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Frais de repas 2021 des salariés : limites d'exonération

Article écrit par Schmidt Sandra sur Twitter Schmidt Sandra sur LinkedIn (1683 articles)
Publié le
Modifié le 09/05/2021
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L'évaluation forfaitaire des avantages en nature nourriture évolue chaque année. Elle varie selon que le salarié est en déplacement professionnel ou non, prend ses repas dans les locaux de l'entreprise, mange à la cantine ou sur des chantiers.

Les barèmes d'évaluation des frais de repas des salariés sont mis à jour en janvier 2021 même si certains montants sont identiques à ceux de l'an passé.

Cette absence d'augmentation s'explique en partie par l'absence d'évolution du minimum garanti.

Le BOSS (bulletin officiel de la Sécurité sociale) apporte quelques précisions. Elles sont opposables depuis le 1er avril 2021.

L'employeur peut participer aux frais de nourriture de ses salariés, volontairement ou sur la base d'une disposition conventionnelle.

Tantôt avantages en nature soumis à cotisations, tantôt remboursements de frais, ils sont alors exonérés sous conditions.

 

Frais de repas 2021 : les précisions du BOSS

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale apporte des précisions sur les repas pris au restaurant et assimile les repas d'affaires à des frais professionnels. Pour les repas pris au restaurant, le BOSS précise ici que l'employeur doit apporter la preuve que le salarié en déplacement était contraint de prendre son repas au restaurant. Dès lors qu'il prend son repas dans sa voiture, c'est la limite des repas pris hors des locaux de l'entreprise qui s'applique.

Les dépenses engagées par les salariés à l'occasion des repas d'affaires sont des frais professionnels à compter du 1er avril 2021, sauf abus manifeste. Ils sont exclus de l'assiette des cotisations à condition :

  • d'être effectués dans l'intérêt de l'entreprise ;
  • d'avoir un caractère exceptionnel (irrégulier et limité) ;
  • d'être justifiés par des pièces comptables.

Ces pièces comptables doivent attester de la réalité des repas d'affaires, de la qualité des personnes qui y ont participé et du montant de la dépense supportée par le salarié.

D'autres précisions concernent les repas des chauffeurs routiers ou ceux des intérimaires, consultants de SSI et salariés portés (portage salarial).

 

Frais de repas 2021 : l'évaluation des avantages en nature nourriture lorsque l'employeur nourrit ses salariés

La fourniture de repas par l'employeur à ses salariés est obligatoire dans certaines professions comme les hôtels, cafés, restaurants, à condition que le salarié soit présent au moment des repas.

Ces repas viennent s'ajouter à la rémunération soumise à cotisations sociales mais leur évaluation peut être forfaitaire. On parle alors d'allocations forfaitaires.

Depuis le 1er janvier 2020, cette évaluation forfaitaire concerne aussi les assimilés salariés.

Frais de repas

 

L'évaluation de l'avantage en nature nourriture lorsque le salarié mange à la cantine

Lorsque les salariés mangent à la cantine et participent à hauteur de la moitié du montant du forfait, l'avantage en nature peut être négligé. Dans le cas contraire, il sera soumis à cotisations sociales.

Frais de repas

 

Limite d'exonération des titres-restaurant

Ces titres-restaurant peuvent être des Chèques Déjeuner, Pass Restaurant, Chèques Apetiz, Tickets Restaurants par exemple.

Frais de repas

La valeur faciale maximale du titre restaurant dépend alors du montant de la prise en charge par l'employeur et se situe entre 9,25 et 11,10¤.

Le complément sera soumis à cotisations sociales comme un avantage en nature.

 

Le salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail : limite d'exonération du panier repas

De nombreux salariés ont des horaires de travail décalés (de nuit, posté, en équipe...). Ils sont alors obligés de manger sur leur lieu de travail.

Les conventions collectives prévoient parfois le versement d'une « prime de panier » ou « panier repas ».

Cette participation de l'employeur aux frais engagés par les salariés est exonérée de cotisations sociales si elle ne dépasse pas certains seuils.

Au-delà, le complément est soumis à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Frais de repas

 

Le salarié est en déplacement professionnel et doit prendre son repas en-dehors des locaux de l'entreprise sans pouvoir rentrer chez lui

Lorsque le salarié en déplacement professionnel engage des frais supplémentaires loin de son lieu habituel de travail, les seuils d'exonération sont plus élevés.

Au-delà de ces seuils, les remboursements de frais sont soumis à cotisations sociales.

Le calcul d'une indemnité de repas dépend ici du nombre de jours de déplacement professionnel et de la distance.

Frais de repasFrais de repas


Des seuils d'exonération spécifiques aux départements et territoires d'Outre-mer et aux déplacements à l'étranger existent.

 

Les conditions d'exonération de cotisations sociales ou de déduction de l'impôt sur le revenu

Déduire les frais de nourriture engagés lors des déplacements des salariés est possible. Ils sont exonérés à condition que l'employeur renonce à la déduction forfaitaire spécifique à certaines professions.

La règle est la même pour les frais kilométriques et les repas pris à domicile ne sont jamais exonérés et ne sont pas considérés comme des frais professionnels sur la fiche de paie.

Les dépenses supplémentaires remboursées par l'employeur ne sont pas exonérées et apparaissent sur le bulletin de paie.

En matière d'impôt sur le revenu, la déduction des frais de repas pris à domicile, après soustraction de la part patronale des titres-restaurant, est possible lorsque le salarié opte pour les frais réels.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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