Comptabiliser les salaires et les charges sociales

Comptabiliser les salaires et charges sociales ne peut se faire sans une connaissance des règles de base de la paie.

La comptabilisation des salaires peut se faire selon la méthode théorique en plusieurs étapes ou en combinant les écritures pour gagner du temps. Le solde des comptes de tiers sera le même et un import depuis le logiciel de paie, calculé à partir des bulletins de paie est possible.

La comptabilisation du prélèvement à la source (impôt sur le revenu) se fait ici directement dans l'écriture de comptabilisation des salaires.

Les étapes théoriques de la comptabilisation des salaires et charges sociales

Les étapes de la comptabilisation des salaires et charges sociales sont les mêmes, quel que soit le nombre de caisses de Sécurité sociale concernées.

Cette méthode de comptabilisation des salaires et charges sociales ou de la paie, qui est enseignée dans la plupart des ouvrages de comptabilité est aussi relativement peu utilisée en pratique. Elle permet cependant de bien comprendre la logique des écritures, d'où son intérêt pour le comptable débutant.

Les subdivisions du compte 641 permettront de distinguer les éléments soumis à cotisations sociales des éléments exonérés.

Les subdivisions du compte 645 (cotisations de Sécurité sociale, retraite, etc.) et du compte 43 permettront la création d'un compte de charges sociales ou de tiers par risque couvert ou par caisse de cotisations.

En cabinet d'expertise comptable, les différentes étapes hors paiements sont généralement combinées pour gagner du temps.

Étape 1 : comptabiliser les acomptes versés au salarié

Tout salarié qui a travaillé 15 jours consécutifs dans l'entreprise peut, en principe, demander un acompte. Les acomptes ne sont pas automatiques et ne sont pas demandés par tous les salariés.

Étape 2 : comptabiliser le salaire brut des salariés et le prélèvement à la source

Le compte 421 enregistre en principe le salaire brut des salariés sauf si l'entreprise combine les écritures.

La création d'un compte 421 par salarié permet de faciliter le lettrage des comptes.

Étape 3 : comptabiliser les charges salariales

Ces charges salariales sont aussi appelées précompte parce qu'il ne s'agit pas de charge au sens comptable du terme (c'est le salaire brut qui est enregistré en compte de charges en comptabilité).

L'entreprise les prélève sur le salaire brut du salarié et les reverse aux différentes caisses de Sécurité sociale, retraite complémentaire, prévoyance.

La plupart des entreprises disposent d'un compte 43 spécifique à chaque caisse pour mieux suivre les règlements.

Étape 4 : comptabiliser les charges patronales

De la même manière que le comptable ouvre un compte 43 par caisse, les comptes de charges sont également précisés. On ouvre ainsi par exemple souvent un compte 645 pour l'URSSAF, un compte 6451 pour la caisse de retraite complémentaire etc.

Lorsque toutes ces écritures sont passées et les montants payés, les comptes 42 et 43 sont soldés et lettrés.

La différence entre les sommes comptabilisées et réglées diffère tout au plus d'un ou deux euros, ce qui permet le lettrage avec un écart de règlement mineur.

Les écarts de règlements seront comptabilisés en compte 658 ou compte 758 selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit. Leur montant est très faible.

Comptabiliser les salaires et charges sociales pour gagner du temps

Il est possible de regrouper les écritures pour gagner du temps. On comptabilise alors les salaires bruts et les charges salariales en une écriture unique. Elle est souvent appelée « écriture de paie » ou « OD de paie ».  

Les charges patronales feront l'objet d'une seconde écriture. Deux méthodes sont utilisées mais leur impact sur les comptes annuels est identique.

Là encore, la comptabilisation des charges patronales peut se faire en fonction des bordereaux, en complétant les comptes 43 de la part patronale. De cette manière, le total porté au crédit des comptes 43 correspond au total à payer. Il n'y aura pas obligatoirement d'écart de règlement comptabilisé en compte 658 ou compte 758.