La veille informationnelle du BTS CG doit être abordée dans le cadre de votre écrit de 12 pages du BTS Comptabilité et Gestion. Elle représente environ 2 pages. Elle sera traitée sous un angle professionnel donc directement en lien avec le métier sans pour autant devoir se limiter au processus préalablement développé dans le rapport.
Avant de faire le lien avec le rapport nous allons développer certaines notions autour de la veille informationnelle.
Définition de la veille informationnelle
L'Association Française de Normalisation (AFNOR) définit la veille informationnelle comme étant une « activité continue, en grande partie itérative, visant à une surveillance active de l'environnement technologique, commercial pour en anticiper les évolutions ».
Autrement dit, cela consiste à surveiller les actualités relatives à l'exercice de la profession.
Intérêt de la veille informationnelle
La veille informationnelle permet de mettre à jour ses connaissances et d'être en adéquation avec les règles en vigueur. Notamment dans les métiers de la comptabilité où les règles sont légion et en perpétuelle évolution, plus particulièrement en fiscalité ou en social. Une veille informationnelle efficace garantit une application des textes dès leur parution.
Comment structurer une veille informationnelle ?
On peut procéder par étapes pour mettre en place une veille informationnelle :
- définir les besoins ;
- identifier les sources d'informations ;
- synthétiser les informations obtenues ;
- stocker les informations ;
- diffuser les informations.
Définir les besoins
La recherche menée doit répondre à un besoin clairement identifié. Il conviendra de choisir des mots clés permettant de délimiter la recherche et de l'optimiser.
Les sources d'informations
Les sources d'informations peuvent être variées suivant les établissements. Dans les cabinets d'expertise comptable par exemple, il existe souvent des abonnements à des revues dédiées à la profession (Francis Lefebvre, Revue Fiduciaire...). Les informations peuvent également être obtenues au travers de la presse spécialisée, des acteurs professionnels (syndicats, chambre de commerce...), des organismes officiels (ministères, Urssaf, bulletins officiels...).
Un point essentiel sera de veiller à la fiabilité des informations récoltées.
Sélection de l'information
Il est nécessaire, une fois différentes sources consultées de compiler et synthétiser les données pour ne conserver que les éléments répondant à la recherche de départ (le besoin).
Stockage de l'information
Le lieu et la manière de procéder au stockage dépendent des choix de l'entreprise. On peut imaginer diverses possibilités telles que des classeurs organisés par thématique ou une dématérialisation via une gestion électronique des données (GED).
L'important étant de conserver ces données qui pourront, le cas échéant, servir de preuve en cas de contrôle ou de justification d'une opération donnée.
Communication de l'information
Les réponses obtenues à un besoin particulier peuvent s'avérer utiles à l'ensemble du service ou de l'équipe de travail. Il s'avère donc essentiel de mutualiser les informations afin d'optimiser le travail.
La diffusion peut être envisagée au travers de divers canaux comme des réunions d'information, des mails, des affichages dans les bureaux... La méthode retenue dépendra encore une fois des choix effectués par l'organisme.
Les méthodes de veille
On distingue deux méthodes de veille informationnelle : la méthode PULL et la méthode PUSH.
Méthode PULL
L'utilisateur recherche l'information par lui-même. Il utilise des moteurs de recherche ou des ouvrages. Cela répond à un besoin ponctuel. Cette méthode présente l'avantage d'être facile d'utilisation et adaptée à une demande précise. L'inconvénient majeur c'est qu'elle est irrégulière, au risque donc de passer à côté d'informations essentielles.
Méthode PUSH
Cela correspond à une automatisation de la recherche d'information. De cette manière, l'utilisateur reçoit automatiquement les informations sur son poste (newsletters, alertes sur des moteurs de recherche, site internet agrégateurs, flux RSS...). L'avantage principal est la régularité des recherches. On peut noter deux inconvénients : difficultés éventuelles de paramétrage des requêtes et risque d'infobésité (être submergé d'informations).
La veille dans le rapport de stage du BTS CG
Les deux pages peuvent s'organiser de la manière suivante :
- présenter de manière théorique la veille informationnelle (10/15 lignes) ;
- évoquer les sources d'informations utilisées dans la structure d'accueil (citer les ouvrages et sites internet) ;
- indiquer les méthodes de diffusion et de stockage de l'information dans l'entreprise.
Vous pouvez également vous appuyer sur un exemple que vous décrirez au moyen de la démarche évoquée précédemment en vous posant les questions suivantes :
- définir le besoin : Quoi ? Pourquoi ?
- identifier les sources d'informations : Où ? Qui ?
- synthétiser les données récoltées : Quels éléments essentiels ? Quelle(s) réponse(s) au besoin ?
- stocker l'information : Comment ? Où ? Outils utilisés ?
- diffuser l'information : Qui ? Comment ?
Enfin, vous pouvez également faire preuve d'esprit critique quant à l'organisation actuelle de l'entreprise pour sa veille informationnelle et donner des pistes d'amélioration.