Comptabiliser une aide à l'embauche

Comptabilisation des aides à l'embauche prenant la forme de réductions et exonérations de charges sociales

En principe, les réductions ou exonérations de charges sociales ne donnent pas lieu à comptabilisation. Elles diminuent en effet le montant des charges sociales, et sont donc déjà incluses dans l'écriture de paie comptabilisée au moment de la saisie des salaires. C'est le cas par exemple :

• de la réduction Fillon, ou réduction générale des cotisations patronales ;
• des exonérations de cotisations sociales dans certains territoires, comme les zones de revitalisation rurale (ZRR).

Lorsque les réductions ou exonérations de charges sociales ont un impact significatif sur les comptes, elles peuvent faire l'objet d'une mention en annexe. Un taux de charges sociales artificiellement faible peut en effet mériter une explication complémentaire pour éclairer le lecteur.

Aides à l'embauche prenant la forme de subventions

Certaines aides à l'embauche peuvent être assimilées à des subventions : c'est notamment le cas des dispositifs qui prévoient un versement global, par exemple par embauche. Entrent ainsi dans cette catégorie :

• les aides versées au titre du dispositif « emploi franc », avec un versement forfaitaire pour une embauche en CDD ou CDI ;
• les aides à l'embauche des séniors ; 
• l'aide à l'emploi des travailleurs handicapés (AETH), versée chaque trimestre ;
• l'aide à l'embauche pour un contrat d'apprentissage ;
• les aides à l'embauche des jeunes, comme celles versées dans le cadre d'un contrat initiative emploi jeune (plan 1 jeune 1 solution, qui vise notamment les jeunes de moins de 26 ans) ; 
• les aides exceptionnelles versées dans le cadre de la crise sanitaire et liées à la baisse de chiffre d'affaires de l'entreprise.

Le plan comptable général prévoit que le compte 74 Subventions d'exploitation soit crédité du montant de l'aide acquise par le débit d'un compte de tiers ou de trésorerie. Dans le cas où la subvention est comptabilisée avant d'être versée, c'est le compte 4417 Subventions d'exploitation (à recevoir) qui doit être utilisé.

Les subventions doivent donc être comptabilisées au moment de leur acquisition, qui peut être variable : certaines aides sont acquises dès la signature, d'autres doivent être demandées régulièrement, mais dans tous les cas la date de comptabilisation doit suivre la date d'obtention. Dans les petites entreprises toutefois, par souci de simplification, elles sont souvent comptabilisées au moment de leur versement.

Pour comptabiliser l'aide à l'embauche :

Aides à l'embauche prenant la forme de remboursements forfaitaires 

Les remboursements forfaitaires de charges de personnel doivent être comptabilisés dans un compte 791 Transferts de charges d'exploitation.

C'est par exemple le cas de la préparation opérationnelle à l'emploi (POE) ou préparation opérationnelle à l'emploi individuel (POEI), une aide financière permettant au demandeur d'emploi et au salarié en contrat d'insertion de se former pour pouvoir répondre à une offre d'emploi, qui prévoit un remboursement forfaitaire par heure de formation.

Ce schéma de comptabilisation ne s'applique qu'aux remboursements forfaitaires. Dans le cas différent où l'entreprise obtient le remboursement de sommes précises, calculées sur des bases réelles, et non sur une base forfaitaire, le remboursement doit être comptabilisé au crédit du compte de charge concerné.