Comptabiliser les frais de déplacements : comptes 6251 ou 6256

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Les frais de déplacements des salariés sont à comptabiliser en charges dans un compte de racine 625. Ensuite, il convient d'étudier la nature du déplacement pour déterminer précisément le compte à utiliser entre le 6251 et le 6256.

Typologie de frais de déplacements

Dans le cadre de leurs activités professionnelles, les salariés peuvent être amenés à engager des frais de déplacement. D'un point de vue comptable, on distingue 2 comptes :

  • 6251 Voyages et déplacements ;
  • 6256 Missions.

Le compte 6251 a pour vocation de comptabiliser les frais de transports seuls auxquels ne s'inscrivent pas d'autres dépenses.

Le compte 6256 permet d'enregistrer un ensemble de dépenses supportées lors de déplacements professionnels : hébergement, restauration, transport...

A noter qu'il existe également le compte 6257 Réceptions qui permet de comptabiliser les dépenses liées à des frais de restauration notamment en cas d'invitation des clients à déjeuner.

Déductibilité des frais professionnels

Les frais de déplacement engagés par le personnel d'une entreprise sont en principe déductibles. Ils doivent être justifiés (existence d'une pièce justificative) et engagés dans l'intérêt de l'entreprise. Par ailleurs, ils ne doivent pas faire l'objet d'une exclusion de déductibilité prévue par les textes fiscaux.

Comptabilisation d'une note de frais

Les frais professionnels engagés par un salarié sont souvent répertoriés sur une note de frais qu'il complète, accompagnée des factures et quittances justificatives des dépenses, et qu'il transmet au service comptable de son entreprise pour obtenir remboursement.

La comptabilisation d'une note de frais peut se faire au crédit du compte 468 Divers comptes créditeurs et charges à payer (plan comptable 2025) ou compte 421 Personnel rémunérations dues. Le choix entre le compte 468 ou 421 dépend généralement de la façon dont ont été réglées les dépenses. Le compte 468 sera souvent utilisé pour comptabiliser les paiements avec une carte bancaire de l'entreprise mise à disposition du salarié et le compte 421 pour les frais avancés personnellement par les salariés.

Comment comptabiliser les frais de déplacement ?

A la réception de la note de frais :

Numéro de compte

Comptabilisation des frais de déplacement

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6251 ou
6256

 

Frais de déplacement avancés par le salarié

100¤

 

 

421

Personnel, rémunérations dues

 

100¤

Lors du règlement des frais au salarié :

Numéro de compte

Comptabilisation des frais de déplacement

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

421

 

Personnel, rémunérations dues

100¤

 

 

512

Banque

 

100¤

Compte 6251 : comptabiliser les frais de transports seuls : train, avion...

Lorsque les frais de déplacement sont uniquement des frais de transport, le compte à utiliser sera toujours le compte 6251 Voyages et déplacements.

Exemple de comptabilisation des frais de transport

Un commercial doit se rendre à un salon auquel l'entreprise participe. Le salon ne dure qu'une demi-journée et seuls les billets de train pour un montant total de 150¤ seront acquis. L'entreprise règle les billets de train directement à la SNCF.

Comment comptabiliser les frais de transport ?

Numéro de compte

Comptabilisation des frais de transport

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6251

Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon

150¤

512

Règlement des billets de train pour l'accès au stand du salon

150¤

Compte 6256 : comptabiliser les frais de déplacement en lien avec une mission

Lorsque les frais de déplacement forment un tout lié à une mission et comportent d'autres dépenses que les frais de transport, c'est-à-dire des frais de repas, des frais de chambres d'hôtel, le compte à utiliser est le compte 6256 Missions.

Ce compte de charges enregistre alors l'ensemble des frais liés à la mission, y compris, les frais de transport.

Exemple de comptabilisation des autres frais de déplacement

Un directeur juridique doit se rendre chez un important client étranger pour la signature d'un important contrat. Le voyage dure trois jours et le total des frais de transport, repas et hôtels, se monte à 3 000¤.

Comment comptabiliser les frais de déplacement ?

Numéro de compte

Comptabilisation des frais d'hôtel

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6256

Frais de déplacement à l'étranger

3000¤

512Frais de déplacement à l'étranger

3000¤

Particularités des frais de stationnement

Il sera nécessaire de distinguer suivant que la dépense de stationnement porte sur un parking ponctuel ou habituel (toujours le même espace de stationnement).

Les frais relatifs au stationnement peuvent être assimilés à des frais de transport et donc comptabilisés en compte 6251 lorsque la dépense est engagée seule et que le lieu de parking est occasionnel.

Il existe néanmoins une spécificité quant à la comptabilisation des frais de stationnement qui seraient liés à un contrat de location souscrit par l'entreprise pour disposer de places de stationnement. Dans ce cas, les frais ne sont pas considérés comme étant occasionnels et doivent être comptabilisés en 6135 Locations mobilières.

Exemple de comptabilisation des frais de stationnement

Le dirigeant d'une petite entreprise loue une place de parking à proximité de son magasin. Le contrat de location est annuel et le paiement se fait tous les mois. Le montant mensuel s'élève à 200¤.

Comment comptabiliser la location d'un parking ou d'un emplacement de stationnement ?

Numéro de compte

Comptabilisation du loyer de la place de parking

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6135

Loyer de la place de parking

200¤

512Loyer de la place de parking

200¤