Le choix d'un compte pour les frais de déplacement des salariés dépend de la nature du déplacement. Les frais de transport seuls sont distingués des frais liés aux missions ponctuelles et on utilisera alors, soit le compte 6251, soit le compte 6256.
Les frais de déplacement engagés par le personnel d'une entreprise sont en principe déductibles. Ils doivent être justifiés (par des pièces justificatives) et engagés dans l'intérêt de l'entreprise.
Ils seront généralement comptabilisés dans le compte 6251 « voyages et déplacements » et le compte 6256 « Missions », parfois dans la même écriture comptable.
Le choix entre ces deux comptes (débiter le compte 6251 ou 6256) dépendra de la nature des frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle.
Le remboursement des frais (comptabilisation des notes de frais) passera parfois en créditant le compte 467 ou le compte 421 Personnel rémunérations dues. Le compte 467 sera souvent utilisé pour comptabiliser les paiements avec une carte bancaire de l'entreprise et le compte 421 pour les frais avancés par les salariés.
Les frais de stationnement seront fonction de leur durée et les frais de voiture, fonction de la nature de la charge.
Comment comptabiliser les frais de déplacement ?
Numéro de compte | Comptabilisation des frais de déplacement | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6251 ou 6256 | Frais de déplacement réglés | 100¤ | ||
512 | Frais de déplacement réglés | 100¤ | ||
Comptabiliser les frais de transports seuls : train, avion... en compte 6251
Lorsque les frais de déplacement sont uniquement des frais de transport, le compte à utiliser sera toujours le compte 6251 Voyages et déplacements.
Exemple de comptabilisation des frais de transport
Un commercial doit se rendre à un salon auquel l'entreprise participe. Le salon ne dure qu'une demi-journée et seuls les billets de train pour un montant total de 150¤ seront acquis. L'entreprise règle les billets de train directement à la SNCF.
Comment comptabiliser les frais de transport ?
Numéro de compte | Comptabilisation des frais de transport | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6251 | Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon | 150¤ | ||
512 | Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon | 150¤ | ||
Comptabiliser les frais de déplacement avec repas, hôtel... en compte 6256
Lorsque les frais de déplacement comportent d'autres frais que les frais de transport, c'est-à-dire des frais de repas, des frais de chambres d'hôtel, le compte à utiliser est le compte 6256 Missions.
Ce compte de charges enregistre alors l'ensemble des frais liés à la mission, y compris, les frais de transport.
Exemple de comptabilisation des autres frais de déplacement
Un directeur juridique doit se rendre chez un important client étranger pour la signature d'un important contrat. Le voyage dure trois jours et le total des frais de transport, repas et hôtels, se monte à 3 000¤.
Comment comptabiliser les frais de déplacement ?
Numéro de compte | Comptabilisation des frais d'hôtel | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6256 | Frais de déplacement à l'étranger | 3000¤ | ||
| 512 | Frais de déplacement à l'étranger | 3000¤ | ||
Comptabiliser les frais de stationnement en 6251 ou en 6135 selon le cas
Les frais de stationnement sont généralement considérés comme des frais de transport et comptabilisés en compte 6251. Ils sont, la plupart du temps, provisoires et ne durent pas.
En revanche, si l'entreprise dispose d'un contrat de location pour cet espace de stationnement et que la location n'est pas occasionnelle, ces frais de stationnement seront comptabilisés dans un compte de locations mobilières (compte 6135).
Exemple de comptabilisation des frais de stationnement
Le dirigeant d'une petite entreprise loue une place de parking à proximité de son magasin. Le contrat de location est annuel et le paiement se fait tous les mois. Le montant mensuel s'élève à 200¤.
Comment comptabiliser la location d'un parking ou d'un emplacement de stationnement ?
Numéro de compte | Comptabilisation du loyer de la place de parking | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6135 | Loyer de la place de parking | 200¤ | ||
| 512 | Loyer de la place de parking | 200¤ | ||
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Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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