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Le calcul du solde de tout compte

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Solde de tout compte

La dernière fiche de paie d'un salarié est toujours un peu particulière puisqu'elle est la base du reçu pour solde de tout compte que devra signer le salarié. Il accompagne le certificat de travail et l'attestation destinée à Pôle emploi.

Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées lors de la rupture du contrat de travail (L1234-20 du code du travail). Il est remis au salarié qui signe le reçu et peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature. Il atteste des sommes versées au salarié.

Au-delà de cet aspect, beaucoup se demandent ainsi comment vérifier que cette dernière paie est juste mais la vérifier peut s'avérer relativement complexe. Il en est de même du gestionnaire de paie qui se doit d'avoir un minimum de connaissances pour établir cette dernière paie correctement.

 

Quels sont les documents nécessaires au calcul du solde de tout compte ou à sa vérification ?

Les premiers documents à rassembler sont généralement les 12 dernières fiches de paie au minimum. Elles serviront pour le calcul des indemnités de licenciement, indemnités de rupture conventionnelle ou indemnités de départ à la retraite notamment.

Si tous les congés payés n'ont pas été pris par le salarié, sa dernière fiche de paie fera apparaître une indemnité compensatrice de congés payés  sauf si son employeur fait appel à une caisse de congés payés (BTP...). Cette indemnité est calculée en fonction des périodes de référence. Si les congés payés s'étalent sur deux périodes, il faudra consulter les fiches de paie correspondantes.

La période de référence des congés payés s'étend du 1er juin au 31 mai de l'année suivante. Le calcul du solde de tout compte se fait à partir de toutes les périodes de référence non soldées au moment du départ du salarié. Il peut arriver que ce calcul nécessite les 24 dernières fiches de paie ou plus pour obtenir les congés payés.

Les logiciels de paie permettent bien évidemment de sortir des états qui correspondent exactement aux périodes concernées ou cumulent les 12 derniers mois avec suffisamment de précision pour faciliter les calculs sans avoir à additionner toutes les fiches de paie. Les noms de ces états peuvent varier d'un logiciel à l'autre (fiche individuelle, livre de paie par salarié par exemple).

 

Quels sont les éléments qui entrent dans le calcul du solde de tout compte du CDI ?

Le calcul du solde de tout compte d'un salarié dépend d'abord de la nature de la rupture du contrat de travail. En fin de CDD, les sommes dues aux salariés ne sont pas du tout les mêmes. En cas de démission, de licenciement pour faute simple, grave ou lourde, de rupture conventionnelle, avec ou sans préavis, les sommes dues au salarié ne sont pas les mêmes.

En cas de démission, aucune indemnité particulière n'est due. Le salarié a seulement droit à une indemnisation en fonction du nombre de jours de congés payés non pris à la fin de son contrat de travail.

En cas de licenciement envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception notamment ou de rupture conventionnelle, une indemnité est due dès 8 mois d'ancienneté. Elle sera au moins égale à l'indemnité légale de licenciement soit ⅕ de mois de salaire par année d'ancienneté pour les 10 premières années. Ensuite, elle sera fixée à ¼ de mois de salaire au-delà de 10 ans.

En cas de faute grave ou lourde de la part du salarié, aucune indemnité de licenciement n'est due.

Lorsque l'employeur dispense le salarié de l'exécution de son préavis, il doit verser une indemnité compensatrice de préavis sauf en cas de faute grave ou lourde. Ce préavis est généralement fixé à un ou deux mois de salaire du salarié selon l'ancienneté et le statut cadre ou non cadre.

Enfin, les congés payés non pris à la date de rupture du contrat de travail doivent être payés au salarié dans le cadre de ce solde de tout compte.

Exemple de calcul d'un solde de tout compte

Un salarié est embauché le 1er janvier 2014. Son salaire brut est fixé à 2 500¤ à la date de l'embauche. Le 1er janvier 2018, il change de poste pour un salaire brut de 3 000¤, sans primes.

En 2019, il décide de quitter la société pour laquelle il travaille et signe une rupture conventionnelle. La rupture conventionnelle est validée et le contrat prend fin à la date du 31 mai 2019. Aucun jour de congé n'a été pris sur la période de référence qui se termine le 31 mai 2019. Il reste donc 30 jours au salarié.

Indemnité compensatrice de congés payés = 36 000 * 10% = 3 600¤

Ancienneté du salarié : quatre ans et cinq mois soit 65 mois.

Indemnité de rupture conventionnelle : 36 000 / 12 * ⅕ * 65 / 12 = 3 250¤

Le salarié touchera ainsi un total brut de 6 600¤ (son salaire brut et ses indemnités de congés payés). L'indemnité de rupture conventionnelle s'ajoutera au salaire net à payer puisqu'elle n'est pas soumise à cotisations sociales.

En cas de longue maladie, le calcul de l'indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle se fait sur une période de référence différente. Les douze derniers ou les trois derniers mois sont ceux qui précèdent la suspension du contrat de travail.

En cas de départ en cours de mois, une absence sera décomptée pour le mois en cours. Elle se calcule de la même manière que pour un salarié qui débute son contrat de travail.

 

Les mentions obligatoires sur le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées au salarié. Il contient donc le salaire brut, les heures supplémentaires, les primes éventuelles, l'indemnité compensatrice de congés payés, les indemnités de rupture. Toutes les sommes dues au titre de l'exécution du contrat de travail et au titre de sa cessation doivent y figurer.

La nature du document ne doit pas être équivoque. Ainsi, le salarié doit obligatoirement indiquer « pour solde de tout compte » ou « bon pour acquit des sommes indiquées ». Cette mention doit être écrite à la main.

Le reçu pour solde de tout compte doit également être daté et sa date doit être certaine, même si elle n'est pas inscrite de la main du salarié. Il est établi en deux exemplaires originaux dont l'un est remis au salarié.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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