L'essentiel à savoir pour se préparer à la facturation électronique

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« Il s'agit de la transformation la plus radicale pour la profession sur les 5 prochaines années ». Ces mots de Stéphane Raynaud, expert-comptable et consultant au sein du cabinet BBA, traduisent bien l'enjeu de la mise en place généralisée de la facturation électronique dont les premières échéances se rapprochent à grands pas.

Au total on estime aujourd'hui que 2,5 à 3 millions d'entreprises françaises vont devoir être accompagnées dans cette migration au cours des quatre prochaines années. Voici un petit rappel des choses à savoir pour s'y préparer calmement.

Les 3 grandes dates de la réforme

L'ordonnance du 26 juin 2014 impose, depuis le 1er janvier 2017, aux entreprises prestataires du secteur public de facturer électroniquement. Elle pose ainsi les bases de Chorus Pro, la solution mutualisée de facturation mise en place par l'Agence pour l'informatique financière de l'État à destination de tous les fournisseurs (privés ou publics) de la sphère publique (État, collectivités territoriales...).

L'article 153 de la loi de Finance pour 2020 stipule que toutes les entreprises assujetties à la TVA auront l'obligation de passer à la facturation électronique dès le 1er janvier 2023.

L'ordonnance du 15 septembre 2021 précise certaines modalités et le calendrier, qui s'étale désormais du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026.

Le calendrier de son application

Les obligations de facturation électronique seront imposées à partir du :

  • 1er juillet 2024, en réception, à l'ensemble des assujettis ;
  • 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Que faut-il déclarer ?

Toutes les entreprises ne sont pas logées à la même enseigne en fonction de leur activité. Les obligations de déclaration se décomposent en deux grandes catégories :

  • « e-invoicing » qui concerne les transactions BtoB, c'est-à-dire l'ensemble des opérations d'achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu'il s'agit d'opérations réalisées sur le territoire national. La remontée d'information doit se faire à partir de l'envoi de la facture.
  • « e-reporting » qui porte sur toutes les transactions non couvertes par le « e-invoicing ». À savoir celles effectuées par les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis (BtoC dit « business to consumer »), avec des entreprises non établies sur le territoire national.

La fréquence de ces e-reporting reste encore à déterminer par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques).

 

Comment s'y prendre ?

Selon l'Administration Fiscale, dans le prolongement de la présentation au Parlement en novembre 2020 du rapport « La TVA à l'ère du digital », l'ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit que, pour remplir leurs obligations, les entreprises pourront librement choisir de recourir :

Soit à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l'administration

Les plateformes de dématérialisation partenaires offrent des services enrichis par rapport au portail public de facturation avec la possibilité d'utiliser un plus large choix de formats.

Elles ont plusieurs rôles :

  • émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client.
    Dans son rôle d'intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client. Ces opérations s'effectueront dans des conditions qui devront notamment assurer le maintien de l'intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité ;
  • extraction et transmission de certaines données de la facture à l'administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l'opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué...) ;
  • transmission à l'administration de données de transactions qui ne font pas l'objet d'une facture électronique ;
  • transmission des données de paiement pour l'ensemble des opérations.

Pour l'heure, aucune plateforme n'a encore été immatriculée sachant qu'entre 20 et 40 candidats sont en lice et que la liste officielle ne sera pas dévoilée avant octobre 2023.

Soit directement au portail public de facturation qui s'appuiera sur la plateforme Chorus Pro, qui assure déjà l'échange dématérialisé des factures du secteur public.

Sous quel format ?

Le format Factur X, standard franco-allemand, est le format qui pourrait être le plus utilisé parce qu'il est à la fois simple et visible au format PDF et qu'il contient les balises XML permettant de signer les fichiers et de récupérer les données en temps réel.

Selon Stéphane Raynaud, « l'administration fiscale a communiqué sur le fait que les formats seront au départ BASIC WL et qu'ils pourront ensuite être enrichis. L'intérêt étant de pouvoir utiliser tous les éléments/informations de la facture qui vont être codés grâce au format XML, de pouvoir embarquer beaucoup de datas et de faciliter l'automatisation comptable ».

A quel coût ?

Le coût devrait être fonction du volume de factures à traiter et de la quantité de données à stocker. Le coût d'une facture papier a été évalué entre 10 et 20¤. Grâce au passage à la facturation électronique, la DGFiP avait bon espoir de diviser ce coût de traitement par au moins deux jusqu'au stockage et l'imputation comptable.

Avec quel niveau de prérequis pour les outils ?

Dans ce contexte, les outils de traitement des factures doivent s'assurer d'inclure :

  • un système OCR performant permettant de dématérialiser rapidement une facture au format papier à partir d'une photo ou d'un scan pour : 1 - la convertir au format numérique, 2 - recueillir automatiquement ses données et 3 - réduire ainsi les erreurs de saisie.
  • un contrôle de conformité fiscale des factures intégrant la possibilité de vérifier l'identité du fournisseur (destinataire), celle de l'émetteur, ainsi que la conformité des champs et des mentions obligatoires au regard de l'administration fiscale (tels que le numéro de TVA intracommunautaire ou encore le SIREN).

L'automatisation des rapprochements entre une facture dématérialisée et son bon de commande et leurs imputations comptables et analytiques afin de faire gagner du temps dans la génération des écritures.

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