Règles de facturation et mentions obligatoires

Les règles en matière de facturation sont édictées par les articles L441-1 et suivants du code de commerce. Les mentions obligatoires figurent, depuis une ordonnance du 24 avril 2019, à l'article L441-9.

Elles s'appliquent avec les règles prévues par le code général des impôts pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui les complètent.

L'ordonnance clarifie les règles commerciales et fiscales de facturation et prévoit deux mentions complémentaires, destinées à faciliter le respect des délais de paiement et limiter les retards de paiement. Ces mentions concernent autant les factures électroniques que les factures papier.

La date du 1er octobre 2019 marque la fin du délai laissé aux professionnels pour se mettre en conformité.

Les obligations en matière de facturation : une clarification

Les règles de facturation entre professionnels figurent à la fois dans le code de commerce et dans le code général des impôts. L'ordonnance harmonise la formulation de certaines règles entre les deux codes pour clarifier les règles.

Si le vendeur est toujours tenu de délivrer la facture et l'acheteur tenu de la lui réclamer, la date d'émission de la facture est désormais celle du code général des impôts par renvoi depuis le code de commerce..

Les factures sont émises dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de service. La livraison du bien est le transfert du pouvoir de disposer du bien corporel comme un propriétaire.

Auparavant, le code de commerce faisait seulement référence à la réalisation de la vente ou de la prestation de service pour ces factures établies en double exemplaire.

Les mentions obligatoires sur les factures : 2 nouveautés

Les deux nouvelles mentions qu'ajoute l'ordonnance n°2019-359 sont l'adresse de facturation de l'acheteur et du vendeur lorsqu'elles diffèrent de l'adresse principale (siège social) et le numéro de bon de commande préétabli par l'acheteur.

La nouvelle adresse permet d'adresser les factures directement au service compétent des petites et moyennes entreprises ou PME et des grandes entreprises. Le numéro du bon de commande doit en faciliter le traitement pour limiter les délais de paiement.

Les autres mentions obligatoires restent inchangées. Le droit commercial prévoit :

• le nom des parties ;
• l'adresse du siège (ou de facturation si différente) ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;
• la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA ;
• les réductions de prix acquises à la date de la vente ou prestation de services ;
• la date limite de règlement ;
• les conditions d'escompte ;
• le taux des pénalités exigibles le lendemain de la date limite de paiement ;
• le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement ;
• le bon de commande.

Le code général des impôts ajoute notamment les mentions relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et celles relatives aux exonérations. Parmi ces mentions figurent :

• le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur ;
• le numéro de TVA intracommunautaire de l'acheteur ;
• le numéro unique de la facture basé sur une séquence chronologique et continue ;
• le taux de taxe sur la valeur ajoutée ou le bénéfice d'une exonération (telle que la référence à l'article 293B du CGI pour les auto entrepreneurs) ;
• le montant de la taxe à payer ;
• le montant hors taxe et le montant de TVA par taux ;
• éventuellement les mentions autoliquidation ou autofacturation le cas échéant.

Date d'entrée en vigueur des nouvelles dispositions

Ces 2 nouvelles mentions, à l'instar de toutes les dispositions qui concernent la facturation, s'appliquent depuis le lendemain de la publication de l'Ordonnance au journal officiel sous réserve des mesures transitoires.

Deux délais ont été laissés aux professionnels pour s'adapter aux nouvelles règles et accessoirement, vérifier la mise à jour de leur logiciel de facturation.

Le premier délai concerne les factures émises hors convention entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services. Le délai d'adaptation se termine le 30 septembre.

Les nouvelles mentions s'appliquent à toutes les factures émises à compter du 1er octobre 2019.

Le second délai concerne les conventions conclues entre fournisseurs et distributeurs ou prestataires de services en cours à la date de publication de l'ordonnance. Les parties ont jusqu'au 1er mars 2020 pour se mettre en conformité.

Délai de conservation des factures

L'article R441-3 du code de commerce ne donne plus de délai de conservation. Il renvoie au CGI.

Le délai de conservation est ainsi harmonisé et correspond à la fin de la 3è année civile qui suit celle au titre de laquelle l'impôt sur les sociétés ou la TVA est due.

Ce délai de reprise de l'administration fiscale qui correspond désormais au délai minimum de conservation peut aller bien au-delà de trois années en plus de l'année en cours. Il peut être élargi en cas de fraude, d'activités occultes, de flagrance fiscale ou encore d'omission ou d'insuffisance d'imposition découverte dans le cadre d'un litige.

Rappelons également que l'article L123-22 du code de commerce oblige à conserver les documents commerciaux et pièces justificatives pendant une durée de 10 ans minimum après la clôture de l'exercice comptable.

En pratique, c'est ce dernier délai qui devrait être retenu.