La balance âgée : pour faciliter le contrôle des paiements

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La balance âgée est l'un document issu de la comptabilité, que l'on peut extraire. Elle permet de fournir un détail sur les comptes de tiers et notamment les comptes clients et fournisseurs quant aux échéances de règlement.

Quelle est la différence entre la balance générale et la balance âgée ?

La balance générale est une balance qui liste l'ensemble des comptes de l'entreprise (de la classe 1 à la classe 7) par ordre de numéro de comptes et présente les mouvements débiteurs et créditeurs de la période ainsi que le solde de fin de la période étudiée. Il s'agit donc d'un document comptable donnant une visibilité sur l'intégralité des comptes de la société. Ce document est notamment utilisé dans le cadre de la préparation des comptes annuels de par la vision d'ensemble qu'il fournit.

La balance âgée est également extraite de la comptabilité de l'entreprise mais s'intéresse aux échéances de règlement pour les fournisseurs et d'encaissements pour les clients. Son objectif est principalement orienté vers la gestion de la trésorerie de l'entreprise.

Présentation de la balance âgée

La balance âgée est un document comptable qui réunit soit les clients, soit les fournisseurs par date d'échéance. Cette balance a pour avantage de faire un suivi des tiers non soldés.

La balance âgée clients

Elle permet de faire un suivi des factures émises par une entreprise par une synthèse des créances clients échues ou à échoir. L'extraction de la balance âgée des clients est principalement utile pour assurer un suivi des encaissements et identifier les factures non payées. Ainsi, cette balance sert de support dans le cadre des opérations de relance des clients.

Ce document est également utilisé à la clôture des comptes pour procéder au contrôle de l'apurement des créances sur le début de l'exercice comptable suivant. Le cas échéant, cela peut donner la possibilité de déceler des risques de non-paiement et d'agir en conséquence aussi bien sur un plan juridique (relance) que sur un plan comptable (traitement des clients douteux).

La balance âgée fournisseurs

Elle permet le suivi des fournisseurs par échéance et ainsi repérer rapidement les retards de paiement. Selon le même principe que la balance âgée des clients, celle des fournisseurs présente les factures restant à devoir classées par échéance. Ce document peut être utilisé à des fins de gestion de la trésorerie pour apprécier les décaissements à venir. Il peut aussi permettre d'identifier un éventuel état de cessation des paiements.

L'intérêt de la balance âgée

La balance âgée n'est pas un document obligatoire comme le bilan ou le compte de résultat. Pourtant son intérêt n'est pas à sous-estimer auprès des entreprises.

Faciliter le suivi des règlements

La balance âgée trouve son intérêt dans le suivi des règlements. Qu'ils concernent les clients ou les fournisseurs, son avantage est de mettre en évidence tout retard de paiement et de pouvoir agir en conséquence.

Améliorer la visibilité de la trésorerie

Le deuxième avantage de la balance âgée est de permettre une optimisation dans la gestion de la trésorerie au quotidien. Son suivi permet d'améliorer les délais de règlements en réalisant des relances régulièrement mais également d'apprécier les décaissements à venir. La balance âgée peut ainsi jouer un rôle dans l'identification du besoin en fonds de roulement de l'entreprise au regard des délais de paiement des dettes fournisseurs et d'encaissements des créances clients.

Un budget de trésorerie pour anticiper

Grâce à la balance âgée, l'entreprise peut réaliser un budget de trésorerie par l'anticipation des créances et des dettes à venir. Une proactivité des finances de l'entreprise pour en optimiser sa gestion. Cette réactivité permettra de tenir la trésorerie de l'entreprise au mieux en identifiant notamment les potentiels découverts ponctuels et en mettant en place les solutions adaptées.

Exemple de balance âgée

Pour mieux comprendre son fonctionnement, nous vous proposons un exemple de la balance âgée fournisseurs et clients.

La balance âgée fournisseurs

Un exemple de balance âgée fournisseurs avec les échéances échues et à échoir :

Nom fournisseur

Total

Dettes échues

Dettes à échoir

0-30 jours

30-60 jours

60-120 jours

>120 jours

0-30 jours

30-60 jours

60-120 jours

>120 jours

Fournisseur A

Fournisseur B

Total

La balance âgée clients

Un exemple de balance âgée clients avec les échéances échues et à échoir :

Nom client

Total

Créances échues

Créances à échoir

0-30 jours

30-60 jours

60-120 jours

>120 jours

0-30 jours

30-60 jours

60-120 jours

>120 jours

Client A

Client B

Total

Attention

Pour un meilleur suivi avec la balance âgée, il est nécessaire d'avoir une saisie rigoureuse des dates d'échéances dans votre logiciel comptable. Sans cela, la balance âgée n'aura pas lieu d'être et ne permettra pas d'en faire un suivi optimum.