Quel est le délai légal pour la remise d'un bulletin de paie à un salarié ?
Le bulletin de paie est remis au salarié au moment du paiement du salaire, dont la date est fixée librement par l'employeur.
Le plus souvent, le bulletin est mensuel et est remis à date fixe.
La date limite de paiement d'un salaire n'est pas définie par la loi. L'employeur a une obligation de régularité dans sa date choisie de règlement.
Exemple
Si un employeur décide de régler les salaires de ses salariés au 30 du mois, alors, cette date devient la date limite de versement pour tous les salaires à venir.
La date limite de paiement des salaires inscrite sur le bulletin de paie n'est pas un élément déterminant si l'employeur a pris l'habitude de verser les salaires à une autre date. Cette mention sur le salaire est alors à considérer comme nulle.
La loi de simplification de la vie économique, qui doit être promulguée prochainement, aura un impact sur le bulletin de paie.
En effet, l'objectif de cette loi est de simplifier les démarches et la vie des entreprises. Elle prévoit notamment la simplification des bulletins de paie, pour permettre plus de lisibilité pour les salariés (avec un nombre cible de 15 lignes au lieu de 55 actuellement au plus).
À partir de 2027, l'employeur devra transmettre au salarié un bulletin de salaire allégé de certaines mentions (détail des prélèvements sociaux), qui seront mises à sa disposition de façon dématérialisée. Un décret déterminera les mentions obligatoires sur le bulletin de paie lui-même et les informations qui pourront figurer à part.
À titre informatif, le Sénat a achevé l'examen en séance publique du projet de loi le 5 juin 2024. En raison de la dissolution de l'Assemblée Nationale le 9 juin 2024, les travaux du Sénat ont été suspendus le lendemain. En conséquence, le vote solennel du projet a été ajourné.
Y-a-t-il une obligation de délivrer un bulletin de salaire ?
L'employeur a l'obligation de remettre une fiche de paie à tout salarié, quel que soit le type de contrat sous lequel le salarié a été embauché.
Le format du bulletin de paie peut être papier ou dématérialisé.
La remise du bulletin peut être en main propre ou par voie postale.
Si la paie est remise de manière dématérialisée, l'employeur doit indiquer au salarié les conditions pour accéder à la fiche de paie. Le salarié a le droit de refuser la dématérialisation. En cas de désaccord du salarié, ce dernier doit le signaler à son employeur.
Exemple
Un salarié est en congés payés du 14 juillet au 15 août. Son entreprise paie les salaires au 5 de chaque mois et leur remet en main propre au bureau de la secrétaire de direction.
Dans ce cas, pour le bulletin du mois juillet, le salarié étant absent pour la remise physique de son bulletin de paie de juillet, l'employeur se doit de lui envoyer par voie postale et de réaliser le virement au 5 août comme habituellement.
La période de congés payés ne doit pas être une cause de retard de paiement ou de remise du bulletin de paie au salarié.
Il en est de même pour toute autre absence du salarié.
Comment demander son bulletin de paie non reçu dans les délais ?
En cas de non remise récurrente de ses fiches de paie, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes.
L'amende encourue par l'employeur est de 450¤ par fiche de paie non remise, ainsi que des éventuels dommages et intérêts en réparation du préjudice subi par le salarié.
L'absence de bulletin de paie peut être constitutive d'un délit de travail dissimulé.
Exception
Le CESU, Chèque emploi-service universel, a des modalités spécifiques de remise du bulletin de paie. En effet, les particuliers employeurs déclarent seulement des heures chaque mois, et c'est l'organisme des URSSAF qui transmet directement le bulletin de salaire aux salariés. C'est le cas des salariés à domicile pour le ménage par exemple.
Peut-on demander un duplicata de salaire ? Est-ce possible pour un bulletin plus ancien que l'année en cours ?
Le salarié peut demander un duplicata de sa fiche de paie auprès de son employeur.
L'employeur doit conserver pendant un délai de 5 ans les bulletins de paie de ses salariés de manière dématérialisée.
Au-delà de 5 ans, ce n'est pas sous le format dématérialisé, mais l'employeur se doit de garantir au salarié la mise à disposition des fiches de paie pendant 50 ans à compter de sa date d'émission ou pendant 6 ans après son départ à la retraite.
Toutefois, il faut savoir qu'il y a une incohérence entre ces obligations et l'obligation de transmission. En effet, légalement, rien n'oblige l'employeur à vous transmettre un duplicata de fiche de paie.
Que faire si l'employeur n'existe plus ou ne transmet pas les bulletins de paie demandés ?
Vous pouvez encore justifier de vos périodes d'activité avec un certificat de travail, ou encore en demandant auprès des URSSAF ou de la caisse de retraite un relevé d'activité pour la période demandée. En dernier recours, il vous reste les relevés bancaires sur lesquels vous pouvez justifier de salaires perçus.
Valeur juridique du bulletin de paie
Pour le salarié
Le bulletin de paie a une valeur juridique importante pour le salarié, au-delà de son contrat de travail établi en amont.
Le bulletin de salaire est la preuve juridique du travail accompli sur la période précisée sur la fiche de paie.
C'est également une preuve pour le salarié qu'il est bien déclaré par l'employeur auprès des caisses sociales lui permettant de cotiser à sa future retraite et à la Sécurité sociale pour sa protection sociale.
Le salarié doit conserver ses bulletins de paie sans limitation de durée, cette mention est précisée sur les bulletins.
Les limites pour l'employeur
Pour l'employeur, le bulletin de paie a une valeur juridique limitée.
L'employeur ne peut pas utiliser le bulletin de salaire comme preuve pour les cas suivants :
- le bulletin remis au salarié ne constitue pas une preuve de versement du salaire attaché à ce bulletin ;
- l'acceptation du bulletin de paie par le salarié n'empêche pas ce dernier de faire une réclamation ultérieurement ;
- la fiche de paie n'est pas un solde de tout compte et n'a pas vocation à représenter un arrêt de comptes ;
- les informations contenues dans le bulletin de paie sont des présomptions de vérité, mais rien n'interdit d'apporter la preuve contraire.