Suivant les situations, on peut être amené à saisir une balance intégrale des comptes ou à effectuer seulement une reprise des soldes des comptes de bilan. La nature et la date de la reprise de la balance peuvent varier en fonction des utilisations prévues par l'entreprise.
A noter également que la balance peut être saisie manuellement ou faire l'objet d'une intégration automatique au sein d'un logiciel comptable grâce à l'import de données.
Ainsi nous allons aborder les différentes situations pouvant donner lieu à la reprise de la balance en comptabilité.
Quel est le rôle de la balance comptable ?
La balance est l'un des documents comptables issus de la saisie des opérations dans les journaux de l'entreprise. La balance permet de présenter les comptes sous forme de liste indiquant les mouvements de l'exercice et les soldes de chacun des comptes. La balance offre ainsi une vue d'ensemble, classée dans l'ordre des numéros de comptes du plan comptable général (PCG), et par solde des opérations réalisées par l'entreprise.
Les situations pouvant amener à la saisie ou récupération d'une balance comptable
Dans les entreprises effectuant la tenue de leur comptabilité, la balance comptable s'édite automatiquement à partir des opérations enregistrées. De ce fait, la saisie de la balance n'est pas nécessaire. La reprise d'une balance ou son intégration peut intervenir principalement dans 3 situations :
- reprise d'un nouveau dossier ;
- changement de logiciel ;
- la comptabilité est tenue sur un logiciel différent de celui utilisé pour réaliser la révision des comptes.
Des situations, plus à la marge peuvent également conduire à procéder à la reprise de la balance comptable, telles que :
- un dossier trop petit pour justifier un traitement automatique ;
- les comptes utilisés par le cabinet sont différents de ceux utilisés par le client : de nombreux comptes doivent être créés pour permettre un import automatique ;
- les relations avec l'ancien comptable/expert-comptable ne permettent pas d'obtenir un fichier que l'on pourra importer.
Notons néanmoins, que la plupart des solutions informatiques présentes sur le marché, permettent de réaliser des passerelles pour la transmission de données entre les différents logiciels évitant ainsi la saisie manuelle et offrant d'ailleurs la possibilité d'incrémenter l'ensemble des opérations comptables saisies ne se limitant alors pas seulement à la balance des comptes.
La saisie manuelle de la balance reste donc plus rare désormais.
Comment saisir une balance d'ouverture ?
On parle de balance d'ouverture comptable en cas de création ou récupération d'un nouveau dossier, notamment en cabinet d'expertise comptable ou lors d'un changement de logiciel. Le but est alors de débuter l'exercice comptable avec les opérations de bilan relatives à la clôture précédente. C'est une balance après inventaire et après impôt sur les sociétés.
Dans le cadre d'une balance d'ouverture, il convient de saisir les comptes de bilan (classes 1 à 5) afin d'obtenir le résultat de l'exercice précédent. Cette balance est saisie au 1 er jour d'ouverture de l'exercice comptable concerné. La saisie s'effectue dans un journal d'A-nouveaux ou d'opérations diverses.
La reprise des comptes de tiers (clients, fournisseurs, salariés, entre autres) se fera grâce à l'édition préalable des balances des tiers sur la même période. Ces documents vont permettre de ventiler les comptes généraux vers les comptes de tiers correspondants dans un objectif de pouvoir réaliser le suivi de ces comptes ultérieurement notamment en matière de règlements ou de gestion des échéances.
Comment saisir une balance comptable lorsque la comptabilité est tenue à l'extérieur ?
Le cas typique est celui du dossier dit de révision en cabinet. La comptabilité est tenue par le client ou chez le client par un collaborateur du cabinet. En cas de comptabilité tenue par le client du cabinet, il s'agira de saisir une balance avant inventaire pour permettre de comptabiliser les écritures d'inventaire et de monter, en bout de chaîne, la liasse fiscale.
A la fin de l'exercice ou au moment des opérations de clôture, on importe ou saisit une balance avant inventaire dans le logiciel de production du cabinet. Cette balance comprend l'ensemble des comptes mouvementés (classes 1 à 7) durant l'exercice comptable étudié. Le cabinet récupérera également les balances de tiers pour contrôler les apurements des comptes. La balance est saisie au dernier jour de clôture des comptes de l'entreprise concernée dans un journal d'opérations diverses. Elle sert alors de base aux travaux du cabinet d'expertise comptable.
Le collaborateur comptable effectuera ensuite les opérations d'inventaire venant compléter les informations récupérées avec la balance dans un objectif d'établir les comptes annuels.
Les écritures d'inventaire complémentaires seront transmises au client qui les saisira à son tour dans son propre logiciel avant d'effectuer la clôture définitive de l'exercice.
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