Le Z de caisse est le justificatif récapitulant le chiffre d'affaires réalisé sur une période donnée. En règle générale, ce document est édité à chaque fin de journée à partir de la caisse pour connaître le total des ventes du jour. La caisse est saisie dans le compte 53 Caisse.
Le système de caisse et son ticket Z donnent le détail des ventes enregistrées dans la journée. En fin de journée, édité par une caisse enregistreuse, il facilite la saisie des ventes par taux de TVA et par mode de paiement.
C'est quoi un ticket Z ?
C'est un récapitulatif de fin de période, un ticket qui totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans le brouillard de caisse au cours de la journée et possède un numéro d'identification.
Comptabiliser un Z de caisse
Enregistrer en comptabilité un Z de caisse revient à saisir le chiffre d'affaires réalisé mais également les modes de règlement remis en banque.
Exemple de Z de caisse
Z de Caisse du 01/10/N | |
Détail des recettes reçus : . Restauration à 10% HT . Restauration à 20% HT . TVA à 10% . TVA à 20% . Restauration à 10% TTC . Restauration à 20% TTC | 5000¤ 1000¤ 500¤ 200¤ 5500¤ 1200¤ |
Total des recettes | 6700¤ |
Détail des encaissements perçus : . Total des espèces . Total des chèques . Total des cartes bancaires . Total des chèques restaurant | 1500¤ 200¤ 3000¤ 2000¤ |
Total des encaissements | 6700¤ |
Les écritures comptables pour le ticket Z
A partir du Z de caisse présenté, il conviendra de passer l'écriture en comptabilité dans le journal de caisse de la façon suivante :
Constater les ventes réalisées
Numéro de compte | Comptabiliser le Z de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
530 |
| Caisse | 6700¤ |
|
| 7061 | Ventes à 10% |
| 1000¤ |
| 7062 | Ventes à 20% |
| 5000¤ |
| 445711 | TVA collectée à 10% |
| 500¤ |
| 445712 | TVA collectée à 20% |
| 200¤ |
Constater les dépôts en banque
Cette écriture n'est passée que si les dépôts réalisés correspondent bien au z de caisse.
Numéro de compte | Comptabiliser le Z de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
581 |
| Paiements en espèces | 1500¤ |
|
5111 |
| Cartes bleues à encaisser | 3000¤ |
|
5112 |
| Chèques à encaisser | 200¤ |
|
584 |
| Remise des chèques restaurant | 2000¤ |
|
| 530 | Caisse |
| 6700¤ |
Attention
Le compte 530 Caisse utilisé pour la comptabilisation du Z de caisse correspond à votre solde de caisse.
Il est recommandé de vérifier ce solde quotidiennement afin d'éviter tout écart lors du bilan !
Au moment de l'encaissement effectif en banque, il conviendra de débiter le compte 512 Banque et de créditer les comptes 58 et 511.
Les règlements par carte bancaire sont soumis à une commission prélevée par la banque. Par conséquent, il conviendra pour les cartes bleues, de comptabiliser cette commission au débit du compte 627 Frais bancaires, et d'enregistrer la différence en compte 512 Banque en soldant le compte 5111 Cartes bleues à encaisser.
L'incidence de l'édition d'un Z de caisse
Générer le Z de caisse a pour conséquence de ramener votre caisse à zéro. Cela signifie qu'une fois ce document édité, vous ne pourrez plus ajouter de chiffre d'affaires aux données déjà sorties.
Il faut veiller à éditer ce document une seule fois par jour et de préférence en fin de journée lorsque vous ferez votre caisse pour les vérifications usuelles des encaissements perçus.
Conseil
Pour connaître votre chiffre d'affaires réalisé en cours de journée, n'éditez surtout pas de Z de caisse qui clôture les opérations de la journée. Faites un X de caisse qui aura l'avantage de vous donner quasiment les mêmes éléments que sur un Z de caisse mais ne fera pas de remise à zéro de vos données de la journée. Le X de caisse sera en mesure de vous donner le solde théorique sans pour autant clôturer la caisse.
Le Z de caisse : une nouvelle réglementation depuis le FEC
Le Z est édité quotidiennement lors de la fermeture du commerce et lors de la clôture de caisse. Bien souvent, tous les tickets sont saisis sous excel ou alors votre système vous permet d'éditer une synthèse issue de tous vos Z du mois.
Cette pratique fait l'objet d'une tolérance administrative à condition de pouvoir retracer toutes les opérations de manière exhaustive.
Cela signifie qu'il est possible de saisir une seule écriture pour tout le chiffre d'affaires du mois à condition de pouvoir la justifier opération par opération à l'aide du logiciel.
Les écritures agrégées doivent pouvoir être retracées de façon exhaustive et cohérente.
Le risque encouru pour un non respect de cette règle est une remise en cause du caractère probant de la comptabilité.
Pourquoi le solde de caisse est toujours débiteur ?
Le solde de caisse doit être débiteur (ou égal à 0), car il correspond à l'argent encaissé et présent dans le tiroir. Un solde négatif (ou créditeur) signifierait qu'il y a plus d'argent sorti que d'argent entré dans la caisse, ce qui n'est théoriquement pas possible, sauf erreur, faute ou vol.