La notion d'approbation des comptes et ses conséquences

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L'approbation des comptes relève de la compétence de l'assemblée générale. Elle sera réalisée après l'arrêté des comptes annuels. L'objectif étant de se prononcer sur ces derniers afin de les valider et de pouvoir procéder à l'affectation du résultat.

Nous verrons ainsi les délais impartis pour organiser l'approbation des comptes ainsi que l'impact de cette formalité juridique. Nous aborderons également la possibilité du refus d'approbation des comptes et ses incidences.

L'approbation des comptes annuels : présentation générale

L'approbation des comptes répond à une obligation imposée aux associés ou actionnaires d'une entreprise. Elle fait partie des formalités juridiques qui doivent être réalisées à la suite de la production des comptes annuels.

Pourquoi faire une approbation des comptes ?

L'approbation des comptes s'effectue en assemblée générale et a pour objectif d'approuver les comptes annuels (compte de résultat, bilan et annexe) et le rapport de gestion émis concernant la dernière clôture. Ainsi, cela permet de valider la bonne gestion de la société et la bonne application des règles comptables et fiscales en vigueur. L'approbation des comptes permet ensuite de procéder à l'affectation du résultat qui sera déterminé lors de l'arrêté des comptes annuels.

Qui est tenu de procéder à l'approbation des comptes ?

L'article L232-1 du Code de commerce présentant les dispositions relatives aux sociétés commerciales indique qu'« à la clôture de chaque exercice le conseil d'administration, le directoire ou les gérants dressent l'inventaire, les comptes annuels conformément aux dispositions de la section 2 du chapitre III du titre II du livre Ier et établissent un rapport de gestion écrit ».

Par conséquent, seules les sociétés commerciales ont l'obligation d'avoir recours à une assemblée générale pour organiser l'approbation des comptes.

Ainsi, les sociétés civiles n'ont pas cette obligation, mais ont tout intérêt à le faire car comme l'indique l'article 1856 du Code civil : « Les gérants doivent, au moins une fois dans l'année, rendre compte de leur gestion aux associés ».

Enfin, les entreprises individuelles ne sont pas dans l'obligation de procéder à cette opération, notamment du fait qu'elles ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

Quand se fait l'approbation des comptes ?

L'approbation des comptes doit avoir lieu dans les 6 mois à compter de la clôture des comptes annuels de l'entreprise. Si, pour des raisons diverses, l'assemblée n'a pu se réunir dans le délai légal, il est possible de formuler une demande de prorogation de ce délai en adressant une requête au président du tribunal de commerce.

Distinction arrêté des comptes et approbation des comptes

L'arrêté des comptes est la période qui suit la clôture de l'exercice comptable et pendant laquelle les comptes annuels sont produits avant d'être présentés à l'assemblée générale. L'arrêté des comptes est toujours de la compétence de la direction même si l'assemblée générale réclame des modifications. On peut parler de période intercalaire entre la date de clôture de l'entreprise et la date de production finale des comptes annuels.

L'approbation des comptes sera effectuée une fois les comptes annuels arrêtés. Elle aura pour but de valider les comptes émis.

Conséquences de l'approbation des comptes

Lors des décisions prises en assemblée générale pour se prononcer sur les comptes annuels, les associés ou actionnaires peuvent décider d'approuver les comptes ou de refuser l'approbation.

Les suites de l'approbation des comptes

Lorsque l'assemblée générale se prononce favorablement sur les comptes annuels soumis à délibération, cela entraîne un arrêté définitif des comptes. De ce fait, aucune modification des comptes annuels après approbation n'est autorisée même si des erreurs sont décelées ultérieurement. Ces dernières seront corrigées sur l'exercice au cours duquel elles auront été détectées. En effet, une modification des comptes annuels rendrait caduque la décision prise en assemblée générale et modifierait le résultat ayant été affecté.

Par ailleurs, l'approbation des comptes entraîne également l'affectation du résultat. Ainsi, les associés ou actionnaires se prononcent sur les choix d'affectation qu'ils souhaitent effectuer en respectant les dispositions légales (réserve légale par exemple) et statutaires (réserves ou intérêts statutaires par exemple) qui s'imposent à eux. Le restant à répartir est ensuite librement affecté aux réserves facultatives, en report à nouveau ou encore en distribution de dividendes. Exception faite des particularités liées aux acomptes sur dividendes, la distribution de dividendes n'est possible que sur la base de comptes approuvés. Sans approbation des comptes, il ne peut y avoir distribution.

En comptabilité, l'affectation du résultat sera comptabilisée à la date de l'assemblée générale, et donc de l'émission du procès-verbal.

Qu'en est-il en cas de refus d'approbation des comptes ?

Le refus d'approbation des comptes n'empêche pas la continuité de l'exploitation. Une société dont les comptes n'ont pas été approuvés continue simplement son activité. Le défaut d'approbation des comptes n'a pas d'effet sur elle. Cependant, il est impossible d'affecter le résultat et de procéder à la distribution de dividendes.

L'assemblée générale peut statuer et approuver les comptes du ou des exercices suivants sans jamais revenir sur l'exercice non approuvé. En revanche, les anomalies détectées doivent en principe être corrigées. Une demande de rectification des comptes annuels peut être formulée.

Le plus souvent, le défaut d'approbation des comptes n'est pas lié à leur qualité. Ce n'est pas le travail des comptables et experts-comptables que l'assemblée générale n'approuve pas. Ce sont les informations contenues dans les comptes qui sont rejetées. Exemple : la rémunération excessive des mandataires sociaux.