Le dépôt des comptes annuels 2022 des sociétés

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Dès lors que l'assemblée générale doit se tenir le 30 juin 2022 pour une clôture au 31 décembre 2021, la date limite de dépôt des comptes annuels est le 31 juillet (papier) ou le 31 août (voie électronique).

Un guichet unique électronique des formalités des entreprises peut-être utilisé depuis le 1er avril 2021. Il sera obligatoire dès le 1er janvier 2023 pour les créations, modifications et cessations d'activité mais pas pour le dépôt des comptes annuels.

Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour une majorité de sociétés commerciales (SARL, SAS, EURL, SNC, SEL,...). Les sociétés civiles ne semblent pas concernées car il n'existe aucun texte d'ordre général relatif à l'obligation de tenue d'une comptabilité ou à la réglementation des informations à publier pour ces sociétés. Cependant, les sociétés civiles importantes exerçant une activité économique, passibles de l'impôt sur les sociétés (IS), sont soumises à une réglementation particulière alignée sur les obligations des sociétés commerciales (mais selon nous, il s'agit d'obligations liées à la tenue des comptes, pas au dépôt).

Mais quel que soit le régime fiscal applicable à la société civile, le résultat déclaré doit pouvoir être justifié par la présentation d'une comptabilité ayant une valeur probante, sur le fond et sur la forme (à destination des associés, des tiers et de l'administration fiscale si besoin).

Lorsque le dépôt est obligatoire, il doit être réalisé auprès du greffe du tribunal de commerce tous les ans.

Concernant le tarif du dépôt des comptes 2022, celui-ci varie entre 43,85€ et 45,87€ en fonction du mode de dépôt choisi (au guichet, par correspondance, en ligne).

Ce dépôt est réalisé par le représentant légal ou par le commissaire aux comptes lorsqu'il y est autorisé.

Les petites et moyennes entreprises (PME) bénéficient de dispositions particulières qui sont la confidentialité du compte de résultat et la publication simplifiée des comptes annuels.

Les délais à respecter pour le dépôt des comptes annuels

À compter de la date de clôture d'un exercice comptable, il faut compter un premier délai de 6 mois pour tenir l'assemblée générale ordinaire annuelle afin d'approuver les comptes annuels. À la suite de cette approbation des comptes annuels, les éléments doivent être déposés au greffe dans un délai de :

  • 1 mois au greffe du tribunal de commerce (ou le tribunal judiciaire doté d'une chambre commerciale dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle) pour un envoi papier ;
  • 2 mois si le dépôt est réalisé par voie électronique.

Les documents à transmettre pour le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui nécessite l'envoi ou le dépôt d'un certain nombre de documents au greffe du tribunal de commerce et au minimum :

  • les comptes annuels c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe ;
  • le rapport du commissaire aux comptes en cas de nomination ;
  • le procès verbal de l'assemblée générale ordinaire comportant la proposition et la résolution d'affectation du résultat de l'exercice votée.

Les comptes consolidés et le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés doivent également être déposés le cas échéant.

L'envoi peut se faire par courrier en recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique.

Les documents à déposer peuvent être des originaux ou des copies. Dans le second cas, ils doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société. Chaque document comporte ainsi la mention « pour copie certifiée conforme à l'original » suivie de la signature du représentant légal de la société, ou de toute autre personne habilitée par lui.

Bilan, compte de résultat et annexe peuvent être des documents comptables, au format prévu par le plan comptable général, et approuvés par l'assemblée générale. Il peut aussi s'agir de la liasse fiscale annuelle telle qu'elle est transmise à l'administration fiscale.

Dans ce second cas, la société doit toutefois prendre conscience que la liasse fiscale contient des éléments confidentiels, tels que la rémunération du dirigeant ou des principaux salariés qui n'ont besoin d'être déposés au greffe.

Lorsque la société a l'obligation d'établir une annexe comptable à la clôture de l'exercice (à ne pas confondre avec les tableaux annexes de la liasse fiscale), elle doit aussi être déposée.

Les sanctions prévues pour le non-dépôt des comptes annuels

L'inexécution du dépôt des comptes annuels est punie d'une amende de 1 500€, le double en cas de récidive. Elle se prescrit par 12 mois à compter de la date limite de dépôt.

À cela, peut également s'ajouter une sanction civile. L'inexécution du dépôt des comptes annuels peut être remontée au président du tribunal par toute personne intéressée (fournisseurs, clients,...) ou le ministère public qui peut enjoindre par ordonnance le dépôt dans le mois qui suit sous astreinte.

En cas de non-respect, toute personne intéressée peut donc demander au président du tribunal de commerce d'enjoindre au représentant légal d'une société de déposer ses comptes sous astreinte. L'astreinte est une sanction pécuniaire pour chaque jour de retard à compter de l'injonction.

L'obligation de dépôt fondée sur l'article L123-5-1 du code de commerce se prescrit en principe par 5 ans (sanctions civiles). La demande d'injonction peut donc porter sur les cinq derniers exercices clos.

La Cour de cassation a toutefois décidé dans un arrêt du 3 mars 2021 (pourvoi n°19-10086) que la même obligation fondée sur l'article L232-23 du code de commerce cette fois, était un trouble manifestement illicite qui ne se prescrit pas. Une société a été condamnée à déposer les comptes des 8 derniers exercices.

En cas d'absence de réponse, la conséquence peut être la mise en œuvre d'une procédure d'alerte (président du tribunal) ou la liquidation judiciaire (cessation des paiements).

Enfin, dès lors que la situation n'est pas régularisée, le commissaire aux comptes, lorsqu'il existe, a l'obligation de signaler ce manquement au procureur de la République dans le cadre de la révélation des faits délictueux.

La déclaration de confidentialité lors du dépôt des comptes annuels

Lors du dépôt des comptes annuels, les sociétés, répondant à certaines conditions, peuvent demander à bénéficier de la confidentialité de leurs comptes. Pour ce faire, une déclaration de confidentialité peut être complétée au moment du dépôt des comptes annuels.

Sont concernées par cette déclaration, sur la totalité des comptes annuels, les micro-entreprises ne dépassant pas deux des trois seuils suivants :

  • 700 000€ de chiffre d'affaires ;
  • 350 000€ de total bilan ;
  • 10 salariés.

Les petites entreprises peuvent déposer une déclaration de confidentialité partielle qui ne porte que sur le compte de résultat dès lors qu'elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants depuis la loi PACTE :

  • 12 millions d'€ de chiffre d'affaires ;
  • 6 millions d'€ de total bilan ;
  • 50 salariés.

La déclaration de confidentialité ou la demande de présentation simplifiée du bilan et de l'annexe ne peuvent jamais concerner les établissements de crédit et sociétés de financement, les établissements de paiement ou encore de monnaie électronique, les sociétés d'assurance et de réassurance, les personnes et entités dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé.

Sont également exclues, les entreprises qui gèrent des titres de participation et de valeurs mobilières et les sociétés qui appartiennent à un groupe.

La déclaration de publication simplifiée des comptes annuels des moyennes entreprises

La loi PACTE modifie le code de commerce et permet enfin à la catégorie des moyennes entreprises de décider de ne rendre public qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe.

Ces moyennes entreprises sont celles qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :

  • 20 millions d'€ de total bilan ;
  • 40 millions d'€ de chiffre d'affaires ;
  • et 250 salariés.

Le modèle de déclaration de publication simplifiée des comptes annuels des moyennes entreprises est en ligne. C'est aussi une déclaration sur l'honneur d'appartenance à la catégorie des moyennes entreprises.