Facturation électronique : quelles conséquences pour vos équipes ?

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Compta Online organisait le 24 novembre 2021 une webconférence autour des conséquences pratiques de la généralisation de la facturation électronique.

Ce deuxième article reprend, de manière non exhaustive, les principales questions relatives aux collaborateurs et à leurs métiers, et les réponses apportées par les trois intervenants : Charles-Olivier Diebold, fondateur et dirigeant de MyCompanyFiles, Florent Dujardin, directeur France de Dext et Jean Saphores, vice-président du Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables.

Pour une analyse plus technique de la réforme, voir en complément de cet article « Facturation électronique : modalités d'application ».

 

Quelles sont les conséquences concrètes de la généralisation de la facturation électronique sur le métier de collaborateur comptable ?

Cette question est essentielle, mais elle n'est pas directement liée à la généralisation de la facturation électronique. L'automatisation de la comptabilité a démarré depuis des décennies, et le temps de saisie a déjà fortement diminué dans de nombreux cabinets.

On constate que le métier de collaborateur comptable ne disparait pas en tant que tel. Ce sont plutôt certaines tâches de ce métier qui disparaissent, remplacées par d'autres.

La mission de base, tout d'abord, devrait s'enrichir encore, avec un élargissement du périmètre du cabinet à la collecte auprès des fournisseurs (via les plateformes), la nécessité de valider ces flux de données automatisés (data controller), et la possibilité de restituer des informations beaucoup plus régulièrement au client. Mais l'automatisation grandissante de la saisie comptable doit aussi permettre de passer davantage de temps auprès du client : accompagnement administratif, aide au pilotage de l'entreprise, accompagnement financier,...

Le think tank Les Moulins propose dans sa dernière étude une typologie de ces futurs métiers (tout en proposant une nouvelle définition de ce terme, qu'il juge peu adapté à l'avenir de la profession) et distingue ceux :

  • liés à l'accompagnement et conseil : copilote, assistant administratif, expert-conseil,...
  • liés aux technologies : business intelligence manager, chief data officer, data controller,...
  • internes au sein du cabinet : référent digital, responsable RGPD, responsable marketing,...

 

Comment expliquer la réforme de la facturation électronique aux collaborateurs ? 

Comme les clients, les collaborateurs doivent d'abord être rassurés : la généralisation de la facturation électronique ne présente pas de défi technique majeur et ne remet pas en cause leur poste. Il s'agit simplement de l'aboutissement du mouvement de digitalisation amorcé il y a plusieurs années, bien connu des équipes. Il est toutefois essentiel d'expliquer la stratégie du cabinet (et donc de la définir) pour exploiter le temps dégagé par la transformation numérique. Quelles missions seront proposées ? Avec quel degré de technicité ? Par quels collaborateurs ? Avec quel programme de formation ?

Concernant la réforme en elle-même, avant de rentrer dans les considérations techniques, il est possible d'expliquer simplement que la généralisation de la facturation électronique implique à la fois un nouveau format de factures et un nouveau mode de transmission. En termes de format, cette réforme permettra de passer d'un monde de papier et de PDF à un format mixte, dit « hybride », c'est à dire un document lisible à la fois par l'homme et la machine (probablement Factur-X dans la plupart des cas). En termes de modes de transmission, c'est tout le cycle de vie de la facture, depuis sa génération jusqu'à sa conservation, qui sera mis en place. Désormais, il faudra passer par les plateformes de factures électroniques, privées ou publiques, pour collecter les pièces. Entre 2024 et 2026, c'est donc une période intermédiaire qui s'ouvre, avec des flux supplémentaires à gérer.

 

Comment former ses équipes à la facturation électronique ? 

Avant de former, il faut informer. La première étape consiste donc à expliquer le changement en cours, et celui à venir : quelle est la stratégie du cabinet en matière de transformation numérique ? Quel bilan fait-on de la dématérialisation déjà menée au sein du cabinet ? En quoi consiste la réforme de la facturation électronique (voir question précédente) ? Quel sera son impact sur les dossiers ? Comment sera utilisé le temps dégagé ?

Le Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables a lancé un programme en partenariat avec Bpifrance et France Numérique sur la période octobre 2021 - octobre 2022. L'objectif est de former 500 à 1 000 experts-comptables référents, en leur proposant 2 demi-journées de formations et que ceux-ci réalisent l'accompagnement de 10 000 entreprises pour la dématérialisation de leurs processus. L'année suivante, un programme de formation prioritaire sera déployé dans toutes les régions, avec pour ambition de former tous les cabinets et leurs collaborateurs et que les cabinets forment ensuite leurs clients. Ce programme doit être achevé au plus tard fin 2023.

Pour ces deux programmes, les cabinets intéressés sont invités à se rapprocher de leur Conseil régional (CROEC) ou Instituts régional de formation (IRF).

Par ailleurs, les éditeurs de logiciels proposent bien souvent des programmes d'accompagnement des collaborateurs et des supports souvent pertinents. Dans de nombreux cas, des équipes dédiées peuvent les aider à tirer parti de la transformation numérique concrètement, sur leurs dossiers. N'hésitez donc pas à solliciter vos éditeurs sur ces sujets.

 

Qu'est-ce que le référent digital et pourquoi ce rôle est-il clé ? 

Le référent digital est la personne responsable de faire avancer le cabinet sur les aspects numériques. Dans les plus petits cabinets il peut s'agir de l'expert-comptable, mais il est bien souvent préférable qu'il s'agisse d'un collaborateur en charge du numérique, ou d'une équipe très restreinte.

Son rôle est de faire une veille autour de l'écosystème de la profession, de tester les nouveaux outils, d'en parler aux associés et à ses collègues, et de créer une dynamique auprès des clients. Bien entendu, le référent digital ne sera efficace que si les associés disposent d'une vision sur ces sujets, lui donnent un mandat pour aller de l'avant, et restent informés pour piloter/valider les éléments clés.

Quels sont les 3 facteurs clés de succès du référent digital ?

  • l'envie, c'est à dire une appétence particulière pour les sujets numériques ; 
  • le temps, il faut donc que ce collaborateur ne soit pas chargé à 100% par des tâches de production ; 
  • un certain pouvoir de décision, voire un budget, pour réaliser des tests logiciels, lancer des expérimentations, et s'adresser aux clients (en limitant le périmètre au départ si nécessaire).

Le référent digital n'a pas besoin d'être un technicien informatique. C'est donc une opportunité pour tous les collaborateurs qui ont une appétence particulière pour le numérique.



Julien Catanese Aubier
Directeur éditorial de Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Diplômé d'expertise comptable, après 7 ans en tant que rédacteur en chef puis directeur de la rédaction Fiscalistes et experts-comptables chez LexisNexis, je rejoins l'équipe Compta Online en juin 2020.
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