Les indemnités kilométriques peuvent être vues comme une rémunération complémentaire par les dirigeants d'entreprise et les professionnels libéraux. Elles permettent le remboursement de frais en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre d'une activité professionnelle.
Attention
Selon la brochure pratique 2024 de la DGFiP éditée le 27 mars 2024, le barème kilométrique 2024 pour les revenus de 2023 restera identique à celui de l'année dernière (arrêté du 27 mars 2023) (BOI-BAREME-000001). Le Conseil national de l'Ordre des experts-comptables confirme cette information sur son site.
Voir le barème kilométrique retenu pour l'imposition des revenus de l'année 2023.
Comment calculer ses indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques doivent être utilisées conformément à leur objet à concurrence des montants prévus par le barème du prix de revient kilométrique fiscal.
Pour le calcul des indemnités kilométriques, le barème de l'administration fiscale doit être respecté. Celui-ci tient compte de la dépréciation du véhicule, des frais d'entretien et de réparation, du carburant et des primes d'assurance. Certaines dépenses sont exclues, par exemple les tickets de parking, de péage, de garage ou les intérêts annuels liés à l'achat à crédit du véhicule. Elles font partie des frais de déplacement à des fins professionnelles.
Ces dépenses doivent être intégrées dans les charges de l'entreprise libérale, artisanale ou commerciale lorsqu'elles revêt un caractère professionnel. Mais qu'il s'agisse des factures ou du barème, l'avantage principal est leur déductibilité du résultat fiscal de l'entreprise.
Pour le particulier, le barème peut être utilisé pour le calcul des frais réels déductibles pour le trajet domicile - lieu de travail.
Les professionnels, artisans, commerçants et les professions libérales peuvent utiliser le barème pour le calcul de leurs frais professionnels. Ils n'entrent jamais dans l'assiette de calcul des charges sociales.
Dans les deux cas, les indemnités kilométriques apparaissent sur la déclaration de revenus.
Si l'entreprise est une société, elle doit également tenir compte de deux taxes sur les véhicules de tourisme affectés à des fins économiques (ancienne TVS) :
- la taxe sur l'ancienneté des véhicules (ou taxe sur les émissions de polluants atmosphériques) ;
- la taxe sur les émissions de CO2.
Attention
Conformément à la loi de finances pour 2024, au 1er janvier 2024, la taxe annuelle sur l'ancienneté des véhicules est remplacée par une nouvelle taxe : la taxe sur les émissions de polluants atmosphériques.
Le premier paiement est intervenu en janvier 2023.
Pour rappel, la TVS a été réformée par la loi de finances 2020.
Le barème fiscal des indemnités kilométriques ou barème kilométrique a été mis à jour pour la dernière fois en 2023 par un arrêté du 27 mars 2023. Il donne les tarifs applicables aux automobiles, aux motocyclettes et aux cyclomoteurs pour l'imposition des revenus de l'année 2022 et 2023.
Ces tarifs dépendent de la distance parcourue et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Exemple
En 2023, un professionnel libéral a fait régulièrement la tournée de ses patients et a parcouru 21 000 km sur l'année. Son véhicule dépasse les 7 CV.
Calcul des indemnités kilométriques : 21 000 x 0,470 = 9 870¤.
Cette somme apparaîtra sur sa déclaration 2035 pour l'imposition de ses revenus 2023.
Comment calculer les frais indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques sont calculées par l'application du barème fiscal des indemnités kilométriques ou barème kilométrique au nombre de kilomètres parcourus par le professionnel, dans le cadre de ses déplacements professionnels, sur une année.
Ce barème a été mis à jour pour la dernière fois par un arrêté du 27 mars 2023. Le montant des frais kilométriques dépend donc de la distance parcourue dans le cadre de l'activité professionnelle et du nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.
Enfin, une réponse ministérielle du 26 avril 2022 précise que les vélos à assistance électrique ne répondent pas à la définition d'un cyclomoteur au sens du code de la route et ne peuvent donc être assimilés à un deux-roues motorisé. Par conséquent, les frais liés à l'utilisation de vélos à assistance électrique pour les déplacements réalisés par un professionnel libéral, titulaire de BNC, pour son activité ne peuvent pas être déterminés de manière forfaitaire sur la base du barème kilométrique (Rép. min. n° 42938, JOAN du 26 avril 2022).
Comment gérer ses indemnités kilométriques ?
Pour mieux gérer ses frais kilométriques, l'entrepreneur ou le professionnel libéral peut se servir d'un fichier excel (ou tout document ou outil qui permet de justifier du nombre de kilomètres parcourus). Ce document servira de justificatif en cas de contrôle fiscal.
Une application couplée à un agenda électronique peut permettre de calculer automatiquement les indemnités kilométriques (de la même manière qu'une photo peut suffire pour digitaliser des notes de frais).
L'entrepreneur ou le professionnel libéral remplit son agenda électronique et l'outil calcule le nombre de kilomètres parcourus et les indemnités kilométriques correspondantes.
L'agenda électronique et le rapport généré par le logiciel servent de justificatifs des kilomètres parcourus lors de chaque déplacement professionnel.
L'objet du déplacement doit également être renseigné dans l'agenda et la puissance fiscale du véhicule utilisé doit être paramétrée dans l'application.
Toutes les informations sont réunies au même endroit. Les applications dédiées offrent aussi la possibilité d'exclure du calcul les trajets privés.
Maxime Navarrete
Responsable de l'actualité professionnelle de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Après 8 ans en tant qu'éditeur juridique puis rédacteur en chef de Lexis 360 experts-comptables chez LexisNexis, je rejoins l'équipe Compta Online en octobre 2021.
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