Comptabiliser une aide à l'embauche

Article écrit par (521 articles)
Modifié le
713 lectures

Les aides que peuvent toucher les entreprises sont relativement nombreuses. Il en existe pour l'embauche d'un salarié, l'embauche d'un apprenti, l'investissement etc. La comptabilisation des aides à l'embauche suit donc des logiques différentes selon la nature de l'aide. On en distingue généralement trois :

  • les réductions et exonérations de charges sociales ;
  • les subventions ; 
  • les aides forfaitaires.

Comptabilisation des aides à l'embauche prenant la forme de réductions et exonérations de charges sociales

En principe, les réductions ou exonérations de charges sociales ne donnent pas lieu à comptabilisation. Elles diminuent en effet le montant des charges sociales, et sont donc déjà incluses dans l'écriture de paie comptabilisée au moment de la saisie des salaires. C'est le cas par exemple :

  • de la réduction Fillon, ou réduction générale des cotisations patronales ;
  • des exonérations de cotisations sociales dans certains territoires, comme les zones de revitalisation rurale (ZRR).

Lorsque les réductions ou exonérations de charges sociales ont un impact significatif sur les comptes, elles peuvent faire l'objet d'une mention en annexe. Un taux de charges sociales artificiellement faible peut en effet mériter une explication complémentaire pour éclairer le lecteur.

Aides à l'embauche prenant la forme de subventions

Certaines aides à l'embauche peuvent être assimilées à des subventions : c'est notamment le cas des dispositifs qui prévoient un versement global, par exemple par embauche. Entrent ainsi dans cette catégorie :

  • les aides versées au titre du dispositif « emploi franc », avec un versement forfaitaire pour une embauche en CDD ou CDI ;
  • les aides à l'embauche des séniors ; 
  • l'aide à l'emploi des travailleurs handicapés (AETH), versée chaque trimestre ;
  • l'aide à l'embauche pour un contrat d'apprentissage ;
  • les aides à l'embauche des jeunes, comme celles versées dans le cadre d'un contrat initiative emploi jeune (plan 1 jeune 1 solution, qui vise notamment les jeunes de moins de 26 ans) ; 
  • les aides exceptionnelles versées dans le cadre de la crise sanitaire et liées à la baisse de chiffre d'affaires de l'entreprise.

Le plan comptable général prévoit que le compte 74 Subventions d'exploitation soit crédité du montant de l'aide acquise par le débit d'un compte de tiers ou de trésorerie. Dans le cas où la subvention est comptabilisée avant d'être versée, c'est le compte 4417 Subventions d'exploitation (à recevoir) qui doit être utilisé.

Les subventions doivent donc être comptabilisées au moment de leur acquisition, qui peut être variable : certaines aides sont acquises dès la signature, d'autres doivent être demandées régulièrement, mais dans tous les cas la date de comptabilisation doit suivre la date d'obtention. Dans les petites entreprises toutefois, par souci de simplification, elles sont souvent comptabilisées au moment de leur versement.

Exemple

Une petite entreprise embauche un travailleur handicapé en contrat de professionnalisation. Il dépose une demande auprès de l'Agefiph et obtient une aide de 4 000¤.

Pour comptabiliser l'aide à l'embauche :

Numéro de compte

LibelléMontant

Débit

CréditDébitCrédit

4417

 

Aide Agefiph à recevoir4000¤

 

 

740

Aide Agefiph à recevoir

 

4000¤

Numéro de compte

LibelléMontant

Débit

CréditDébitCrédit

512

 

Versement de l'aide Agefiph4000¤

 

 

441

Versement de l'aide Agefiph

 

4000¤

Aides à l'embauche prenant la forme de remboursements forfaitaires 

Les remboursements forfaitaires de charges de personnel doivent être comptabilisés dans un compte 791 Transferts de charges d'exploitation.

C'est par exemple le cas de la préparation opérationnelle à l'emploi (POE) ou préparation opérationnelle à l'emploi individuel (POEI), une aide financière permettant au demandeur d'emploi et au salarié en contrat d'insertion de se former pour pouvoir répondre à une offre d'emploi, qui prévoit un remboursement forfaitaire par heure de formation.

Exemple

Une entreprise s'engage à embaucher en contrat de travail en durée indéterminée un demandeur d'emploi après une période de formation, dans un secteur qui a des difficultés de recrutement. Le demandeur d'emploi suit une formation de 100 heures, et l'aide obtenue au titre du POE est de 8¤ net par heure.

Numéro de compte

LibelléMontant

Débit

CréditDébitCrédit

443

 

Obtention de la POE - 8¤ x 100h800¤

 

 

791

Obtention de la POE - 8¤ x 100h

 

800¤

Numéro de compte

LibelléMontant

Débit

CréditDébitCrédit

512

 

Versement de la POE800¤

 

 

443

Versement de la POE

 

800¤

Ce schéma de comptabilisation ne s'applique qu'aux remboursements forfaitaires. Dans le cas différent où l'entreprise obtient le remboursement de sommes précises, calculées sur des bases réelles, et non sur une base forfaitaire, le remboursement doit être comptabilisé au crédit du compte de charge concerné.