Nouveautés de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels

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La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS) concerne certaines catégories de salariés. Elle permet de diminuer l'assiette des cotisations de Sécurité sociale et de retraite complémentaire pour le salarié et l'employeur. Elle augmente le net à payer du salarié.

Parmi ces catégories de salariés se trouvent les ouvriers du bâtiment, mais ils sont loin d'être les seuls.

La tolérance qui figure dans le BOSS (Bulletin officiel de la Sécurité sociale) est accordée aux employeurs pour se mettre en conformité. Elle s'appliquera jusqu'au 31 décembre 2022 (et non 2021).

Diverses modifications ou précisions sont apportées par la mise à jour du 22 octobre 2021.

Depuis le 1er janvier 2020, la DFS est associée à un plafonnement de la réduction générale de cotisations patronales, dite réduction Fillon.

Avec elle, les frais de repas au restaurant et autres frais de repas engagés par le salarié contraint de prendre ses repas hors lieu de travail ou non et les déplacements professionnels pris en charge par l'employeur ne sont pas exonérés de cotisations sociales. C'est aussi valable pour les frais professionnels en 2021.

DFS : les nouveautés du BOSS

Le BOSS durcit les conditions pour bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, aussi bien pour le salarié que pour l'employeur.

Désormais, l'appartenance à une profession éligible ne suffit plus. L'employeur doit être en mesure de prouver que le salarié (dans le cadre professionnel) engage effectivement des frais qui ne sont pas intégralement remboursés par lui. 

Il peut s'agir du montant réel des frais de transport ou des frais de déplacement ou de tout autres frais qui peuvent être considérés comme professionnels.

En cas d'absence ou de congés rémunérés ou non au cours d'un mois complet, la DFS n'est pas admise.

L'employeur doit également recueillir le consentement des salariés et les informer des conséquences de l'application de la DFS sur leurs droits, notamment à IJSS et pour la retraite.

Une tolérance est toutefois mise en place jusqu'au 31 décembre 2022. Elle doit permettre aux employeurs de se mettre en conformité.

Parmi les nouvelles précisions apportées par la mise à jour du 22 octobre 2021, on trouve le fait que le matériel ou les fournitures achetés exceptionnellement pour le compte de l'entreprise n'ont pas à être réintégrés dans l'assiette des cotisations sociales.

À titre exceptionnel et jusqu'au 31 décembre 2022, certains frais n'ont pas à être intégrés dans l'assiette des cotisations sociales avant application de la DFS. Les exemples sont donnés au §2290 de la partie dédiée aux frais professionnels. On peut citer la prise en charge directe par l'employeur auprès d'un tiers (hôtels, taxi, etc.), les dépenses d'entretien de vêtements de travail, les repas d'affaires sauf abus et la participation aux manifestations (commerciales) organisées par l'entreprise.

Le plafonnement de la réduction Fillon à 130% des allègements des autres employeurs

Lorsqu'un salarié est éligible à la déduction forfaitaire spécifique, la réduction générale de cotisations patronales se calcule sur le salaire brut abattu. C'est le salaire brut après déduction de l'abattement pour frais professionnels.

Ce mode de calcul augmente automatiquement la réduction Fillon puisque les salariés qui en bénéficient peuvent gagner plus que le plafond de 1,6 SMIC.

Le plafonnement à 130% des allègements auxquels peut prétendre un employeur de droit commun a été instauré par voie réglementaire, dans un arrêté du 4 décembre 2019 (NOR : CPAS1934943A).

DFS et catégories de salariés

Les employeurs sont autorisés à appliquer un abattement pour frais professionnels à certaines catégories professionnelles de salariés :

  • apprentis et ouvriers du bâtiment ;
  • artistes ;
  • journalistes et rédacteurs ;
  • conducteurs d'engins et de camions d'entreprises dans les travaux publics ;
  • mannequins ;
  • ouvriers bijoutiers et joailliers, propriétaires de leur outillage ;
  • chauffeurs des entreprises de déménagement ;
  • etc.

Ce ne sont que quelques exemples. La liste complète des catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, etc.) est celle de l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.

L'employeur applique la déduction correspondant à la catégorie du salarié et non en fonction de l'activité générale de l'entreprise.

Abattement pour frais professionnels : exercice de l'option

L'employeur applique la déduction ou y renonce après avoir préalablement consulté les salariés. Dès lors qu'une convention ou un accord collectif de travail l'a expressément prévu ou que les représentants du personnel l'ont accepté, l'employeur peut exercer cette option.

Dans le cas contraire, chaque salarié concerné doit accepter ou refuser cette option. L'employeur recueille le consentement des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine à la consultation. Les références à une mention dans le contrat de travail ou à un coupon réponse d'accord ou de refus disparaissent avec la mise à jour du 22 octobre 2021.

L'employeur doit aussi être en mesure de prouver que les salariés ont été informés des conséquences de l'application de la DFS sur la validation de leurs droits (assurance retraite et IJSS).

Le salarié consulté individuellement conserve la possibilité de changer d'avis en fin d'année civile. Il peut accepter ou refuser l'abattement et son silence au moment de la consultation vaut acceptation. L'option cesse alors de s'appliquer dès le 1er janvier de l'année suivante.

Attention : depuis le 1er avril 2021, à défaut d'accord collectif de travail ou d'accord du CSE, le consentement des salariés devient annuel sous peine de sanctions. L'employeur doit apporter la preuve de la consultation et de l'information de ses salariés, préalablement à la mise en place de la déduction forfaitaire spécifique.

Une tolérance est toutefois mise en place jusqu'au 1er janvier 2023. En cas de contrôle, l'URSSAF n'appliquera pas les sanctions pour les périodes qui vont jusqu'au 31 décembre 2022 et se contentera d'une demande de mise en conformité pour l'avenir.

Cette tolérance est valable pour les nouvelles conditions relatives aux frais professionnels effectivement supportés par le salarié et le recueil, selon les cas, du consentement du salarié bénéficiaire de la DFS.

Des exemples sont donnés dans la partie « Avantages en nature et frais professionnels » §2215 du BOSS. La tolérance s'applique lorsque :

  • le salarié ne supporte aucuns frais ;
  • la DFS a été appliquée pour un mois complet de congés payés.

Après le 1er janvier 2023, la sanction sera la réintégration de la déduction forfaitaire spécifique dans l'assiette sociale.

Déduction forfaitaire spécifique et assiette des cotisations

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (ou abattement professionnel) est plafonnée par salarié et par année civile à 7 600¤. Ce montant n'est pas revalorisé.

La base de calcul des cotisations est constituée par les montants des salaires et accessoires du salaire, primes, indemnités, etc. auxquels s'ajoutent les remboursements de frais professionnels le cas échéant. Les allocations forfaitaires pour frais professionnels et les remboursements de frais sur justificatifs entrent ainsi dans l'assiette des cotisations sociales et des contributions.

L'abattement pour frais professionnels apparaît distinctement sur la fiche de paie.

Toutefois, dès lors que le salarié perçoit une rémunération égale au SMIC, la déduction forfaitaire pour frais ne peut s'appliquer. En effet, l'assiette des cotisations de Sécurité sociale ne peut jamais être inférieure au salaire minimum interprofessionnel de croissance.

Lorsque le salaire est légèrement supérieur au SMIC, l'abattement pour frais professionnels s'applique jusqu'à obtenir une assiette égale au SMIC.

En cas de maintien de salaire pour un mois d'absence complet, la DFS ne peut s'appliquer pour ce mois. Le salarié absent n'a engagé aucuns frais professionnels dans ce cas.

Exemple de calcul de la DFS

Un ouvrier du BTP touche la somme de 1 650¤ par mois, paniers-repas inclus (cas d'école). Le montant du SMIC est fixé à 1 589,47¤ par mois.

Après abattement pour frais professionnels, l'assiette des cotisations vaudrait :

1 650¤ * 0,9¤ = 1 485¤, une somme inférieure au SMIC. L'abattement ne s'appliquera pas entièrement pour ce salarié.



Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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