Crise sanitaire : retour d'expérience d'un éditeur de logiciel

Le confinement est un challenge pour de nombreuses entreprises. C'est vrai aussi pour les éditeurs de logiciels de paie qui ont fait face à la fois aux demandes de leurs clients et à la nécessité de produire rapidement, des mises à jour de leurs logiciels.

Témoignage de Grégory Desmot, directeur du Portail Collaboratif chez Cegid, une société qui a su mettre 95% de ses collaborateurs en télétravail en 3 jours, tout en garantissant une continuité de service à ses clients.

Même les populations les plus compliquées à mettre en télétravail que sont les développeurs et les salariés du support client ont fait l'objet de ces mesures pour maintenir l'activité.

Comment ont été gérées les contraintes du confinement pour les clients experts-comptables ?

Le confinement a généré chez nos clients experts-comptables un certain niveau de stress, probablement plus important que dans beaucoup d'autres secteurs puisque les experts-comptables sont en pleine période fiscale et qu'ils et elles sont en première ligne de toutes les questions administratives posées par leurs clients.

Nous avons donc beaucoup échangé avec eux au tout début du confinement, pour tenter de comprendre leurs priorités élémentaires et celles pour lesquelles Cegid pouvait jouer un rôle. Nous sommes le premier partenaire de la profession.

Nous avons ainsi pu recenser leurs besoins primaires. Le premier de ces besoins a été l'urgence et la souffrance de tous les cabinets qui n'ont pas pu passer en télétravail.

Un bon tiers de nos clients n'est pas encore passé à des solutions dans le cloud qui leur permet de faciliter le télétravail, ils sont donc les plus en risque face à cette nouvelle situation de crise.

Nous avons donc fait le choix de les accompagner et de leur proposer, en très peu de temps, des solutions qui leur permettent de mieux s'organiser rapidement et de s'orienter vers le télétravail sans aucune contrainte.

Ces projets de migration des données dans le cloud prennent normalement du temps, nécessitent un mode projet et ont un coût qui peut être important pour le cabinet.

Vous nous parlez d'une migration rapide dans le cloud. Comment a-t-elle été organisée ?

Pour y parvenir, nous avons mobilisé nos équipes pour être capable de proposer à nos clients de passer d'un hébergement local (au cabinet) à un hébergement chez Cegid dans le cloud et d'y mettre tous leurs collaborateurs.

L'implémentation a été proposée gratuitement et rapidement. Dans la semaine qui suit la demande de l'expert-comptable, une implémentation est possible par les équipes Cegid à distance.

Les données du cabinet sont transférées dans le cloud, les accès sont mis à disposition des collaborateurs qui peuvent travailler de chez eux. Le tout est sécurisé.

Les experts-comptables demandeurs ne paieront ni l'intégration, ni l'installation, ni le surcoût lié à ces nouvelles licences SaaS.

À la fin de cette période, ils pourront revenir gratuitement à leurs logiciels habituels, hébergés sur leurs propres serveurs comme si rien ne s'était passé.

À ce stade, plus d'une centaine de demandes ont été faites par les experts-comptables. Seuls de rares cabinets moins bien organisés ont fermé leurs bureaux et n'ont pas demandé à bénéficier de cette mesure.

Le Portail Collaboratif facilite le travail à distance avec les clients. Comment cette solution a-t-elle été mise à la disposition des experts-comptables ?

La période fiscale est généralement le moment où les experts-comptables ont le plus de contacts avec leurs clients. C'est une période au cours de laquelle il y a beaucoup d'échanges de dossiers, papiers, potentiellement porteurs du virus.

Les équipes Cegid se sont mobilisées pour ouvrir un accès au Portail Collaboratif dans les 48 heures suivant leur demande. Un temps record.

De plus, comme il faut que les clients des cabinets soient formés à l'usage de cette plateforme digitale, nous avons mis à disposition des cabinets une série de web conférences publiques et gratuites, destinées à les guider, ceci afin de décharger les collaborateurs du cabinet.

Le Portail Collaboratif est ainsi installé, paramétré et gratuit jusqu'à la fin du mois de juin 2020. Il s'accompagne de la mise à disposition d'un outil de GED interne au cabinet (ndlr : gestion électronique des documents) et des boxes gratuites pour recevoir les documents.

La crise sanitaire a engendré de nombreuses modifications législatives et réglementaires. La mise à jour des logiciels s'est-elle faite rapidement ?

Les logiciels de paie et les solutions dédiées aux ressources humaines étaient prêts avant la fin du mois de mars pour permettre l'établissement des bulletins de paie.

Au cours des semaines qui ont précédé, une mise à jour a été faite dans le cloud, en moyenne tous les deux jours pour tenir compte des dernières évolutions, le plus rapidement possible.

Les dispositions relatives au dispositif d'activité partielle ont fait l'objet d'un accompagnement de plusieurs manières. Des web sessions gratuites ont été mises à la disposition des experts-comptables pour les accompagner dans les modifications apportées au logiciel.

Elles sont une étape d'apprentissage de base pour être rapidement autonome, et viennent compléter les formations de perfectionnement habituelles qui existent toujours au catalogue de Cegid.