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Traiter les avantages en nature en paie

Comment traiter les avantages en nature ?
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Les avantages en nature doivent être soumis à cotisations sociales et figurer sur le bulletin de salaire.

Ils apparaissent deux fois pour le même montant sur la fiche de paie. Une première fois pour les ajouter au salaire brut, une seconde fois, pour les enlever du net à payer au salarié.

Les avantages en nature entrent également dans le calcul des heures supplémentaires. Leur montant peut être forfaitaire et parfois dépendre d'un barème qui est mis à jour chaque année.

L'avantage en nature est une utilisation à titre privé d'un logement de fonction, téléphone mobile, véhicule de fonction par exemple mis à disposition des salariés.

Il s'agit donc de prestations complémentaires (biens, services ou produits), fournies gratuitement (ou avec une faible participation des bénéficiaires) par l'employeur aux salariés ou prises en charge par l'employeur, parfois pour un montant inférieur à leur valeur réelle.

Ces avantages en nature peuvent prendre des formes très diverses et ne doivent pas être confondus avec les frais professionnels. Ils apparaissent toujours sur la fiche de paie, dès lors que le salarié fait aussi un usage privé de ces éléments.

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Les différents avantages en nature

Sans rentrer dans les détails de leur évaluation, qui peut être réelle ou forfaitaire, sauf exception pour les dirigeants (pour lesquels l'évaluation se fera presque toujours au réel), voici les différents types d'avantages en nature que l'on peut rencontrer.

Ils sont en principe prévus au contrat de travail et sont des éléments de la rémunération proposée par un employeur à ses salariés.

À compter du 1er janvier 2020, l'avantage en nature nourriture peut être forfaitaire pour les dirigeants de sociétés assimilés salariés.

Sont notamment concernés par cette évaluation forfaitaire :

  • les gérants minoritaires et égalitaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL ou SELARL) ;
  • les présidents des conseils d'administration de SA ;
  • les directeurs généraux et directeurs généraux délégués des SA ;
  • les présidents et dirigeants de SAS.

Les dirigeants dits hôteliers n'ont donc plus l'obligation d'évaluer leur avantage en nature en retenant le prix du menu le moins cher proposé dans leur établissement.

 

Les avantages en nature en paie

L'employeur prend ici en charge des dépenses privées du salarié. Il s'agit donc d'un complément de rémunération qu'il faudra soumettre à cotisations sociales.

L'avantage en nature apparaît distinctement deux fois sur la fiche de paie.

Les deux montants, en haut et en bas de la fiche de paie seront donc les mêmes et cette prise en compte des avantages en nature est en principe obligatoire.

Rappelons également que le montant de l'avantage en nature tel qu'il est évalué par la convention collective ou l'accord de branche, est pris en compte pour la détermination du salaire minimum conventionnel.

Les avantages en nature logement et nourriture peuvent entrer dans la détermination du salaire minimum interprofessionnel de croissance sous conditions et lorsque les salariés sont habituellement nourris et logés par leur employeur. Dans ce dernier cas, l'évaluation des avantages en nature nourriture et logement ne doit pas être confondue avec les évaluations forfaitaires.

 

Les avantages en nature et les heures supplémentaires

Les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration.

Leur valeur doit être divisée par le nombre d'heures normales effectuées pour obtenir le taux horaire à appliquer aux heures supplémentaires.

Ce n'est qu'une fois l'avantage en nature pris en compte, que la majoration pour heures supplémentaires sera appliquée.

 

Exemple de fiche de paie contenant des avantages en nature repas : la restauration

Prenons l'exemple d'un salarié non-cadre à temps plein dans la restauration (convention collective nationale des hôtels, cafés, restaurants). Il bénéficie selon les dispositions de la convention collective, de deux repas par jour, évalués au minimum garanti (3,65¤) et d'un logement de 3 pièces.

Le montant de l'avantage forfaitaire s'élève à 71,20¤ par pièce principale dans notre exemple.

Voici sa fiche de paie clarifiée dans une très petite entreprise de quelques salariés.

Fiche de paie avec avantages en nature repas

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Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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