La généralisation du télétravail a renforcé la digitalisation des échanges entre le chef d'entreprise, ses clients, ses salariés et ses collaborateurs. Les parties ne se rencontrent plus nécessairement physiquement pour la signature d'un contrat ou d'un acte juridique. La signature électronique pourrait prochainement ne plus être seulement une option.
Pourquoi existe-t-il plusieurs niveaux de signature électronique ? Un outil est-il indispensable ? Si oui, comment choisir le bon ?
Qu'est ce que la signature électronique ?
La signature électronique, appelée aussi parfois signature numérique ou signature digitale, est un mécanisme qui garantit l'intégrité d'un document électronique et authentifie l'auteur, de la même manière que la signature manuscrite d'un document papier. Elle permet donc la signature de documents à distance, de manière totalement dématérialisée et sécurisée et rapporte la preuve du consentement.
Différents niveaux (ou types) de certification de signature électronique sont requis en fonction des exigences de sécurité liées à l'acte (en fonction de l'usage et de l'enjeu du document). Ces exigences sont fixées par le règlement européen n°910/2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, dit règlement « eIDAS ».
Il est donc primordial pour le signataire de choisir le bon niveau de signature électronique.
Quels sont les différents niveaux de signature électronique ?
Niveau 1 : la signature électronique standard
Elle est appelée signature électronique manuscrite ou parfois signature numérique. Généralement, le signataire scanne sa signature manuscrite et l'appose sur un document pour l'envoyer par email.
Ce type de signature ne garantit pas l'intégrité des données signées ni l'identité du signataire, mais cette signature peut valoir commencement de preuve par écrit.
Elle permet aux entreprises, pour certains documents, de simplifier des processus internes et de gagner du temps (accusés de réception, commandes, devis, contrats, documents internes, note de frais... ).
Niveau 2 : la signature électronique avancée
C'est le type de signature le plus utilisé par les entreprises. Ce niveau de signature nécessite de recourir à un outil de signature électronique dédié, car l'acquisition d'un certificat de signature électronique, répondant aux exigences de la norme eIDAS, est indispensable. Le signataire doit préalablement télécharger sa pièce d'identité sur la plateforme du prestataire de signature électronique. Ce dernier pourra ainsi procéder à des contrôles et s'assurer de l'identité du signataire.
Le signataire utilise ensuite une clé privée qui lui est propre. Ce type de signature est utilisé fréquemment pour la signature de contrats de travail, de factures dématérialisées, de procès verbaux d'assemblées générales, ...
Pour plus de précisions sur la dématérialisation des missions juridiques de l'expert-comptable étape par étape.
Niveau 3 : la signature électronique qualifiée
C'est le type de signature le plus solide techniquement et juridiquement car la signature qualifiée nécessite :
- la validation en amont de l'identité du signataire (en physique ou parfois à distance) par une autorité de certification ou un prestataire de service de certification électronique ;
- la délivrance d'une clé de signature ou d'un dispositif qualifié de création de signature électronique. Cette clé est délivrée uniquement à une personne physique. Cette dernière, d»ment habilitée, est la seule à pouvoir signer pour son entreprise.
Juridiquement, cette signature est la seule qui équivaut à la signature manuscrite.
La signature qualifiée est utilisée principalement pour la signature d'actes authentiques (notaires, huissiers) ou de documents réglementés.
Pourquoi passer à la signature électronique ?
Les clients des experts-comptables, chefs d'entreprises, ont de plus en plus souvent recours à la signature électronique (niveau 2 : signature électronique avancée notamment) dans le cadre de leurs activités quotidiennes et cela pour différentes raisons : facilite l'envoi et l'échange de documents, permet de faire des économies sur le papier et l'encre, facilite la vie des salariés et automatise les processus,...
En s'adaptant à cette nouvelle pratique des entreprises, l'expert-comptable se donne les moyens de mieux répondre aux besoins de ses clients.
La mise en place du guichet unique, au 1er janvier 2023, devrait également généraliser l'acceptation par les greffes des actes signés électroniquement. L'expert-comptable a donc tout intérêt à adopter la signature électronique dès maintenant.
Enfin, dans un avenir proche, le statut de « tiers de confiance numérique » pourrait être accordé aux experts-comptables disposant d'une signature électronique, ce qui permettrait de garantir et d'authentifier leurs documents électroniques et ceux de leurs clients (Sic Mag n° 403, avril 2021).
Comment mettre en place la signature électronique ?
Le processus de signature électronique nécessite habituellement la réalisation de ces cinq étapes :
- 1/ Le signataire souscrit à une solution de signature électronique qui répond aux normes en vigueur.
- 2/ Il indique sur le fichier la zone ou les signatures doivent être apposées.
- 3/ Il valide ensuite l'opération et envoie le document aux signataires qui seront informés par e-mails.
- 4/ Les signataires prennent connaissance du document à signer.
- 5/ En cas d'acceptation des conditions du contrat par les signataires, ils reçoivent par sms un code secret à renseigner pour s'authentifier sur la plateforme et compléter le processus de signature.
Pour plus de précisions, voir le tuto de Sanaa Moussaid, experte dans l'émission « Connecte ta boîte » (France Num).
L'étape la plus chronophage est la collecte des signatures, notamment car cela nécessite fréquemment de relancer les signataires. Cela est d'autant plus fastidieux lorsque l'acte nécessite un grand nombre de signataires.
Pourquoi privilégier plutôt un outil de signature électronique clé en main ?
LegalVision propose aux experts-comptables un outil 100% digital pour la réalisation des formalités juridiques. Cette solution intègre un outil de signature électronique. Cet outil offre à l'expert-comptable un accompagnement personnalisé, tout au long de la procédure de signature électronique.
La collecte des signatures se fait en simultanée et non pas en séquentielle. L'expert-comptable ou ses collaborateurs n'ont plus à relancer les différents signataires. Ils n'ont plus besoin également de s'interroger sur le niveau de signature électronique exigé en fonction de l'acte, les formalistes de LegalVison s'en chargent.
L'expert-comptable bénéficie d'un accompagnement personnalisé, de la rédaction de la formalité juridique à la signature électronique de chaque signataire.