Balance comptable : les principes à connaître

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Avec les journaux ou le grand livre des comptes, la balance comptable est l'un des documents issus des enregistrements comptables réalisés et générés par les logiciels de comptabilité. Ce support permet une vue d'ensemble des différents comptes.

Nous vous expliquons en détail la définition, comment lire la balance comptable, son intérêt et surtout savoir distinguer les différents types de balances comptables existantes.

Définir la balance comptable

La comptabilité commence par la saisie comptable des opérations réalisées par l'entreprise au sein des journaux de saisie. Ces journaux sont classés par nature : achats, ventes, banques, caisses, opérations diverses, etc.

Une fois les opérations comptabilisées, il est possible d'imprimer des documents de synthèse dont la balance comptable fait partie. Ce document se présente sous la forme d'une liste mentionnant les comptes dans l'ordre du plan comptable général (PCG). Ainsi, la balance fait apparaître l'ensemble des comptes mouvementés sur la période étudiée (souvent l'exercice comptable) et de faire apparaître les mouvements (débit et crédit) et le solde de chacun des comptes.

La balance comptable permet de vérifier l'équilibre des comptes entre eux selon le principe de la partie double. Elle est également nécessaire en audit dans le cadre d'un contrôle indiciaire ou encore, elle sert de support lors des travaux préparatoires à l'élaboration des comptes annuels en fin d'exercice comptable ou lors de la réalisation d'une situation comptable intermédiaire.

A noter

La balance comptable n'est pas un document obligatoire !

Comment fonctionne la balance en comptabilité ?

La balance comptable est un listing synthétique regroupant tous les comptes du PCG mouvementés sur une période donnée. Nous vous donnons une présentation à titre indicatif.

N° de compte

Libellé

Total débit

Total crédit

Solde débiteur

Solde créditeur

101

Capital social

1000¤

1000¤

1068

Réserve légale

100¤

100¤

Etc...

Ce document a donc toute son utilité afin d'avoir une vue d'ensemble de tous les comptes mouvementés, que ce soit pour des comptes de bilan que pour des comptes de gestion (comptes de charges et comptes de produits).

La balance comptable, par sa présentation synthétique par comptes, est un outil de préparation du bilan et du compte de résultat en vue d'émettre une liasse fiscale.

Dans quels cas une balance comptable doit-elle être saisie ?

Dans la majorité des situations, la balance comptable provient des opérations saisies en comptabilité. Elle est donc la suite logique des mouvements comptabilisés. Cependant, dans certaines situations, les opérations ne sont pas comptabilisées une à une mais l'on procédera directement à la saisie de la balance comptable.

C'est le cas par exemple lorsqu'un cabinet d'expertise comptable récupère un nouveau dossier. Il n'a pas la saisie comptable des exercices antérieurs et va donc récupérer les informations au moyen de la saisie de la balance comptable pour repartir avec les soldes de comptes. Cette saisie de la balance peut également avoir lieu lorsque le logiciel utilisé par le client ne permet pas un export vers le logiciel du cabinet d'expertise comptable.

Les contrôles de la balance comptable

La balance des comptes est un outil permettant de réaliser différents contrôles dans le cadre de la préparation des comptes annuels.

Respect de la partie double

L'un des premiers objectifs est de s'assurer d'une égalité entre le total des débits et celui des crédits : on parle du principe de la partie double. En pratique, un logiciel n'acceptera pas la fermeture des journaux de saisie si l'écriture comptable n'est pas équilibrée.

Total débit = Total crédit

Les soldes de bilan et de compte de résultat

Ce contrôle est la suite logique du premier contrôle avec l'égalité entre le solde des comptes de bilan avec celui des comptes de gestion. La balance permet de faire apparaître le résultat : celui-ci doit être identique entre les comptes de bilan et les comptes de gestion.

Pour mieux comprendre les soldes trouvés pour les comptes de bilan et de gestion

Les comptes de bilan

  • Solde global débiteur = bénéfice
  • Solde global créditeur = perte

Les comptes de gestion

  • Solde global débiteur = perte
  • Solde global créditeur = bénéfice

Comment faire l'analyse de la balance ?

Les logiciels de comptabilité proposent différents modèles de balances, suivant les besoins d'analyse de l'utilisateur des comptes.

La balance générale

La balance générale regroupe la totalité des comptes du plan comptable de la classe 1 à la classe 7 pour une période donnée. Cette balance est souvent utilisée pour réviser les comptes.

La balance de clôture

La balance de clôture ne concerne que les comptes de bilan (classe 1 à classe 5). Ici, pas de compte de gestion à reprendre dans la mesure où le résultat dégagé sera reporté directement en compte 120 - Résultat de l'exercice (bénéfice) ou 129 - Résultat de l'exercice (pertes).

La balance auxiliaire

La balance auxiliaire ne reprend que les comptes de tiers pour lesquels un auxiliaire est paramétré. A titre d'exemple, les comptes fournisseurs, clients ou encore salariés. Ainsi, il est possible d'étudier en détail un compte général.

La balance âgée

La balance âgée est un document faisant état des échéances pour des fournisseurs ou clients :

  • pour les clients, il s'agit d'un classement des clients selon la date des paiements à recevoir ;
  • pour les fournisseurs, il s'agit d'un classement des fournisseurs selon la date des paiements à réaliser.