Épreuve E6 du BTS CG : schématisation du processus

Un schéma pour illustrer le processus

Quelle utilité ?

Le schéma du processus BTS CG n'est pas obligatoire mais nous vous le recommandons vivement. En effet, il est utile pour vous en tant que candidat car il oblige à organiser les étapes dans l'ordre chronologique et à récapituler les tâches réalisées. Il pourra également vous servir de support lors de votre présentation orale afin de situer les étapes que vous êtes en train de décrire. Enfin, il démontre votre capacité à analyser et ordonnancer la procédure.

Du côté du jury, le schéma a l'avantage de synthétiser le process que vous aurez abordé et ainsi d'en faciliter la compréhension lors de la lecture. Si vous faites le choix de vous appuyer dessus lors de l'entretien oral, il servira également de fil conducteur.

Préparer les éléments nécessaires au schéma

Dans un premier temps, il convient de lister dans l'ordre chronologique les différentes étapes nécessaires à la réalisation de la procédure choisie. Une fois les étapes identifiées, il faut ensuite recenser les tâches principales présentes dans chacune de ces étapes.

Il faudra également indiquer les intervenants jouant un rôle dans la procédure. Ils peuvent aussi bien être internes (service administratif, accueil, commerciaux...) qu'externes (banque, administration fiscale, client...).

Les qualités d'un schéma

Pour conserver toute son utilité et assurer une bonne lisibilité, le schéma ne doit pas excéder une page. Il pourra être en format paysage ou portrait selon les besoins.

Ne pas oublier qu'un schéma doit rester synthétique. Il faut donc utiliser des descriptions courtes permettant d'indiquer les tâches réalisées. Aucune phrase ne doit être rédigée.

Quel modèle utiliser ?

Cela va dépendre du type de processus à décrire.

On peut identifier principalement deux types de modèles pouvant être acceptés :

• un schéma « simple » indiquant le numéro de l'étape, son intitulé, les tâches correspondantes. Le lien avec l'étape suivante pouvant être matérialisé par une flèche ;
• un schéma type « événement-résultat ». Ce type de schéma présente un caractère plus professionnel car il est plus complet quant aux informations fournies. Il convient particulièrement bien aux procédures faisant intervenir plusieurs acteurs.

Quels outils ?

Le schéma peut être réalisé sur Word avec la fonction SmartArt par exemple. A privilégier pour les schémas simples.

Pour un schéma type « événement-résultat » il est possible d'utiliser une version gratuite téléchargeable en ligne qui s'appelle JMOT.

Le schéma événement-résultat

De quoi est-il composé ?

Ce schéma a la particularité d'être complet et permet d'identifier :

• les acteurs du processus ;
• les événements déclencheurs des activités ;
• les tâches exécutées ;
• les éventuelles règles de synchronisation si plusieurs événements déclencheurs sont nécessaires pour débuter la tâche suivante, telles que « ET » ou « OU » ; 
• les résultats de l'activité.

Modèle-Type

Construction du schéma

Cette partie est libre. Il convient d'indiquer la périodicité de réalisation de l'opération (mensuelle, quotidienne, à la demande...).

On distingue 3 types :

• manuel : seule une intervention humaine est nécessaire. Pas d'utilisation numérique (exemple : ouverture du courrier) ;
• semi-automatique : nécessite une intervention humaine et l'utilisation d'un outil numérique (exemple : saisie comptable) ;
• automatique : seule une opération informatique s'effectue (exemple : sauvegarde automatique des données).

Il faut créer autant de colonnes qu'il existe d'acteurs intervenant dans la procédure. Bien veiller toutefois à conserver une bonne lisibilité : certains acteurs peuvent ainsi être regroupés par service.

Tout schéma débute et se termine par un événement (en jaune sur le schéma). Il s'agit généralement d'un document. En amont d'une opération cet événement est dit déclencheur. En aval, il représente le résultat obtenu à la suite des tâches réalisées.

Sur le schéma, elle se matérialise par un rectangle décomposé de plusieurs parties. La partie haute comporte le titre de l'opération. Au milieu, on indiquera les tâches correspondantes. En partie basse, on pourra mentionner les règles éventuelles (pas plus de 3 pour conserver la compréhension).

Sur le haut de l'opération peuvent être ajoutées les règles de synchronisation.