Les factures d'eau et d'électricité sont comptabilisées dans un compte de charges et envoyées périodiquement à l'entreprise. Elles peuvent parfois prendre la forme d'avis d'acomptes avec une facturation annuelle. La TVA ne sera pas déductible au moment des acomptes puisqu'il ne s'agit pas d'une facture.
À la clôture de l'exercice, des écritures de charges constatées d'avance ou de factures non parvenues seront parfois nécessaires.
La facture d'eau ou d'électricité est à enregistrer dans le compte 6061 - Fournitures non stockables du Plan Comptable Général (PCG).
Ces factures sont reçues à des périodicités différentes :
- mensuellement,
- bimestriellement,
- semestriellement,
- ou annuellement.
Elles font parties de la gestion courante dans la vie d'une entreprise.
Comment comptabiliser une facture d'eau ou d'électricité ?
La facture d'eau ou d'électricité se comptabilise de la façon suivante.
Comptabiliser la facture d'eau ou d'électricité
Numéro de compte | Comptabiliser la facture d'eau | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6061 |
| Fournitures non stockables | 100¤ |
|
44566 |
| TVA déductible | 20¤ |
|
| 401 | Fournisseurs |
| 120¤ |
Comptabiliser le paiement de la facture d'eau ou d'électricité
Numéro de compte | Comptabiliser le paiement de la facture d'eau | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
401 |
| Fournisseurs | 120¤ |
|
| 512 | Banque |
| 120¤ |
Une fois ces deux opérations passées, vous pourrez lettrer votre compte 401 afin de le solder.
Le compte 6061 pour enregistrer une facture d'eau ou d'électricité
La facture d'eau ou d'électricité s'enregistre dans un cas comme dans l'autre dans le compte 6061. Afin d'avoir une meilleure lecture dans vos comptes, vous avez la possibilité de créer des sous-comptes dans le but de mieux séparer les différentes fournitures non stockables nécessaires à votre activité.
Par exemple :
- 606110 pour l'électricité ;
- 606120 pour l'eau ;
- 606130 pour le gaz ;
- 606140 pour le carburant ;
- etc...
Attention
Vous constaterez dans votre compte de charge 6061 le total de la facture. Il faut comprendre qu'il n'est pas nécessaire de faire de distinction entre l'abonnement, la consommation ou encore les taxes dues.
Toutes ces sommes sont regroupées dans un seul et même compte comptable !
Le traitement de la facture d'eau ou d'électricité à la clôture
La facture d'eau ou d'électricité suit les règles applicables à la césure de votre bilan pour en donner une image fidèle. Votre compte 6061 ne doit donc pas être maintenu en l'état à la clôture.
Deux situations peuvent se présenter à vous.
La facture d'eau ou d'électricité non parvenue
Si à la date de clôture de votre exercice comptable, vous n'avez pas reçu votre facture d'eau ou d'électricité pour la dernière période, vous devrez réaliser une opération dite de « cut off » avec une facture non parvenue (FNP).
Numéro de compte | Clôture de l'exercice : la facture d'électricité manquante | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6061 |
| Fournitures non stockables | 100¤ |
|
44586 |
| TVA déductible sur FNP | 20¤ |
|
| 4081 | Fournisseurs - FNP |
| 120¤ |
La facture d'eau ou d'électricité constatée d'avance
Si à la date de clôture de votre exercice comptable, vous avez reçu une facture d'eau ou d'électricité pour la période suivante, vous devrez également réaliser une opération dite de « cut off » avec une charge constatée d'avance.
Numéro de compte | Comptabiliser la facture d'eau à cheval sur deux exercices : une CCA | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
486 |
| Charges constatées d'avance | 100¤ |
|
| 6061 | Fournitures non stockables |
| 100¤ |
L'incidence comptable du retard de paiement d'une facture d'eau ou d'électricité
La facture d'eau ou d'électricité peut être réglée avec du retard. Il s'agit souvent d'oubli d'un règlement ou d'une mise en place tardive de l'autorisation de prélèvement pour un nouveau contrat.
Votre fournisseur d'énergie va mentionner sur la facture suivante un total à payer. Ce total va inclure votre montant de la période concernée ainsi que le montant en retard de la période précédente.
Dans la mesure où vous aurez déjà enregistré votre facture pour la période précédente, si vous reprenez le montant total à payer, vous aurez un doublon et ne pourrez pas solder votre compte fournisseur.
C'est pourquoi, il est important de ne prendre en compte que le montant de la facture de la période et non pas le montant à payer !
Des pénalités et l'indemnité forfaitaire peuvent éventuellement s'ajouter aux sommes à payer.
Exemple de comptabilisation d'une facture d'électricité bimestrielle
Vous avez une facture bimestrielle d'électricité de 120¤ TTC (100¤ HT + 20¤ de TVA) pour la période de janvier et février. Vous avez omis de régler cette facture.
Vous recevez votre nouvelle facture bimestrielle d'électricité pour la période de mars et avril d'un montant de 240¤ TTC (200¤ HT + 40¤ de TVA) et d'un montant à payer de 360¤ TTC.
Dans la mesure où la facture de janvier et février a déjà été comptabilisée, il vous faut saisir uniquement le montant de la période mars et avril soit 240¤ TTC et non le montant à payer 360¤ TTC.