvent comptabilisés en compte 6414.
Exemple de comptabilisation d'un bulletin de salaire en fin de CDD
Une entreprise embauche son premier salarié pour un CDD de six mois à compter du 1er janvier. En juin, le salarié touche ses indemnités de fin de contrat.
Numéro de compte | Comptabilisation des salaires avec indemnité de précarité : fin de CDD | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
641 |
| Salaires bruts | 2397,60¤ |
|
6414 |
| Indemnité de précarité : fin de CDD | 989,01¤ |
|
| 431 | OD de salaires du mois |
| 602,15¤ |
| 437 | OD de salaires du mois |
| 132,08¤ |
| 421 | Salaires nets |
| 2652,38¤ |
Comptabilisation de la paie avec une indemnité de rupture de la période d'essai
Lorsque l'employeur rompt la période d'essai d'un salarié sans respecter le délai de prévenance, il doit indemniser le salarié. Cette indemnisation est comptabilisée dans un compte 6414.
Exemple de comptabilisation des salaires en cas de non respect du délai de prévenance
Une entreprise embauche un salarié au SMIC. Pour l'exemple, nous supposons que son contrat prévoyait une période d'essai d'un mois et que l'annonce de la fin de son contrat est arrivée 2 jours trop tard. Le salarié a pris ses congés payés.
Numéro de compte | Comptabilisation des salaires avec indemnité pour non respect du délai de prévenance | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
641 |
| Salaires bruts | 1645,58¤ |
|
6414 |
| Indemnité de fin de période d'essai (délai de prévenance) | 151,90¤ |
|
| 431 | URSSAF |
| 302,47¤ |
| 437 | Retraite complémentaire |
| 72,08¤ |
| 421 | Salaires nets |
| 1422,93¤ |
Comptabilisation de la paie avec un avantage en nature
Les avantages en nature figurent en haut et en bas de la fiche de paie. Il y a donc deux montants à comptabiliser, le montant soumis à cotisations sociales dans un compte 64143, par exemple, et le montant retiré de la fiche de paie dans un autre compte (64144 créditeur) ou un compte de transfert de charges.
Ces avantages en nature peuvent prendre la forme de repas ou d'un véhicule par exemple.
Exemple de comptabilisation de la paie avec des avantages en nature
L'unique salarié d'une TPE est payé au SMIC. Ses repas sont évalués au minimum garanti (HCR) pour un total de 164,12¤ (44 repas à 3,73 euros).
Nous supposons que l'entreprise n'a souscrit aucun contrat de prévoyance ou mutuelle pour ce salarié au moment de l'établissement de la fiche de paie.
Numéro de compte | Comptabilisation de la paie avec indemnité pour non respect du délai de prévenance | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
641 |
| Salaires bruts | 1645,58¤ |
|
64143 |
| Repas au minimum garanti | 164,12¤ |
|
| 791 | Repas au minimum garanti |
| 164,12¤ |
| 431 | URSSAF |
| 305,85¤ |
| 437 | Retraite complémentaire |
| 72,90¤ |
| 421 | Salaires nets |
| 1266,83¤ |
Comptabilisation de la paie avec une prime exceptionnelle de pouvoir d'achat
La prime exceptionnelle de pouvoir d'achat apparaît sur les fiches de paie des salariés et remonte donc en comptabilité lors de l'import des écritures de paie.
Idéalement, elle sera comptabilisée dans un compte dédié pour faciliter le contrôle de l'assiette des cotisations sociales par rapport à la comptabilité. Ce compte peut être un sous-compte du compte 6414. La contrepartie dans l'OD de paie sera une augmentation du compte 421 au crédit.