Lorsque l'entreprise reçoit une facture fournisseur (ou facture d'achat), elle a la responsabilité de la comptabiliser, et de la conserver pour une durée de 10 ans. Ces factures sont des justificatifs essentiels à la comptabilisation, et en cas d'assujettissement à la TVA, à la déduction de la TVA, notamment en cas de contrôle par l'administration fiscale.
Selon le plan comptable général (PCG), pour comptabiliser une facture fournisseur, il convient de porter au débit un compte de charges (classe 6), et un compte de TVA déductible (compte 44566) si applicable, et au crédit un compte 401 fournisseur, pour le montant total TTC facturé.
Ce montant porté au crédit du compte 401 représente la dette envers le fournisseur. A cette étape de l'enregistrement, le compte fournisseur est dit créditeur.
Compte fournisseur créditeur
Un compte 401 Fournisseur créditeur signifie que la facture enregistrée n'est pas réglée. Pour parvenir à cette conclusion, les entreprises redevables de la TVA ont coutume d'enregistrer l'ensemble des flux bancaires en compte 512 sur une base mensuelle, et de procéder à un rapprochement entre les factures reçues et les paiements émis. C'est le lettrage. Cette technique comptable permet un meilleur suivi des règlements, et permet d'éviter de déduire plusieurs fois la TVA relative à une seule et même facture. La technique utilisée est la même pour les factures émises (comptes clients 411).
Aussi, et lorsqu'à la clôture de l'exercice la facture fournisseur n'est pas réglée, le compte 401 fournisseur reste créditeur.
De manière générale, les factures fournisseurs sont à régler dans les 30 à 60 jours suivant la date de réception. S'il subsiste des montants importants au crédit du compte 401, il conviendra de s'assurer d'un apurement sur l'exercice suivant.
Comment solder une facture fournisseur ?
Il existe des situations où les comptes fournisseurs restent créditeurs durant plusieurs exercices.
Dans ce cas, il faudra s'assurer qu'il n'y a pas de litiges avec le fournisseur pour expliquer ce retard de paiement. Le fournisseur est en droit de demander une extinction de la dette, et pourra en demander le recouvrement par voie de justice, si les sommes en jeu sont importantes.
Cela étant, et si aucune action n'est intentée dans un délai de 5 ans, il est admis pour l'entreprise de pouvoir solder ce compte 401, et constater un produit au crédit du compte 758 Produits divers de gestion courante. Ce compte de produit annulera la charge préalablement comptabilisée.
Cette écriture comptable est couramment appelée la régularisation en perte et profit (ou PP). En cas d'assujettissement à la TVA, cette dernière devra aussi apparaitre dans l'écriture de régularisation, au crédit du même compte de TVA déductible utilisé à l'enregistrement de la facture.
Comment solder un compte fournisseur débiteur ?
A la fin de l'exercice comptable, certains comptes de fournisseurs présentent sur la balance auxiliaire un solde positif. Ce sont les comptes fournisseurs débiteurs. Dans la plupart du temps, ce sont des paiements fournisseurs qui ont été directement portés au débit du compte 401, sans enregistrement préalable de la facture, et donc de la charge correspondante qui aurait dû impacter le compte de résultat.
Dans le cas où le fournisseur est identifié, et que seul le paiement est enregistré alors que la charge doit être rattachée à l'exercice ouvert, il convient de comptabiliser une FNP (facture non parvenue). Ici la charge sera portée au débit d'un compte 6, et le compte 408 Fournisseurs - factures non parvenues sera crédité. A la réception de la facture sur l'exercice suivant, cette écriture de cut-off devra être annulée.
Le compte 401 fournisseurs est par nature créditeur (sauf exceptions, exemple : facture d'avoir). Par conséquent, et pour une meilleure présentation des comptes en fin d'exercice, les comptes fournisseurs 401 débiteurs doivent être soldés par un compte 4091 Fournisseurs - avances et acomptes versés sur commandes.
Ici, la charge correspondante à la facture manquante ne concerne pas l'exercice courant. Cette écriture permet une meilleure traduction comptable des paiements imputés directement en compte 401. A l'ouverture de l'exercice suivant, cette écriture de présentation devra être annulée, et le compte 401 pourra être soldé avec l'enregistrement de la facture correspondante, une fois reçue.