Les avantages en nature sur la fiche de paie

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Les avantages en nature doivent être soumis à cotisations sociales et figurer sur le bulletin de paie. En effet, ils représentent une partie de la rémunération du salarié au même titre que son salaire versé en euros.

Ils apparaissent deux fois pour le même montant sur la fiche de paie. Une première fois pour les ajouter au salaire brut, une seconde fois, pour les enlever du net à payer au salarié.

Les avantages en nature entrent également dans le calcul des heures supplémentaires. Leur montant peut être basé sur une évaluation forfaitaire et parfois dépendre d'un barème qui est mis à jour chaque année.

L'avantage en nature est une utilisation à titre privé d'un logement de fonction, téléphone mobile, véhicule de fonction par exemple mis à disposition à des salariés.

Il s'agit donc de prestations complémentaires (biens, services ou produits), fournies gratuitement (ou avec une faible participation des bénéficiaires) par l'employeur aux salariés ou prises en charge par l'employeur, parfois pour un montant inférieur à leur valeur réelle.

Ces avantages en nature peuvent prendre des formes très diverses et ne doivent pas être confondus avec les frais professionnels. Ils apparaissent toujours sur la fiche de paie, dès lors que le salarié fait aussi un usage privé de ces éléments.

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Les différents avantages en nature

Sans rentrer dans les détails de leur évaluation, qui peut être réelle ou forfaitaire, sauf exception pour les dirigeants (pour lesquels l'évaluation se fera presque toujours au réel), voici les différents types d'avantages en nature que l'on peut rencontrer.

Ils sont en principe prévus au contrat de travail et sont des éléments de la rémunération proposée par un employeur à ses salariés.

Les avantages en nature concernent le plus souvent :

  • la nourriture ;
  • un logement ;
  • un véhicule.

Mais, on peut y inclure aussi :

  • la fourniture gratuite de produits fabriqués par l'entreprise ;
  • la vente de produits fabriqués par l'entreprise avec un rabais de 30% ;
  • un cadeau ou un voyage dont le salarié est bénéficiaire.

La liste est non exhaustive, mais le principe est simple : tout avantage qu'un salarié perçoit de son entreprise à son profit personnel est un avantage en nature.

Les avantages en nature en paie

L'employeur prend ici en charge ou participe financièrement à des dépenses privées du salarié. Il s'agit donc d'un complément de rémunération qu'il faudra soumettre à cotisations sociales. Le montant de l'avantage entre dans l'assiette des cotisations.

L'avantage en nature apparaît distinctement deux fois sur la fiche de paie.

Les deux montants, en haut et en bas de la fiche de paie, seront donc les mêmes et cette prise en compte des avantages en nature est en principe obligatoire.

Rappelons également que le montant de l'avantage en nature tel qu'il est évalué par la convention collective ou l'accord de branche est pris en compte pour la détermination du salaire minimum conventionnel.

Les avantages en nature, logement et nourriture, peuvent entrer dans la détermination du salaire minimum interprofessionnel de croissance sous conditions et lorsque les salariés sont habituellement nourris et logés par leur employeur. Dans ce dernier cas, l'évaluation des avantages en nature ne doit pas être confondue avec les évaluations forfaitaires.

Les avantages en nature et les heures supplémentaires

Les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration.

Leur valeur doit être divisée par le nombre d'heures normales effectuées pour obtenir le taux horaire à appliquer aux heures supplémentaires.

Ce n'est qu'une fois l'avantage en nature pris en compte, que la majoration pour heures supplémentaires sera appliquée.

Attention, ne pas confondre les heures supplémentaires et les heures majorées dans le cas d'un contrat de travail supérieur à 35h par semaine, ce qui est souvent le cas des personnes contractualisées à 39h par semaine. Ces heures majorées contractuelles ne tiennent pas compte des avantages en nature.

Exemple d'avantage en nature véhicule et incidence sur les heures supplémentaires

Une salariée a un temps de travail contractuel de 39h par semaine, soit 169 h par mois. Nous avons appris que 10 heures supplémentaires ont été réalisées au-delà de son horaire contractuel. La salariée bénéficie d'un véhicule valorisé au forfait et les frais de carburant sont à la charge de l'employeur.

Le véhicule mis à disposition de la salariée a été acheté d'occasion par l'entreprise pour une valeur de 6 000¤ TTC. Le véhicule a moins de 5 ans. L'employeur a fait le choix de pratiquer le forfait plutôt que l'évaluation des frais réellement engagés. Il est donc pris un forfait égale à 12% du prix d'achat TTC pour l'avantage en nature véhicule.

6 000¤ x 12% = 720¤ par an, soit un avantage en nature mensuel de 60¤.

Les heures majorées de 17,33 heures ne tiennent pas comptent de l'avantage en nature :

Calcul du taux horaire des heures mensuelles majorées :

taux horaire x 1,25% , soit 14,9113 x 1,25% = 18,63

Les heures supplémentaires de 10 heures tiennent comptent de l'avantage en nature véhicule :

Calcul du taux horaire des heures supplémentaires :

(taux horaire + (avantage en nature / 151,67)) x 1,25%, soit (14,9113 + ( 60 / 151,67)) x 1,25% = 19,13 ¤ par heure supplémentaire

Les heures majorées de son temps de travail contractuel, c'est-à-dire 39h par semaine, ne tiennent pas compte de son avantage en nature véhicule.

Exemple de fiche de paie contenant des avantages en nature repas et logement : la restauration

L'avantage en nature repas ou nourriture est évalué suivant un forfait par jour et par moitié de ce montant par repas.

A ne pas confondre avec les frais de déplacement professionnel lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile ou son lieu habituel de travail. Dans ce cas, il est remboursé intégralement ou forfaitairement de ses frais professionnels. Ces montants ne sont pas intégrés dans l'assiette de cotisations.

Il peut aussi être forfaitaire pour les dirigeants de sociétés assimilés salariés.

Sont notamment concernés par cette évaluation forfaitaire :

  • les gérants minoritaires et égalitaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL ou SELARL) ;
  • les présidents des conseils d'administration de SA ;
  • les directeurs généraux et directeurs généraux délégués des SA ;
  • les présidents et dirigeants de SAS.

Les dirigeants dits hôteliers n'ont donc plus l'obligation d'évaluer leur avantage en nature en retenant le prix du menu le moins cher proposé dans leur établissement.

Prenons l'exemple d'un salarié non-cadre à temps plein dans la restauration (convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants). Il bénéficie selon les dispositions de la convention collective, de deux repas par jour, évalués au minimum garanti (3,76¤) et d'un logement de 3 pièces.

Le montant de l'avantage forfaitaire s'élève à 72,30¤ par pièce principale dans notre exemple.

Voici sa fiche de paie clarifiée dans une très petite entreprise de quelques salariés.

Avantages en nature et salaire imposable du salarié

Les avantages en nature entrent dans la base du salaire net imposable. Sur le même principe que la rémunération versée en euros, les avantages en nature perçus par le salarié viennent s'ajouter au net imposable de la fiche de paie.

Le salarié n'a aucune démarche ni aucun calcul à faire, les valeurs de ses avantages en nature présents sur le bulletin de paie sont déjà intégrées dans son net imposable en bas de bulletin.

Combien coûte un salarié et quel sera le montant de son salaire net : voir notre simulateur