La dernière fiche de paie d'un salarié est toujours un peu particulière. Elle est la base du reçu pour solde de tout compte, que devra signer le salarié.
Ce reçu accompagne le certificat de travail et l'attestation destinée à France Travail (anciennement Pôle emploi).
Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées lors de la rupture du contrat de travail (L1234-20 du Code du travail). Il est remis au salarié qui signe le reçu et peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature. Il atteste des sommes versées au salarié.
Au-delà de cet aspect, beaucoup se demandent ainsi comment vérifier que cette dernière paie est juste mais la vérifier peut s'avérer relativement complexe. Il en est de même du gestionnaire de paie qui se doit d'avoir un minimum de connaissances pour établir cette dernière paie correctement.
Quels sont les documents nécessaires au calcul du solde de tout compte ou à sa vérification ?
Les premiers documents à rassembler sont généralement les 12 dernières fiches de paie au minimum. Elles serviront comme feuille de calcul du solde de tout compte pour les indemnités de licenciement, indemnités de rupture conventionnelle ou indemnités de départ à la retraite notamment.
Si tous les congés payés n'ont pas été pris par le salarié, sa dernière fiche de paie fera apparaître une indemnité compensatrice de congés payés sauf si son employeur fait appel à une caisse de congés payés (BTP...). Cette indemnité est calculée en fonction des périodes de référence. Si les congés payés s'étalent sur deux périodes, il faudra consulter les fiches de paie correspondantes.
La période de référence des congés payés s'étend du 1er juin au 31 mai de l'année suivante. Le calcul du solde de tout compte se fait à partir de toutes les périodes de référence non soldées au moment du départ du salarié. Il peut arriver que ce calcul nécessite les 24 dernières fiches de paie ou plus pour obtenir les congés payés.
Les logiciels de paie permettent bien évidemment de sortir des états qui correspondent exactement aux périodes concernées ou cumulent les 12 derniers mois avec suffisamment de précision pour faciliter les calculs sans avoir à additionner toutes les fiches de paie. Les noms de ces états peuvent varier d'un logiciel à l'autre (fiche individuelle, livre de paie par salarié par exemple).
Comment se calcule le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte est le cumul des sommes qui figurent sur la dernière fiche de paie du salarié. Il comprend le salaire brut déduction faite des absences éventuelles, les autres accessoires du salaire et les indemnités de rupture du contrat de travail. Chaque indemnité de rupture obéit à ses propres règles de calcul.
Les charges sociales salariales sont déduites de ce montant, de même que le prélèvement à la source.
Quels sont les éléments qui entrent dans le calcul du solde de tout compte du CDI ?
Le calcul du solde de tout compte d'un salarié dépend d'abord de la nature de la rupture du contrat de travail. En effet, les sommes dues au salarié ne sont pas les mêmes selon que le CDI est rompu en raison d'une démission, d'un licenciement pour faute simple, grave ou lourde, d'une rupture conventionnelle, avec ou sans préavis. A noter qu'en fin de CDD, les sommes dues sont encore différentes.
En cas de démission, aucune indemnité particulière n'est due. Le salarié a seulement droit à une indemnisation en fonction du nombre de jours de congés payés non pris à la fin de son contrat de travail.
En cas de licenciement envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception notamment ou de rupture conventionnelle, une indemnité est due dès 8 mois d'ancienneté. Elle sera au moins égale à l'indemnité légale de licenciement soit ⅕ de mois de salaire par année d'ancienneté pour les 10 premières années. Ensuite, elle sera fixée à ¼ de mois de salaire au-delà de 10 ans.
En cas de faute grave ou lourde de la part du salarié, aucune indemnité de licenciement n'est due.
Lorsque l'employeur dispense le salarié de l'exécution de son préavis, il doit verser une indemnité compensatrice de préavis sauf en cas de licenciement pour faute grave ou lourde. Ce préavis est généralement fixé à un ou deux mois de salaire du salarié selon son ancienneté et son statut (cadre ou non-cadre).
Enfin, les congés payés non pris à la date de rupture du contrat de travail doivent être payés au salarié dans le cadre de ce solde de tout compte.
Attention aux conséquences de la loi n°2024-364 du 22 avril 2024 qui, suite aux décisions de la Cour de cassation du 13 septembre 2023, modifie les règles d'acquisition des congés payés durant les périodes de suspension du contrat de travail pour cause d'accident ou maladie professionnels ou non. En effet, certaines de ces nouvelles règles d'acquisition des droits à congés payés sont d'application rétroactives jusqu'au 1er décembre 2009 et le salarié a 2 ans à compter du 24 avril 2024 pour agir en justice et réclamer les congés acquis au cours de ces périodes.
Exemple de calcul d'un solde de tout compte
Un salarié est embauché le 1er janvier 2018 pour un temps de travail qui correspond à 35 heures par semaine. Son salaire brut est fixé à 2 500¤ à la date de l'embauche. Le 1er janvier 2022, il change de poste pour un salaire brut de 3 000¤, sans prime.
En 2024, il quitte l'entreprise pour laquelle il travaille et signe une rupture conventionnelle. La rupture conventionnelle est validée et le contrat prend fin à la date du 31 mai 2024. Aucun jour de congé n'a été pris sur la période de référence qui se termine le 31 mai 2024. Il reste donc 30 jours au salarié.
Indemnité compensatrice de congés payés = 36 000 x 10% = 3 600¤
Ancienneté du salarié : 6 ans et 5 mois soit 77 mois.
Indemnité de rupture conventionnelle : 36 000 / 12 x ⅕ x 77 / 12 = 3 850¤
Le salarié touchera ainsi un total brut de 6 600¤ (son salaire brut et ses indemnités de congés payés). L'indemnité de rupture conventionnelle s'ajoute au salaire net à payer puisqu'elle n'est pas soumise à cotisations sociales.
En cas de longue maladie, le calcul de l'indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle se fait sur une période de référence différente. Les douze derniers ou les trois derniers mois sont ceux qui précèdent la suspension du contrat de travail.
On rappelle en effet que, dans ce cas, au nom du principe de non-discrimination, la jurisprudence ne retient pas les 12 (ou 3) derniers mois qui précèdent le licenciement mais bien ceux antérieurs à la suspension du contrat (Cass. soc., 23 mai 2017, n°15-22.223). Car, si la maladie est particulièrement longue, le salarié ne perçoit en pratique aucune somme de la part de son employeur les mois qui précèdent le licenciement, sachant que les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'indemnité de licenciement.
En cas de départ en cours de mois, une absence sera décomptée pour le mois en cours. Elle se calcule de la même manière que pour un salarié qui débute son contrat de travail.
Les mentions obligatoires sur le reçu pour solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées au salarié. Il contient donc le salaire brut, les heures supplémentaires, les primes éventuelles, l'indemnité compensatrice de congés payés, les indemnités de rupture. Toutes les sommes dues au titre de l'exécution du contrat de travail et au titre de sa cessation doivent y figurer.
La nature du document ne doit pas être équivoque. Ainsi, le salarié doit obligatoirement indiquer « pour solde de tout compte » ou « bon pour acquit des sommes indiquées ». Cette mention doit être écrite à la main.
Le reçu pour solde de tout compte doit également être daté et sa date doit être certaine, même si elle n'est pas inscrite de la main du salarié. Il est établi en deux exemplaires originaux dont l'un est remis au salarié.
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Frédéric Rocci
Fondateur de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis avant tout un entrepreneur. Je cotoie et j'observe la profession comptable depuis plus de 20 ans. Rédacteur à mes heures perdues, j'affectionne plus particulièrement les sujets qui traitent des nouvelles technologies et du digital.
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