Bilan comptable : gagner du temps avec le fast close

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La période fiscale est une période difficile pour beaucoup de comptables, en entreprise ou en cabinet. Tous ne la vivent pas de la même manière.

Le fast close est souvent vu comme une solution qui permet à la fois de gagner du temps et d'améliorer la qualité des comptes.

Mieux préparés, les professionnels terminent alors leur bilan ou leur situation (mensuel, trimestriel, semestriel, ou annuel) en quelques jours à peine pour les plus aguerris.

Qu'est-ce que le fast close ?

Le fast close est une technique qui permet d'accélérer et de fiabiliser le processus de clôture des comptes. C'est une manière de faire rapidement un bilan comptable.

Clôture rapide des comptes : qu'appelle-t-on le fast close ?

La technique n'est pas nouvelle. Elle est utilisée depuis de nombreuses années par les entreprises pour produire des comptes annuels fiables dans les jours qui suivent la date de clôture.

La démarche d'accélération du processus de clôture des comptes est appelée fast close et permet :

  • une réduction des délais de clôture comptable (pour permettre une publication plus rapide des résultats) ;
  • une amélioration de la qualité des informations financières produites.

Il s'agit de diminuer les anomalies en utilisant l'expérience acquise au cours des précédentes clôtures qui sont parfois mensuelles. C'est un signe de performance des équipes comptables des entreprises et des cabinets.

De plus en plus d'entreprises et de cabinets utilisent cette technique, quel que soit le secteur d'activité. Le fast close leur permet :

  • de tirer les leçons du passé et de se focaliser sur l'avenir ;
  • d'avoir accès aux résultats, bénéfices ou pertes, et de pouvoir analyser les écarts avec les prévisions dans les jours qui suivent la clôture des comptes ; 
  • d'améliorer l'image de leur entreprise.

Voici quelques pistes de réflexion pour améliorer la clôture des comptes et entrer dans une démarche de fast close sans tomber dans le piège du manque de ressources ou d'un projet trop ambitieux.

Fast close : une préparation dès la saisie comptable ?

Pour mener à bien un projet de fast close, il faut aussi éviter de tomber dans le piège du « garbage in, garbage out » (un déchet à l'entrée, reste un déchet à la sortie).

Une bonne tenue facilite et accélère la révision ultérieure. Ce n'est pas nouveau.

Pour éviter les recherches chronophages, il est possible d'adapter le plan de comptes de l'entreprise et d'insérer des informations complémentaires dans les libellés. En présence de plusieurs emprunts, il est par exemple possible d'ajouter le montant du remboursement mensuel pour limiter les erreurs de saisie.

L'étape suivante consiste à utiliser et maîtriser les fonctionnalités de son logiciel ou du système d'information. L'import de fichiers Excel, les factures scannées, les accélérateurs de saisie avec calcul automatique des montants hors taxes à partir du TTC en sont des exemples.

Fast close et accélération des travaux d'arrêté des comptes

La mise en place d'une démarche de fast close pour la production des comptes et l'amélioration de la communication financière passe par l'expérience. Il s'agit de réaliser le maximum de clôtures pour pouvoir cibler les éléments qui posent problème avant d'améliorer la qualité des informations récoltées.

Elle permet d'utiliser l'expérience et la pratique régulière pour accélérer et fiabiliser les travaux.

L'étape suivante consistera à tirer parti de ses erreurs, se remettre en question et améliorer le processus pour la clôture suivante.

Banaliser les opérations de clôture : l'expérience pour clôturer les comptes plus vite

Le fast close permet d'utiliser l'expérience acquise pour améliorer la qualité des travaux. Elle reste un facteur non négligeable d'accélération.

Augmenter la fréquence des clôtures comptables permet donc d'améliorer l'expérience des collaborateurs dans ce domaine. C'est possible grâce aux clôtures intermédiaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles.

Fast close et pré-clôture pour lister les anomalies avant la clôture définitive

La pré-clôture est une pratique qui consiste à anticiper la future clôture des comptes par l'intermédiaire d'une véritable simulation des opérations qui seront réalisées au moment de la clôture annuelle. Elle peut compléter ou remplacer les situations comptables.

Elle peut être réalisée en novembre ou décembre, à un moment où les travaux à réaliser au sein des cabinets et des entreprises sont moins nombreux. Elle permet aussi la réalisation d'un plan d'action ou d'un planning de clôture destiné à la fonction finance ou au collaborateur chargé de la clôture.

Toutes les tâches prévues par le planning de clôture (lorsqu'il existe) seront effectuées à ce moment et le planning de clôture sera ajusté en fonction des difficultés rencontrées afin de ne pas répéter les mêmes erreurs lors de la clôture définitive.

Les problèmes rencontrés lors des dix ou onze premiers mois seront ainsi traités et éliminés plus rapidement.

L'importance d'une bonne communication entre les acteurs

L'optimisation des processus passe par la communication entre les acteurs.

Ne pas attendre la clôture pour réclamer des pièces manquantes à un client permettra d'éviter de longues recherches considérées parfois comme étant sans grand intérêt et de moindre importance par le simple fait que ces informations n'ont pas été réclamées plus tôt.

Il s'agit ici d'obtenir le maximum d'informations beaucoup plus tôt.

Limiter les travaux à faible valeur ajoutée

Le principe d'importance relative consiste à donner les informations considérées comme significatives et qui ont un impact sur la prise de décision. On parle aussi de seuil de signification.

Faire porter les efforts sur les travaux à forte valeur ajoutée ou qui ont un réel impact sur les comptes conduit inévitablement à se poser des questions relatives :

  • au degré de précision et de qualité obtenu ;
  • à l'impact d'une anomalie sur les comptes.

Lister les difficultés rencontrées au moment de la clôture des comptes précédente

Dossier par dossier, cycle par cycle et au fur et à mesure des différentes clôtures, il peut paraître opportun de lister les difficultés rencontrées et les points auxquels il conviendra de porter une attention particulière l'an prochain.

Chaque clôture servira alors à réduire les délais et à améliorer la qualité des informations produites lors des clôtures suivantes. C'est un processus permanent qu'il faut mettre en place.



Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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