Frais de repas 2023 des salariés : limites d'exonération

L'employeur peut participer aux frais de nourriture de ses salariés, volontairement ou sur la base d'une disposition conventionnelle.

Tantôt avantages en nature, tantôt remboursements de frais de repas, ils peuvent être exonérés sous conditions.

Frais de repas : les précisions du BOSS

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale apporte des précisions sur les repas pris au restaurant et assimile les repas d'affaires à des frais professionnels. Pour les repas pris au restaurant, le BOSS précise ici que l'employeur doit apporter la preuve que le salarié en déplacement était contraint de prendre son repas au restaurant. Dès lors qu'il prend son repas dans sa voiture, c'est la limite des repas pris hors des locaux de l'entreprise qui s'applique.

Les dépenses engagées par les salariés à l'occasion des repas d'affaires sont des frais professionnels depuis le 1er avril 2021, sauf abus manifeste. Ils sont exclus de l'assiette des cotisations à condition :

• d'être effectués dans l'intérêt de l'entreprise ;
• d'avoir un caractère exceptionnel (irrégulier et limité) ;
• d'être justifiés par des pièces comptables.

Une mise à jour du BOSS du 25 juin 2021 précise qu'il n'y a pas d'abus manifeste lorsque le salarié bénéficie d'un repas d'affaires par semaine ou de cinq repas d'affaires par mois. Au-delà, les repas d'affaires sont considérés comme des avantages en nature.

Ces pièces comptables doivent attester de la réalité des repas d'affaires, de la qualité des personnes qui y ont participé et du montant de la dépense supportée par le salarié.

D'autres précisions concernent les repas des chauffeurs routiers ou ceux des intérimaires, consultants de SSI et salariés portés (portage salarial).

Une tolérance est mise en place jusqu'au 31 décembre 2022 pour l'intégration dans l'assiette des cotisations sociales des remboursements de frais et des prises en charge directes par l'employeur avant l'application de la déduction forfaitaire spécifique. Cette tolérance concerne notamment :

• la prise en charge directe par l'employeur auprès d'un tiers des frais de son salarié en situation de déplacement professionnel (frais d'hébergement, frais de repas, frais de taxi, etc.) ;
• le remboursement des dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur à l'occasion des repas d'affaires dûment justifiés sauf abus manifeste.

Frais de repas 2023 : l'évaluation des avantages en nature nourriture lorsque l'employeur nourrit ses salariés

La fourniture de repas par l'employeur à ses salariés est obligatoire dans certaines professions comme les hôtels, cafés, restaurants, à condition que le salarié soit présent au moment des repas.

Ces repas viennent s'ajouter à la rémunération soumise à cotisations sociales mais leur évaluation peut être forfaitaire. On parle alors d'allocations forfaitaires.

Depuis le 1er janvier 2020, cette évaluation forfaitaire concerne aussi les assimilés salariés.

Dans le cas où l'employeur fait le choix de ne pas verser une indemnité repas mais de fournir le repas à ses salariés, qu'en est-il du salarié qui refuse le repas fourni ?

Même si le salarié refuse le repas fourni par l'entreprise, l'employeur ne se doit pas de verser une indemnité compensatrice. Le choix du salarié est fait par convenance personnelle. La Cour de cassation sociale du 16 février 1994, n° 90-4677 a déjà donné sa position sur ce cas.

L'évaluation de l'avantage en nature nourriture lorsque le salarié mange à la cantine

Lorsque les salariés mangent à la cantine et participent à hauteur de la moitié du montant du forfait, l'avantage en nature peut être négligé. Dans le cas contraire, il sera soumis à cotisations sociales.

Limite d'exonération des titres-restaurant

Ces titres-restaurant peuvent être des Chèques Déjeuner, Pass Restaurant, Chèques Apetiz, Tickets Restaurant par exemple.

La valeur du titre-restaurant ouvrant droit à l'exonération maximale de 6,50¤ est comprise entre 10,83¤ et 13¤.

Le complément sera soumis à cotisations sociales comme un avantage en nature.

Depuis le 1er juillet 2022, l'utilisation des titres-restaurants, pour les paiements au restaurant, se fait dans les mêmes conditions qu'avant la crise sanitaire (19¤ maximum par jour, uniquement en semaine et hors jours fériés).

L'utilisation des tickets-restaurant a cependant été élargie par l'article 6 de la loi n°2022-1158 du 16 août 2022. Exceptionnellement, du 18 août 2022 au 31 décembre 2023, les salariés peuvent utiliser leurs titres restaurant pour payer tout produit alimentaire, qu'il soit ou non directement consommable.

Une convention collective prévoit le versement d'indemnités de repas. L'employeur souhaite remplacer ces indemnités repas par des titres restaurant. Est-il dans ses droits ?

Les textes sont clairs à ce sujet. L'employeur peut toujours accorder des avantages supplémentaires à la convention collective. Mais, il n'a pas le droit de remplacer des avantages conventionnels par des avantages différents.

Remplacer une indemnité de repas par un titre restaurant n'est donc pas autorisé (Cour de cassation sociale du 4 février 2015, n° 13-28.034).

Toutefois, il y a un moyen de pouvoir instaurer des titres restaurants en remplacement des indemnités repas. L'employeur doit passer par la rédaction d'un accord collectif d'entreprise qui l'emportera sur la convention collective de branche.

Dans une entreprise de moins de 11 salariés, si les salariés y sont favorables, il suffit de rédiger un accord collectif d'entreprise et de le faire ratifier par plus des 2/3 des salariés.

Le salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail : limite d'exonération du panier-repas

De nombreux salariés ont des horaires de travail décalés (de nuit, posté, en équipe...). Ils sont alors obligés de manger sur leur lieu de travail.

Les conventions collectives prévoient parfois le versement d'une « prime de panier » ou « panier-repas ».

Cette participation de l'employeur aux frais engagés par les salariés est exonérée de cotisations sociales si elle ne dépasse pas certains seuils.

Au-delà, le complément est soumis à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Le salarié est en déplacement professionnel et doit prendre son repas en dehors des locaux de l'entreprise sans pouvoir rentrer chez lui

Lorsque le salarié en déplacement professionnel engage des frais supplémentaires loin de son lieu habituel de travail, les seuils d'exonération sont plus élevés.

Le calcul d'une indemnité de repas dépend ici du nombre de jours de déplacement professionnel et de la distance.

Des seuils d'exonération spécifiques aux départements et territoires d'outre-mer et aux déplacements à l'étranger existent.