Le loyer et les charges locatives se comptabilisent dans des comptes 613 et 614 chez le locataire. Le montant des loyers et des charges locatives constitue une charge de l'exercice. Elle est déductible fiscalement.
Les abandons de loyers réalisés dans le cadre de la crise sanitaire ont un impact sur le résultat au moment de la décision d'abandon. Ils sont comptabilisés au crédit du compte 619 « rabais, remises, ristournes obtenus sur services extérieurs ».
Ce n'est que si la facture de loyer et la remise apparaissent sur la même facture que le compte habituel n'est pas mouvementé.
Le plan comptable général (PCG) distingue les locations immobilières (compte 6132) des locations mobilières (compte 6135).
En pratique, on utilisera souvent un compte 613 par contrat de bail et un compte 613 pour les locations de courte durée, en séparant les locations mobilières et immobilières. Cela permet de vérifier instantanément que la comptabilité compte bien 12 mois ou 4 trimestres de loyers, en fonction de la périodicité prévue au contrat de bail.
La comptabilisation des loyers et charges chez le propriétaire des biens est différente. Les loyers et charges facturés au locataire sont comptabilisés en produits (classe 7).
Comment comptabiliser un abandon de loyers chez le locataire ?
Si le loyer a déjà été facturé, il est comptabilisé normalement. L'abandon de loyer qui figure alors sur un avoir est comptabilisé au crédit du compte 619 par le débit du compte de tiers habituel pour solder la dette (exemple : 401LOY au débit à 619 au crédit).
Si l'abandon de loyer figure sur la facture initiale (pas d'avoir séparé), le compte 613 habituel est mouvementé pour le montant net (voire même pas mouvementé du tout si le loyer est à zéro).
La comptabilisation des loyers et charges locatives chez le locataire commerçant ou société
Les loyers et charges locatives sont comptabilisés dans les comptes 613 et 614 en fonction de leur nature à chaque avis d'échéance. Selon la date de réception de l'avis d'échéance. Selon la date de réception de l'avis d'échéance, il faudra parfois comptabiliser :
- une charge constatée d'avance souvent pour un loyer payable d'avance ;
- une facture non parvenue dans le cadre d'un loyer payable à terme échu.
Exemple de comptabilisation des loyers et charges locatives payables d'avance
Le loyer dit à échoir ou payable d'avance est de loin le cas le plus fréquent. Il est payé en début de période, mois ou trimestre et l'avis d'échéance est envoyé un peu avant ou un peu après le début de la période.
Une société loue un local commercial. Son loyer est trimestriel, soumis à TVA (option du propriétaire) et le contrat précise que les sommes sont dues le 25 du mois qui précède le début du trimestre. L'avis d'échéance est daté du 20 du mois précédent.
Le loyer trimestriel est fixé à 10 000¤ et les charges locatives s'élèvent à 500¤ par trimestre.
La comptabilisation du loyer et des charges pour chaque période
Numéro de compte | Avis d'échéance 2è trimestre | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6132 |
| Loyer du local commercial 2è trimestre | 10000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives 1er trimestre | 500¤ |
|
| 44566 |
| TVA sur loyer et charges locatives | 2100¤ |
|
| 401LOY | Avis d'échéance Agence X 1er trimestre |
| 12600¤ |
La comptabilisation du loyer et des charges payées d'avance en fin d'exercice
En fin d'exercice, la société aura reçu l'avis d'échéance et payé le loyer et les charges de début 2021. Elle constatera alors une charge constatée d'avance en fin d'exercice qui sera extournée en 2021.
Numéro de compte | Avis d'échéance du premier trimestre | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6132 |
| Loyer du local commercial | 10000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives trimestrielles | 500¤ |
|
| 44566 |
| TVA sur loyer et charges locatives | 2100¤ |
|
| 401LOY | Avis d'échéance Agence X |
| 12600¤ |
Numéro de compte | Charge constatée d'avance 1er trimestre | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
486 |
| CCA loyer et charges du local | 10500¤ |
|
| 6132 | Charges locatives |
| 500¤ |
| 614000 | Loyer du local commercial |
| 10000¤ |
Numéro de compte | Extourne CCA 1er trimestre | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6132 |
| Loyer du local commercial | 10000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives | 500¤ |
|
| 486 | Extourne CCA loyer et charges du local |
| 10500¤ |
Exemple de comptabilisation des loyers et charges locatives à terme échu
Le loyer à terme échu est moins courant mais existe tout de même. Le propriétaire des locaux demande alors à son locataire de payer le loyer lorsque la période convenue, mois ou trimestre par exemple, est écoulée.
Un revendeur de matériel informatique loue un espace de stockage. Son loyer est un loyer mensuel payable à terme échu, le dernier jour du mois concerné.
Il paie 2 000¤ par mois et 50¤ de charges. Le loyer n'est pas soumis à TVA.
La comptabilisation du loyer et des charges pour chaque période : loyer à terme échu
Numéro de compte | Avis d'échéance mensuel | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
61321 |
| Loyer espace de stockage | 2000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives | 50¤ |
|
| 401ESP | Avis d'échéance espace de stockage |
| 2050¤ |
La comptabilisation du loyer et des charges à terme échu en fin d'exercice
En fin d'exercice, le revendeur n'aura probablement pas encore reçu son avis d'échéance. Il faudra donc comptabiliser une facture non parvenue et rattacher le mois de décembre au bon exercice.
Numéro de compte | FNP loyer de décembre à la clôture | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
61321 |
| Loyer décembre | 2000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives décembre | 50¤ |
|
| 4081 | FNP loyer de décembre |
| 2050¤ |
Numéro de compte | Extourne FNP loyer de décembre | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4081 |
| Extourne FNP loyer de décembre | 2050¤ |
|
| 614 | Extourne FNP loyer de décembre |
| 50¤ |
| 61321 | Extourne FNP loyer de décembre |
| 2000¤ |
Numéro de compte | Avis d'échéance reçu en janvier | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
61321 |
| Loyer de décembre | 2000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives | 500¤ |
|
| 401ESP | Avis d'échéance |
| 2050¤ |
À la suite de ces écritures, le compte 408100 « Fournisseurs - FNP » est soldé et la charge de loyer affectée à l'exercice clos. Seule reste la dette au fournisseur.
Enfin, le loyer n'étant pas soumis à TVA, l'écriture de facture non parvenue ne mouvemente pas le compte 44586 « TVA sur factures non parvenues ».
La comptabilisation des loyers et charges locatives chez le locataire profession libérale ou micro-entrepreneur
Les professions libérales et toutes les professions qui déclarent leurs revenus dans la catégorie des bénéfices non commerciaux, tiennent en principe une comptabilité de trésorerie même si l'option pour une comptabilité qui tient compte des créances et dettes est possible.
C'est aussi le cas des micro-entrepreneurs qui déclarent leurs revenus dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux.
Les loyers et charges sont alors toujours comptabilisés dans les comptes 613 et 614 mais la contrepartie ne sera pas un compte de tiers mais un compte de banque ou de caisse selon le mode de paiement. Plus rarement, c'est un compte 108 ou 455 qui sera crédité.
L'écriture sera comptabilisée au moment du paiement et aucune charge constatée d'avance ou facture non parvenue n'apparaîtra.
Un dentiste loue son cabinet dentaire. Il paie 10 000¤ de loyer par mois et 2 000¤ de charges. Le loyer n'est pas soumis à TVA.
Le paiement est effectué le 1er de chaque mois par virement SEPA.
Numéro de compte | Loyer et charges locatives | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
61321 |
| Loyer du cabinet dentaire | 10000¤ |
|
| 614 |
| Charges locatives | 2000¤ |
|
| 5121 | Virement du loyer et des charges |
| 12000¤ |
En cas de paiement avec un compte bancaire personnel (ou en l'absence de compte bancaire professionnel), il faudra remplacer le compte 512000 par le compte 108000 lorsque le professionnel exerce son activité à titre individuel.
Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online de 2014 à 2022, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.