La facture est un document fournissant le détail des biens ou services vendus, notamment la nature, la quantité, le poids, la qualité etc. Il s'agit aussi d'un document ayant une fonction juridique, commerciale, comptable ou encore fiscale.
En effet, la facture permet d'une part de justifier l'existence d'une vente ou prestation et d'autre part d'en exiger le prix (fonction juridique). De plus, elle permet de détailler les conditions de la vente ou de la prestation (fonction commerciale). En outre, elle sert de justificatif comptable pour l'établissement des comptes annuels d'une société (fonction comptable).
Pour les professions libérales, on parle de note d'honoraires et non de facture, même si elle répond aux mêmes obligations.
Enfin, elle indique la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et permet d'établir celle qui doit être collectée par le vendeur et celle potentiellement déductible pour l'acheteur (fonction fiscale).
Les règles en matière de facturation sont édictées par l'article L441-9 du Code de commerce.
Elles se combinent aussi avec les règles prévues par le code général des impôts (CGI) pour les assujettis à la TVA.
L'ordonnance du 24 avril 2019 a clarifié les règles commerciales et fiscales de facturation et prévoit deux mentions complémentaires, destinées à faciliter le respect des délais de paiement et limiter les retards de paiement. Ces mentions concernent autant les factures électroniques que les factures papier.
D'ailleurs, la facturation électronique devrait se généraliser à compter du 1er janvier 2027 (initialement prévue pour juillet 2024). Déjà obligatoire pour les entités publiques, elle le deviendra progressivement pour tous les professionnels et ce de manière progressive pour les différentes entreprises. La loi de finances pour 2024 fixe le calendrier suivant concernant l'obligation d'émission des factures électroniques :
- le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
L'obligation de recevoir s'applique pour l'ensemble des entreprises à compter du 1er septembre 2026.
Les dates prescrites pourront être repoussées de 3 mois le cas échéant.
Le report de la mise en application de la facturation électronique et de la transmission des données, ainsi que l'introduction de nouvelles mentions obligatoires sur les factures, est confirmé par un décret du 25 mars 2024 (décret n°2024-266 du 25 mars 2024).
Concernant la facture électronique, Compta Online propose un dossier complet.
Les obligations en matière de facturation
Les règles de facturation entre professionnels figurent à la fois dans le Code de commerce et dans le Code général des impôts (CGI). L'ordonnance a harmonisé la formulation de certaines règles entre les deux codes pour clarifier les règles.
Lorsque le client est un professionnel, une facture doit être obligatoirement établie pour chaque vente de bien ou prestation.
Le vendeur et l'acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de facture dans le délai prescrit par le CGI, à savoir 10 ans (la facture papier est rédigée en double exemplaire).
La facture est le plus souvent émise par le vendeur ou le prestataire, mais il arrive que d'autres personnes émettent des factures. C'est notamment le cas du représentant fiscal lorsque le vendeur ou prestataire est établi hors de l'Union européenne. La facture peut aussi être émise par le client lui-même ou un tiers, lorsque le vendeur ou prestataire l'autorise expressément par un mandat.
Les factures sont émises dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de service. La livraison du bien est le transfert du pouvoir de disposer du bien corporel comme un propriétaire.
Toutefois, il est possible d'émettre la facture à une autre échéance dans les cas suivants :
- pour une livraison de biens exonérés de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celle au cours duquel la livraison intervient ;
- pour une prestation de service dont la TVA doit être versée au client, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée ;
- lorsque l'entreprise réalise plusieurs ventes ou prestations pour le compte d'un même client, la facture peut être émise au plus tard à la fin du mois au cours duquel les ventes ou prestations ont été réalisées (cela concerne les ventes pour lesquelles la TVA est exigible le mois au cours duquel l'opération a été réalisée).
Traditionnellement, la facture est émise sous forme papier, même si elle a vocation à disparaître puisque la facturation électronique sera obligatoire d'ici l'horizon 2026. La devise peut être différente de l'euro, à l'exception du montant de la TVA.
De plus, une facture ne peut faire l'objet d'une rectification. En effet, en cas d'erreur, une nouvelle facture doit être adressée au client rectifiant la précédente qui est annulée (l'annulation doit être mentionnée expressément sur la nouvelle facture). Cette nouvelle facture comporte le même numéro que l'ancienne faisant l'objet de l'erreur. Le cas échéant, une note d'avoir est établie si une remise a été accordée.
Enfin, des sanctions sont applicables en cas de non respect des règles de facturation. En principe, pour un manquement à l'obligation de facture, une entreprise individuelle encourt une amende de 50% de la facture plafonnée à 75 000¤ d'amende et 375 000¤ pour une société. En cas de récidive, ces sanctions sont doublées (respectivement jusqu'à 150 000¤ et 750 000¤). Lorsque l'opération a été comptabilisée, l'amende est réduite à 5% et plafonnée à 37 500¤. De plus, les amendes ne sont pas dues en cas de première infraction commise au cours de l'année civile en cours et des 3 années précédentes, lorsque l'infraction a été spontanément réparée ou dans un délai de 30 jours après la première demande de l'administration.
Les simples omissions ou inexactitudes sont sanctionnées d'une amende de 15¤ chacune, sans pouvoir dépasser le seuil de 25% du montant de la facture. Lorsque l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est de 50% de la facture. Néanmoins, les amendes ne sont pas dues en cas de première infraction commise au cours de l'année civile en cours et des 3 années précédentes, lorsque l'infraction a été spontanément réparée ou dans un délai de 30 jours après la première demande de l'administration.
Les ventes ou prestations fictives sont sanctionnées d'une amende de 50% du montant de la facture. Si la preuve contraire est apportée et que l'opération est correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5%.
Les mentions obligatoires sur les factures
Les mentions obligatoires prévues par le Code de commerce sont les suivantes :
- la numérotation de la facture ;
- le nom des parties ;
- l'adresse des parties (ou de facturation si différente) ;
- mention pour le vendeur ou le prestataire de la forme sociale de la société ;
- immatriculation au RCS ;
- la date de la vente ou de la prestation de services ;
- la date de l'émission de la facture ;
- la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA ;
- les réductions de prix acquises à la date de la vente ou prestation de services ;
- la date limite de règlement ;
- les conditions d'escompte ;
- le taux des pénalités exigibles le lendemain de la date limite de paiement ;
- le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40¤) ;
- le numéro du bon de commande.
Le CGI ajoute les mentions en matière de TVA et d'exonération le cas échéant :
- le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur ;
- le numéro de TVA intracommunautaire de l'acheteur ;
- le numéro unique de la facture basé sur une séquence chronologique et continue ;
- le taux de TVA ou le bénéfice d'une exonération (telle que la référence de la franchise en base de TVA prévue l'article 293B du CGI pour les auto entrepreneurs) ;
- le montant de la taxe à payer ;
- le montant hors taxe et le montant de TVA par taux ;
- la mention « membre d'un assujetti unique » le cas échéant ;
- éventuellement les mentions autoliquidation ou autofacturation le cas échéant.
À compter de la date d'entrée en vigueur de la réforme de la facture électronique, de nouvelles mentions devront obligatoirement être ajoutées sur une facture (article 242 nonies A de l'annexe II du CGI) :
- le numéro SIREN ;
- l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
- l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
- le paiement de la TVA d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Délai de conservation des factures
Les factures doivent être conservées par la société émettrice, puisque ces dernières sont notamment des justificatifs comptables et fiscaux. D'ailleurs, elles doivent en principe être rangées chronologiquement et les dates d'émissions et leur numérotation doivent être cohérentes.
L'administration dispose de la faculté d'engager un contrôle dans un certain délai, qui correspond à la fin de la 3è année civile qui suit celle au titre de laquelle l'impôt sur les sociétés ou la TVA est due. Il s'agit du délai de reprise de l'administration fiscale, lui permettant d'engager un contrôle et de potentiellement rectifier les impôts dus par la société.
Ce délai de reprise de l'administration fiscale peut aller bien au-delà de trois années en plus de l'année en cours. Il peut être élargi en cas de fraude, d'activités occultes, de flagrance fiscale ou encore d'omission ou d'insuffisance d'imposition découverte dans le cadre d'un litige.
Le délai de conservation des pièces justificatives comptables prévu par le CGI est de 6 ans.
Rappelons également que l'article L123-22 du Code de commerce oblige à conserver les documents commerciaux et pièces justificatives pendant une durée de 10 ans minimum après la clôture de l'exercice comptable.
En pratique, c'est ce dernier délai qui doit être retenu pour la conservation des factures.