Les dettes financières qui figurent au passif du bilan peuvent être de deux natures :
- à court terme (d'une durée inférieure à un an). Ce sont sont les concours bancaires courants, ou encore les découverts bancaires, immédiatement exigibles par la banque ;
- à moyen ou long terme (d'une durée supérieure à 1 an). Ce sont les emprunts bancaires, pour lesquels il existe en général un échéancier de remboursement auprès de l'établissement prêteur.
A réception du montant emprunté, il convient d'enregistrer les différentes écritures afférentes à l'emprunt. On utilise les comptes suivants :
- 164 pour l'emprunt ;
- 661 pour les intérêts ;
- 1688 pour les intérêts courus ;
- 616 pour l'assurance.
Avec la crise sanitaire, certains échéanciers ont parfois été modifiés pour faciliter les remboursements, notamment en cas de difficultés de trésorerie.
Il faut alors se référer au tout dernier tableau d'amortissement pour procéder à un ajustement à la clôture de l'exercice. Pour rappel, le compte 16 enregistre toujours le capital restant dû.
L'emprunt est une chose ou une somme d'argent reçue à titre de prêt. En vertu de l'article 941-16 du plan comptable général (PCG), il est comptabilisé au crédit d'un compte 16 (par le débit du compte 512 le plus souvent) au moment du déblocage des fonds. Au moment du remboursement, il s'agit de débiter le compte 16 par le crédit du compte 512 banque.
Les remboursements comprennent généralement une fraction du capital, les intérêts et une assurance. Ces éléments seront comptabilisés séparément, en utilisant les comptes susmentionnés.
Pour le bon suivi de l'apurement de la dette, à chaque emprunt contracté doit correspondre un compte 16 distinct.
Enfin, à la fin de l'exercice, il faudra tenir compte des intérêts courus.
Comptabiliser le versement d'un emprunt ou déblocage du prêt par une banque
Les écritures comptables passeront par des subdivisions du compte 16 « emprunts et dettes assimilées » avec notamment :
- les emprunts obligataires (compte 161 et compte 163) ;
- en compte 164, les emprunts auprès des établissements de crédit dont les banques ;
- les intérêts courus (compte 1688).
Le PCG permet aussi de créer des sous-comptes pour distinguer :
- les contrats de prêt contractés en France et ceux contractés à l'étranger (en devises) ;
- les échéances à long, moyen et court termes ;
- les fonds obtenus auprès d'entités liées ou avec lesquelles elles ont un lien de participation.
Il est comptabilisé au moment de la mise à disposition des fonds par le prêteur. Les frais de dossier et autres frais liés seront comptabilisés en compte 627.
Comment comptabiliser le déblocage d'un prêt ?
Pour comptabiliser le déblocage d'un prêt accordé par la banque (emprunt bancaire), il faut créditer le compte 164 et débiter le compte 512.
Comptabiliser les remboursements d'emprunt
Les annuités de remboursement d'emprunt comprennent généralement des intérêts, une part de remboursement du capital et l'assurance.
Si l'emprunt et le remboursement du capital n'impactent pas le résultat (bénéfice ou perte) de l'entreprise, les intérêts et les mensualités d'assurance seront déduits du résultat comptable. Si l'emprunt a été contracté dans l'intérêt de l'entreprise (et non dans l'intérêt de l'exploitant ou de sa famille), la déductibilité sera aussi fiscale.
Les intérêts des emprunts seront comptabilisés en compte 6616 « charges d'intérêts », un compte de charges financières.
L'assurance sera comptabilisée en compte 616.
La comptabilisation du remboursement d'emprunt se fera au moment du règlement ou par ajustement en fin d'exercice selon les informations disponibles au moment de la comptabilisation du versement ou de la volonté de l'entreprise.
Exemple : comptabiliser les remboursements de l'emprunt avec un tableau d'amortissement annuel
La première annuité de remboursement de 934,59¤ est prélevée le 15 juin N. Les informations ne sont pas disponibles sur le relevé. Le tableau d'amortissement de l'emprunt fait apparaître un capital restant dû après l'annuité du 15/12, de 44 606,71¤.
Numéro de compte | Échéance du 15/06/N | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
164 |
| Remboursement banque X Mois/N | 934,59¤ |
|
| 512 | Remboursement banque X Mois/N |
| 934,59¤ |
Au 31 décembre, ce sont 7 annuités qui auront été prélevées par la banque. On obtient donc 175¤ d'assurance, 5 393,29¤ de capital remboursé (50 000 - 5 393,29 = 44 606,71¤) et 973,84¤ d'intérêts par différence.
Numéro de compte | Tableau d'amortissement à la clôture | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
661600 |
| Intérêts et assurance banque X | 937,84¤ |
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| 616 |
| Intérêts et assurance banque X | 175,00¤ |
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| 164 | Intérêts et assurance banque X |
| 1148,84¤ |
Comptabiliser les intérêts courus d'un emprunt
Les intérêts d'emprunt d'un exercice sont tous les intérêts qui courent jusqu'à la date de clôture. Le PCG préconise donc de comptabiliser les intérêts courus que verserait l'entreprise si une annuité supplémentaire était payée à la date de clôture (principe comptable de l'image fidèle).
Le calcul des intérêts courus se fait en fin d'exercice à l'aide du tableau d'amortissement fourni par la banque. Dans le contexte particulier de la crise sanitaire, il peut arriver qu'une banque émette plusieurs tableaux. Il faudra alors toujours se référer au dernier tableau obtenu.
Ces intérêts courus, comptabilisés au débit du compte 6616 et au crédit du compte 1688, sont ensuite contre passés à l'ouverture de l'exercice suivant.