Dès lors que l'assemblée générale doit se tenir le 30 juin 2023 pour une clôture au 31 décembre 2022, la date limite de dépôt des comptes annuels est le 31 août 2023.
Depuis le 1er janvier 2023, les entreprises doivent normalement déposer leurs comptes annuels de manière dématérialisée via le guichet unique électronique des formalités d'entreprises.
Toutefois, en raison de difficulté grave de fonctionnement du guichet unique, cette démarche pouvait aussi être réalisée depuis mi-février, par des moyens alternatifs, à savoir le dépôt papier et le guichet dit « entreprises ».
De manière générale, depuis le 1er janvier 2023, les entreprises doivent transmettre via le guichet unique leurs documents comptables au sein du registre national des entreprises (RNE). Ce registre remplace l'ensemble des anciens registres d'entreprises, sauf exception, y compris le registre national du commerce et des sociétés (RCS), le répertoire des métiers (RM) et le registre des actifs agricoles.
En ce qui concerne l'entrepreneur individuel à responsabilité limitée, celui-ci peut aussi transmettre ses documents comptables sur ce guichet depuis le 1er janvier 2023 (arrêté du 21 octobre 2022 relatif à la transmission électronique des documents comptables au sein du registre du commerce et des sociétés).
Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour une majorité de sociétés commerciales (SARL, SAS, EURL, SNC, SEL,...). Les sociétés civiles ne semblent pas concernées car il n'existe aucun texte d'ordre général relatif à l'obligation de tenue d'une comptabilité ou à la réglementation des informations à publier pour ces sociétés. Cependant, les sociétés civiles importantes exerçant une activité économique, passibles de l'impôt sur les sociétés (IS), sont soumises à une réglementation particulière alignée sur les obligations des sociétés commerciales (mais selon nous, il s'agit d'obligations liées à la tenue des comptes, pas au dépôt).
Mais quel que soit le régime fiscal applicable à la société civile, le résultat déclaré doit pouvoir être justifié par la présentation d'une comptabilité ayant une valeur probante, sur le fond et sur la forme (à destination des associés, des tiers et de l'administration fiscale si besoin).
Attention
Conformément aux engagements qu'il a pris en février, le Gouvernement a confirmé, via un communiqué de presse en date du 20 juin 2023, que toutes les formalités prévues (créations, cessations, modifications de personnes physiques ou de sociétés, dépôts des comptes) seraient bien disponibles sur le guichet unique au 30 juin 2023.
Le Gouvernement a décidé de sécuriser au maximum ces démarches en maintenant ouvertes jusqu'au 31 décembre 2023 (au lieu du 30 juin 2023 initialement) et de manière dérogatoire, les autres solutions de continuité actuellement en vigueur (le dépôt au format papier et le site Infogreffe.fr).
En revanche, le dépôt des comptes annuels est exclu du champ des formalités opérables sur Infogreffe.fr et doit être réalisé sur le guichet unique (ou au format papier).
Pour connaître le tarif du dépôt des comptes 2023, voir le tarif des formalités (décret n°2022-1015 du 19 juillet 2022).
Ce dépôt est réalisé par le représentant légal ou par le commissaire aux comptes lorsqu'il y est autorisé.
Les petites et moyennes entreprises (PME) bénéficient de dispositions particulières qui sont la confidentialité du compte de résultat et la publication simplifiée des comptes annuels.
Les délais à respecter pour le dépôt des comptes annuels
À compter de la date de clôture d'un exercice comptable, il faut compter un premier délai de 6 mois pour tenir l'assemblée générale ordinaire annuelle afin d'approuver les comptes annuels. À la suite de cette approbation des comptes annuels, les éléments doivent être déposés au guichet unique dans un délai de 2 mois (le dépôt est désormais obligatoirement réalisé par voie électronique).
Attention
Godefroy Leménager, chef de projet guichet unique à l'INPI, a annoncé le 3 mars 2023, à l'occasion d'un webinaire organisé par le CNOEC : « Guichet unique : l'INPI répond à vos questions », que tous les comptes annuels déposés sur le guichet unique depuis le 1er janvier sont désormais transférés aux greffes.
Pour rappel, jusqu'au 3 mars 2023, les greffiers ne recevaient pas les comptes annuels via le guichet unique car les prestataires des greffiers n'avaient pas encore finalisé les développements nécessaires. C'est désormais chose faite.
Le replay de ce webinaire est disponible sur Fuz'experts.tv en s'identifiant sur comptexpert.
Les documents à transmettre pour le dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui nécessite le dépôt d'un certain nombre de documents au guichet unique et au minimum :
- les comptes annuels c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe ;
- le rapport du commissaire aux comptes en cas de nomination ;
- le procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire comportant la proposition et la résolution d'affectation du résultat de l'exercice votée.
Les comptes consolidés et le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés doivent également être déposés le cas échéant.
Bilan, compte de résultat et annexe peuvent être des documents comptables, au format prévu par le plan comptable général, et approuvés par l'assemblée générale. Il peut aussi s'agir de la liasse fiscale annuelle telle qu'elle est transmise à l'administration fiscale.
Dans ce second cas, la société doit toutefois prendre conscience que la liasse fiscale contient des éléments confidentiels, tels que la rémunération du dirigeant ou des principaux salariés qui n'ont besoin d'être déposés via guichet unique.
Lorsque la société a l'obligation d'établir une annexe comptable à la clôture de l'exercice (à ne pas confondre avec les tableaux annexes de la liasse fiscale), elle doit aussi être déposée.
Attention
Lors du webinaire organisé par le CNOEC le 3 mars dernier, il a été signalé à Godefroy Leménager que lors du dépôt des comptes annuels, des pièces jointes étaient désormais demandées alors qu'elles ne l'étaient pas avant l'entrée en vigueur du guichet unique. Le chef de projet du guichet unique a précisé que les règles pour le dépôt des comptes annuels ont été mises en place à partir des premiers échanges entre l'INPI et les greffiers. Des retours sont toujours attendus pour améliorer et affiner ces règles. M. Leménager a également rappelé que chaque déposant à la possibilité d'ici là de ne pas transmettre une pièce jointe s'il considère qu'il n'a pas à le faire. Il doit le préciser en commentaire.Il appartiendra ensuite au greffe d'apprécier si le dépôt est recevable malgré cette absence d'information.
Les sanctions prévues pour le non-dépôt des comptes annuels
L'inexécution du dépôt des comptes annuels est punie d'une amende de 1 500€, le double en cas de récidive. Elle se prescrit par 12 mois à compter de la date limite de dépôt.
À cela, peut également s'ajouter une sanction civile. L'inexécution du dépôt des comptes annuels peut être remontée au président du tribunal par toute personne intéressée (fournisseurs, clients,...) ou le ministère public qui peut enjoindre par ordonnance le dépôt dans le mois qui suit sous astreinte.
En cas de non-respect, toute personne intéressée peut donc demander au président du tribunal de commerce d'enjoindre au représentant légal d'une société de déposer ses comptes sous astreinte. L'astreinte est une sanction pécuniaire pour chaque jour de retard à compter de l'injonction.
L'obligation de dépôt fondée sur l'article L123-5-1 du code de commerce se prescrit en principe par 5 ans (sanctions civiles). La demande d'injonction peut donc porter sur les cinq derniers exercices clos.
La Cour de cassation a toutefois décidé dans un arrêt du 3 mars 2021 (pourvoi n°19-10086) que la même obligation fondée sur l'article L232-23 du code de commerce cette fois, était un trouble manifestement illicite qui ne se prescrit pas. Une société a été condamnée à déposer les comptes des 8 derniers exercices.
En cas d'absence de réponse, la conséquence peut être la mise en œuvre d'une procédure d'alerte (président du tribunal) ou la liquidation judiciaire (cessation des paiements).
Enfin, dès lors que la situation n'est pas régularisée, le commissaire aux comptes, lorsqu'il existe, a l'obligation de signaler ce manquement au procureur de la République dans le cadre de la révélation des faits délictueux.
La déclaration de confidentialité lors du dépôt des comptes annuels
Lors du dépôt des comptes annuels, les sociétés, répondant à certaines conditions, peuvent demander à bénéficier de la confidentialité de leurs comptes. Pour ce faire, une déclaration de confidentialité peut être complétée au moment du dépôt des comptes annuels.
Selon un arrêt du 6 juin 2023 de la Cour d'appel de Paris, la déclaration de confidentialité des comptes annuels doit être effectuée au moment du dépôt de ces comptes au greffe. Une demande tendant à rendre confidentiels les comptes de résultat qui ont été déposés précédemment ne peut pas être satisfaite (Cour d'appel de Paris, 6 juin 2023, n°23/00062).
Sont concernées par cette déclaration, sur la totalité des comptes annuels, les micro-entreprises ne dépassant pas deux des trois seuils suivants :
- 700 000€ de chiffre d'affaires ;
- 350 000€ de total bilan ;
- 10 salariés.
Les petites entreprises peuvent déposer une déclaration de confidentialité partielle qui ne porte que sur le compte de résultat dès lors qu'elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants depuis la loi PACTE :
- 12 millions d'€ de chiffre d'affaires ;
- 6 millions d'€ de total bilan ;
- 50 salariés.
La déclaration de confidentialité ou la demande de présentation simplifiée du bilan et de l'annexe ne peuvent jamais concerner les établissements de crédit et sociétés de financement, les établissements de paiement ou encore de monnaie électronique, les sociétés d'assurance et de réassurance, les personnes et entités dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé.
Sont également exclues, les entreprises qui gèrent des titres de participation et de valeurs mobilières et les sociétés qui appartiennent à un groupe.
La déclaration de publication simplifiée des comptes annuels des moyennes entreprises
La loi PACTE modifie le code de commerce et permet enfin à la catégorie des moyennes entreprises de décider de ne rendre public qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe.
Ces moyennes entreprises sont celles qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :
- 20 millions d'€ de total bilan ;
- 40 millions d'€ de chiffre d'affaires ;
- et 250 salariés.
Le modèle de déclaration de publication simplifiée des comptes annuels des moyennes entreprises est en ligne. C'est aussi une déclaration sur l'honneur d'appartenance à la catégorie des moyennes entreprises.