Les jours de congés acquis sur la période du 1er juin de l'année N-1 au 31 mai de l'année N doivent, en principe, être pris au plus tard au 31 mai de l'année N+1.
Un report des congés non pris est possible mais seulement avec l'accord de l'employeur.
A défaut d'accord, les congés payés non pris sont considérés comme perdus.
Cependant, cette règle n'est pas absolue. Alors que se passe-t-il lorsque des contraintes extérieures empêchent le salarié de prendre ses congés pendant la période prévue ? Quelles sont les situations dans lesquelles l'employeur ne peut pas s'opposer au report des congés payés ? Peut-on se faire indemniser des congés payés non pris ?
Cas général : pas de report des congés non pris
Les congés payés sont acquis au rythme de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, au cours d'une période de référence fixée du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.
En principe, ils doivent être pris avant le 31 mai de l'année suivant cette période.
Exemple
Les congés payés acquis par le salarié au titre de la période allant du 1er juin 2022 au 31 mai 2023 doivent être pris avant le 31 mai 2024.
Si les jours de congés acquis n'ont pas été pris avant la fin de la période prévue, il est possible de les reporter, uniquement avec l'accord de l'employeur.
Attention, la mention du report de congés payés non pris sur le bulletin de paie suffit pour établir l'accord de l'employeur.
A défaut d'accord, les jours non pris sont perdus et le salarié ne perçoit aucune indemnité compensatrice.
A noter que l'employeur doit aussi avoir l'accord du salarié s'il souhaite que celui-ci reporte ses congés après la période de prise de congé.
Exceptions au principe de l'absence de report
Le principe général de non-report des congés payés connaît un certain nombre d'exceptions.
Des usages, dispositions conventionnelles ou accords d'entreprise plus favorables peuvent en effet instituer au bénéfice du salarié le report des congés non pris dans des délais prévus par ces réglementations.
Le salarié qui n'a pas pu prendre ses congés pendant la période prévue en raison d'une contrainte extérieure (congé maladie, congé maternité ou d'adoption, impossibilité pour des raisons d'organisation à la demande de votre l'employeur), a également droit à un report.
Dans les cas d'application du report des congés, l'employeur ne peut s'opposer au report, sauf à s'exposer à des sanctions (versement d'une indemnité compensatrice de congés payés, dommages et intérêts).
Usages
Une pratique générale, constante et fixe peut instaurer le principe d'un report des congés payés non pris au bénéfice des salariés.
Si l'employeur veut mettre un terme à l'usage, il lui appartient de le dénoncer en respectant la procédure (information CSE, information individuelle des salariés, respect d'un délai de prévenance).
Dispositions conventionnelles ou accords d'entreprise
Une convention collective ou un accord d'entreprise peut prévoir la possibilité de reporter des congés. Dans ce cas l'employeur ne peut pas s'opposer au report.
Dans le cadre d'un accord collectif, il est possible d'envisager un report des jours de congés jusqu'au 31 décembre de l'année suivante celle pendant laquelle la période de prise des congés a débuté.
Les jours de congés non pris peuvent aussi être affectés au compte-épargne temps (CET) mis en place par accord d'entreprise. Le report concerne la 5ème semaine de congés payés ainsi que les éventuels jours de fractionnement.
Congé maternité/paternité et congé d'adoption
Les salariés de retour d'un congé de maternité ou d'un congé d'adoption ont droit à leur congé payé annuel, quelle que soit la période de congé payé retenue pour le personnel de l'entreprise.
Par conséquent, si du fait du congé de maternité, de paternité ou d'adoption, le salarié est absent pendant la période de prise des congés applicable dans l'entreprise, il aura le droit de prendre ses congés à son retour, et ce, même si la période de congés est expirée.
Congé parental
Lorsque le salarié s'est trouvé dans l'impossibilité de prendre ses congés payés annuels au cours de l'année de référence en raison d'un congé parental, les congés payés acquis à la date du début du congé parental doivent être reportés après la date de reprise du travail.
Cette solution est nouvelle. Elle résulte d'un arrêt du 13 septembre 2023 de la Cour de cassation qui fait évoluer sa jurisprudence pour tenir compte du droit de l'Union européenne, lequel considère que les droits acquis ou en cours d'acquisition par le travailleur à la date du début du congé parental sont maintenus en l'état jusqu'à la fin du congé parental et peuvent donc être pris à l'issue de celui-ci.
Congé sabbatique et congé pour création d'entreprise
À défaut de dispositions dans la convention ou l'accord collectif, les congés payés annuels dus au salarié en plus de 24 jours ouvrables (5ème semaine de congés ou congés payés supplémentaires) peuvent être reportés, à sa demande, jusqu'au départ en congé sabbatique ou pour création d'entreprise, et sur 6 années au maximum.
Si le salarié fait usage de cette possibilité, il percevra alors, au moment de son départ en congé, une indemnité compensatrice calculée comme en matière de congés payés.
Exemple
Un salarié, ayant droit à 5 semaines de congés payés par an, décide de reporter pendant 6 ans sa 5ème semaine de congés. Il cumule alors 36 jours ouvrables de congés à la fin de ces 6 ans d'activité professionnelle. Au moment de son départ en congé sabbatique ou pour création d'entreprise, il percevra une indemnité compensatrice de congés payés correspondant à 36 jours ouvrables.
Arrêt maladie
Les conséquences de la maladie sur le report des congés payés varient selon que le salarié tombe malade avant son départ en congé ou pendant ses congés payés.
Lorsque le salarié tombe malade avant son départ en congé, il bénéficie d'un report des jours de congés non pris. C'est l'employeur qui décide des dates de report.
En revanche, lorsqu'il tombe malade pendant ses congés, le salarié ne bénéficie d'aucun report et cumule son indemnité de congés payés avec ses indemnités journalières de Sécurité sociale.
Paiement des congés non pris du fait de l'employeur
L'employeur doit tout mettre en ½uvre pour permettre aux salariés d'exercer leur droit à congé.
Par conséquent, les congés payés ne sont pas perdus s'ils n'ont pu être pris à cause de l'employeur. Par exemple, dans l'hypothèse où ce denier a imposé au salarié une charge de travail trop importante rendant impossible la prise du repos.
Dans ce cas, le salarié peut demander à son employeur de lui payer les congés payés non pris sous forme d'indemnité compensatrice.
La demande du salarié n'est pas soumise à un formalisme particulier, sauf dispositions particulières résultant d'un accord collectif applicable.
En cas de litige, il appartient à l'employeur de démontrer qu'il a fait le nécessaire pour permettre à son salarié de prendre ses congés.
En matière d'indemnité de congés payés, le délai de prescription est de 3 ans. Ce délai court à compter de la date à laquelle expire la période légale ou conventionnelle au cours de laquelle les congés payés auraient pu être pris.
Rupture du contrat de travail
Si le contrat de travail a été rompu avant que le salarié n'ait pu bénéficier de tous les congés auxquels il avait droit, l'employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés correspondant aux congés non pris.
L'indemnité de congés payés est due que la rupture soit du fait de l'employeur ou du salarié (démission, licenciement, départ en retraite, rupture conventionnelle...).