Comptabiliser les refacturations de frais et débours

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L'entreprise qui avance des frais pour le compte de ses clients peut souvent les refacturer. La refacturation des frais est généralement comptabilisée dans un compte 70 par opposition aux débours qui restent dans un compte de classe 4.

Comment sont comptabilisés les débours ?

Numéro de compte

Comptabiliser les débours à rembourserMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

 

Frais de changement de gérant183,84¤

 

 

467

Frais de changement de gérant

 

183,84¤

Comment sont comptabilisés les frais refacturés ?

Numéro de compte

Comptabiliser la refacturation de frais de déplacementMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

 

Déplacement client X1200¤

 

 

44571

Déplacement client X

 

200¤

 

708

Déplacement client X

 

1000¤

Les frais refacturés au client sont comptabilisés dans un compte 70

L'entreprise qui refacture des frais à son client ne dispose pas d'un mandat. Les dépenses engagées pour le compte du client sont comptabilisés en compte de charges et la refacturation en compte de produits.

La refacturation peut concerner des frais de transport et de déplacement, les salaires du personnel détaché, des frais de mission, un transport sur vente. À chaque fois, ces frais seront d'abord comptabilisés dans les comptes de charges correspondant (compte 624 ou compte 625 par exemple). L'entreprise « récupère » la TVA en distinguant la charge pour son montant HT et la TVA déductible.

Lorsque la nature des frais n'est pas identifiable, la comptabilisation pourra se faire dans un compte de services extérieurs divers tel que le compte 628.

La refacturation pourra être comptabilisée pour son montant hors taxes dans un compte de chiffre d'affaires, le compte 708 Produits des activités annexes en fonction de la nature des charges. Le mode de comptabilisation est le même, que l'entreprise refacture avec ou sans bénéfice. La TVA viendra s'ajouter aux frais concernés.

Plus rarement, dans certains secteurs comme le spectacle, le plan comptable professionnel définit un compte particulier. C'est alors souvent une subdivision du compte 706 qui est utilisée. Exemple : un compte 7061 Défraiement des artistes.

La différence entre les comptes 706 et 708 réside dans le fait que les défraiements sont habituels dans certaines professions et sont considérés comme partie intégrante du chiffre d'affaires normal. C'est donc un compte 706 qui est utilisé à la place du compte 708 réservé aux éléments accessoires.

Exemple

Comptabiliser une refacturation de frais

Une entreprise règle les frais de transport, qu'elle refacture ensuite à son client pour un montant de 10 000¤ hors taxes. La facturation se fait avec un bénéfice de 10%.

Numéro de compte

Facture du transporteurMontant

Débit

CréditDébitCrédit

624

 

Transport fournisseur X10000¤

 

44566

 

Transport fournisseur X2000¤

 

 

401

Transport fournisseur X

 

12000¤

Numéro de compte

Refacturation de frais de transportMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

 

Transport client X13200¤

 

 

44571

Transport client X

 

2200¤

 

708

Transport client X

 

11000¤

Les débours au nom du client restent en compte 467

On parle de comptabilisation de débours, ou parfois de comptabilisation de « frais de débours ». La différence entre le débours et la refacturation provient de l'existence d'un mandat préalable, parfois tacite. Les factures sont alors libellées au nom du mandant, le client et le remboursement se fait à l'euro près. C'est le mandant ou client qui aura la possibilité de déduire la TVA sur ces factures.

L'opération n'est ni une charge ni un produit mais est tracée à l'aide d'un compte 467, un compte de tiers au nom du client.

Exemple

Comptabiliser des débours

Un avocat règle les frais de greffe pour le compte de son client pour un total de 300¤ HT. Il annexe la facture du greffe, au nom de son client à sa propre facture d'honoraires.

Numéro de compte

Règlement des frais de greffe : déboursMontant

Débit

CréditDébitCrédit

467

 

Frais de greffe à rembourser360¤

 

 

512

Frais de greffe à rembourser

 

360¤

Numéro de compte

Débours : frais de greffe à rembourserMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

 

Clients - débours360¤

 

 

467

Client X - Débours

 

360¤

Cette dernière écriture sera généralement passée en même temps que la facture au client. Le compte 411 enregistre alors l'intégralité des sommes dues par ce client.

À l'issue de ces opérations, le compte 467 qui permet le suivi des débours est soldé.

Comment comptabiliser une refacturation de frais ?

Dans la majorité des cas, une refacturation donne lieu à la comptabilisation des frais avancés dans le compte de charge correspondant, et à la refacturation en elle-même dans un compte de produit (708 ou 706). Elle donne lieu à déduction de TVA au moment de l'engagement des frais, et à collecte de TVA au moment de la refacturation.

Comment comptabiliser des débours ?

Les débours refacturés à l'euro près doivent être comptabilisés dans un compte de tiers, pour ne pas avoir d'impact sur le compte de résultat de l'entreprise. On utilise généralement le compte 467 Autres comptes débiteurs ou créditeurs, ou un sous-compte, pour enregistrer les opérations correspondantes.