Les congés payés sont une période de repos pendant laquelle les salariés sont dispensés d'exécuter leur prestation de travail. Cette période de repos est prévue par le Code du travail et doit être respectée sous peine d'engendrer des conséquences, notamment en cas d'accident du travail.
De nombreuses règles relatives aux congés payés figurent dans le Code du travail ou dans le plan comptable général. En droit du travail, ces règles concernent :
- l'acquisition des congés payés par les salariés ;
- les règles à respecter pour la prise des congés ;
- le calcul de l'indemnité de congés payés.
L'acquisition des congés payés
L'acquisition des congés payés se fait en principe sur 12 mois qui ne correspondent pas à l'année civile mais à une période de référence.
Cette période de référence est la période qui va du 1er juin au 31 mai de l'année suivante. Parfois, lorsque l'entreprise fait appel à une caisse de congés payés, la période de référence peut être celle qui va du 1er avril au 31 mars.
Le calcul des congés acquis ou pris par le salarié dépendra en partie de cette période de référence.
La durée des congés payés est déterminée à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale du congé puisse excéder 30 jours ouvrables, soit 5 semaines.
Le calcul est le suivant :
2,5 jours x 12 mois = 30 jours ouvrables
6 jours ouvrables = 1 semaine du lundi au samedi
30 jours ouvrables = 5 semaines
Qu'est-ce qu'un jour ouvrable ?
On entend par jour ouvrable chaque jour de la semaine à l'exception du dimanche ou du jour de repos hebdomadaire qui le remplace dans la semaine, et des jours fériés. Donc, sauf jour férié, la semaine compte 6 jours ouvrables.
Suite aux décisions de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 qui, s'appuyant sur la législation et la jurisprudence européenne, ont écarté les dispositions du droit français en matière d'acquisition des CP en cas de maladie, la loi « DDADUE » du 24 avril 2024 a profondément renforcé les droits des salariés en cette matière.
Ainsi, tout d'abord, les salariés peuvent désormais acquérir des CP pendant un arrêt de travail pour maladie (ou accident) quelle qu'en soit l'origine, professionnelle ou non. Seule différence :
- en cas d'arrêt d'origine professionnelle, les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables par mois (soit une durée totale de 30 jours par an) ;
- en cas d'arrêt d'origine non professionnelle, ils n'acquièrent que 2 jours ouvrables par mois (soit une durée totale de 24 jours ouvrables par an).
Ensuite, les salariés peuvent reporter leurs CP non pris en raison d'une maladie ou d'un accident (professionnel ou non) dans le délai limite de 15 mois.
En outre, dans le mois de la reprise du travail, l'employeur doit informer le salarié sur le nombre de jours de CP acquis et sur la date limite de report.
Enfin, et surtout, ces nouvelles règles sont rétroactives au 1er décembre 2009 pour les arrêts maladie non professionnels, ce qui autorise, le cas échéant, les salariés à agir en paiement d'un rappel d'indemnité compensatrice de CP (sous réserve des divers délais de prescription ou de forclusion). Les conséquences comptables de cette rétroactivité sont évoquées en fin d'article.
Décompte des congés payés pris
Le décompte du nombre de jours de congés payés pris par un salarié s'effectue en jours ouvrables.
Lorsque, dans une entreprise, l'horaire hebdomadaire est réparti sur 5 jours seulement, le lundi ou le samedi étant chômé, ce lundi ou ce samedi demeure un jour ouvrable, pris en compte pour le calcul de la durée des congés.
Le premier jour de congé décompté est le premier jour où le salarié aurait dû normalement travailler. A contrario, le dernier jour ouvrable de la période de congés doit être pris en compte pour le calcul des jours de congé même s'il correspond à une journée non travaillée dans l'entreprise.
Quelle est l'incidence d'un jour férié pendant le congé ?
Si ce jour férié habituellement chômé dans l'entreprise coïncide avec un jour ouvrable normalement travaillé dans l'entreprise, il ne sera pas décompté en jour de congé.
L'indemnité de congés payés
Il existe deux sortes d'indemnité de congé :
- l'indemnité normale, due pour le congé qui a été effectivement pris ;
- l'indemnité compensatrice de congés payés qui, comme son nom l'indique, est destinée à rémunérer à titre compensatoire un congé qui n'a pas été effectivement pris. (souvent versée en fin de contrat).
Même si leur mode de calcul est très similaire, les deux indemnités n'apparaissent pas de la même manière sur la fiche de paie du salarié.
L'article L.3141-22 prévoit deux modes de calcul pour l'indemnité de congés payés :
- la règle du dixième (I de l'article L.3141-22) ;
- le maintien de salaire (II de l'article L.3141-22).
Pour chaque salarié, le calcul de l'indemnité de congés payés pris par le salarié se fera toujours selon la méthode la plus favorable pour ce dernier.
La comptabilisation des congés payés
En comptabilité, les congés payés feront l'objet de deux écritures distinctes. La première écriture concerne la prise de congés payés par les salariés, et la seconde écriture concerne les droits à congés, acquis par les salariés à la clôture de l'exercice. On parle alors souvent de provision pour congés payés.
Comptabilisation de la provision pour congés payés en fin d'exercice
La provision pour congés payés est comptabilisée en fin d'exercice.
Le montant de l'indemnité de congés estimé figure au débit du compte 6412 Rémunération du personnel - congés payés et au crédit du compte 4282 Dettes provisionnées pour congés payés.
Les montants des charges sociales et fiscales estimés doivent être respectivement au débit des comptes 645 Charges sociales et 631 ou 633 Impôts et taxes sur rémunérations et au crédit respectivement des comptes 4382 Organismes sociaux - charges sociales sur congés payés et 4482 Charges fiscales sur congés payés.
Numéro de compte | Libellé écriture | Débit | Crédit |
6412 | Provision pour congés payés | x | |
4282 | Provision pour congés payés | x | |
645 | Charges sociales sur provision pour congés payés | x | |
631/633 | Charges fiscales sur provision pour congés payés | x | |
4382 | Charges sociales sur provision pour congés payés | x | |
4482 | Charges fiscales sur provision pour congés payés | x |
Comptabilisation des congés payés au moment de la prise des congés payés par le salarié
Les congés payés pris par les salariés sont comptabilisés en même temps que la paie mensuelle.
Le mois de la prise de congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DSN.
Le compte 6411 correspond alors à la DSN et le compte 6412 ne sert que pour la provision de congés payés en fin d'exercice.
Le montant brut correspondant à l'indemnité de congés payés est inscrite au débit du compte 6411 Rémunérations du personnel - salaires et appointements, les charges sociales patronales sont au débit des comptes 645 Charges de Sécurité sociale et de prévoyance et la contrepartie est inscrite au crédit du compte 421 Personnel - rémunérations dues pour le montant net et la différence dans les comptes des organismes sociaux 43.
Numéro de compte | Libellé écriture | Débit | Crédit |
6411 | Congés payés bruts pris par le salarié | x | |
645 | Charges sociales patronales sur congés payés | x | |
421 | Congés payés nets pris par le salarié | x | |
43 | Charges sociales pour congés payés | x |
Conséquences comptables des nouvelles règles d'acquisition des CP en cas d'arrêt maladie
La loi nouvelle et sa rétroactivité impliquent une analyse des situations au cas par cas, en suivant les distinctions suivantes.
Ancien salarié (arrêt de travail antérieur)
- régularisation spontanée par l'entreprise : les sommes portées sur le bulletin de paie constituent une dette => comptes 42/43/44 ;
- demande d'indemnisation du salarié : en cas d'accord de l'entreprise avec la somme demandée, celle-ci (à faire figurer sur le bulletin de paie qui est à établir avant la clôture) constitue une dette => comptes 42/43/44 ; durant l'étude de la demande, la somme constitue une charge à payer (comptes 423/438) ou une provision (compte 15) selon le degré d'incertitude ;
- aucune demande d'indemnisation du salarié : provision (compte 15) en cas de sortie de ressources probable ou certaine, ou passif éventuel dans le cas inverse.
Salarié présent dans l'effectif
- arrêt de travail en cours : charges à payer en tant que sommes dues aux salariés (avec charges sociales afférentes) => comptes 4282/4382 ;
- arrêt de travail antérieur :
- régularisation spontanée par l'entreprise : régularisation constituant des charges à payer en tant que sommes dues aux salariés => comptes 4282/4382 ;
- demande d'indemnisation du salarié : la somme demandée constitue une charge à payer (comptes 4282/4382) si l'entreprise est d'accord avec son montant, mais une provision (compte 15) ou une charge à payer (comptes 423/438) selon le degré d'incertitude durant l'étude de la demande ;
- aucune demande d'indemnisation du salarié : provision (compte 15) en cas de sortie de ressources probable ou certaine, ou passif éventuel dans le cas inverse.