Un des apports majeurs de la réforme de la facturation électronique de 2024/2026 est de permettre de suivre le cycle de vie d'une facture, depuis son émission jusqu'à son paiement.
La transmission et la mise à jour des statuts des factures doivent notamment permettre de donner une vision partagée du cycle de vie de la facture, mais aussi de mettre en place des processus de traitement des rejets et annulations de factures, et enfin de faciliter le pré-remplissage de la déclaration de la TVA.
Cycle de vie des factures et liste des statuts
Selon les dernières informations publiées par la DGFiP [1], une dizaine de statuts différents devraient permettre de suivre le cycle de vie d'une facture électronique.
Certains statuts devront obligatoirement être transmis, d'autres seront simplement facultatifs (« libres » et « recommandés »).
Avant de rentrer davantage dans le détail, il est important de comprendre les grands principes qui ont guidé l'administration pour la détermination du cycle de vie de la facture électronique :
- le nombre de statuts obligatoires sera limité pour faciliter l'entrée des entreprises dans ce dispositif ;
- la mise à jour du statut reposera sur l'acteur qui effectuera l'action liée ;
- les différents acteurs pourront décider de ne pas envoyer l'ensemble des statuts au portail public de facturation (PPF), tous les statuts n'étant pas obligatoires ;
- pour favoriser la transparence de l'information, il sera fortement conseillé d'envoyer les données de facturation le plus rapidement possible.
Les statuts obligatoires
Statut | Transmission automatique ou manuelle | Événement déclencheur | Entité qui doit mettre à jour le statut |
Déposée | Automatique | Le fournisseur dépose sa facture sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire. | Fournisseur |
Le fournisseur a déposé un avoir sur le portail de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire. | Fournisseur | ||
Refusée | Manuelle | La facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers. | Acheteur |
Encaissée | Manuelle | Le fournisseur a reçu le paiement de la facture (ce statut est obligatoire pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidées). | Fournisseur |
L'acheteur a reçu le paiement de l'avoir. Ce statut est obligatoire pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidées. | Acheteur | ||
Rejetée | Automatique | La facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,...). | Acheteur |
Les mises à jour de statuts obligatoires reçues ou générées par le PPF, qui joue le rôle de centralisateur, seront par ailleurs transmises à l'administration fiscale.
En l'état, on peut donc supposer que les entreprises qui choisiront de gérer leurs factures électroniques directement via le « service public minimum » qu'est le PPF, n'auront pas la possibilité de saisir d'autres statuts que les 4 obligatoires.
Cette situation renforcerait l'importance d'orienter les clients des cabinets vers une plateforme de dématérialisation partenaire comme jefacture.com.
jefacture.com gèrera en effet l'ensemble des statuts, obligatoires, recommandés et libres, et produira ainsi une information enrichie, matière première de nouvelles missions de conseil et d'accompagnement.
Les statuts recommandés
Statut | Transmission automatique ou manuelle | Événement déclencheur | Entité qui doit mettre à jour le statut |
Mise à disposition | Automatique | La facture est mise à disposition de l'acheteur sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire. | Plateforme Acheteur |
Prise en charge | Manuelle | La facture est acceptée par l'acheteur. | Acheteur |
Approuvée | Manuelle | La facture est traitée totalement par l'acheteur. | Acheteur |
Approuvée partiellement | Manuelle | La facture est traitée partiellement par l'acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoir. | Acheteur |
Paiement transmis | Manuelle | Le flux de virement a été envoyé au fournisseur. | Acheteur |
Le flux de remboursement a été envoyé à l'acheteur. | Acheteur |
Les statuts libres
Statut | Transmission automatique ou manuelle | Événement déclencheur | Entité qui doit mettre à jour le statut |
Émise par la plateforme | Automatique | La facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l'acheteur. | Plateforme fournisseur |
Reçue par la plateforme | Automatique | La facture est reçue par le portail public de facturation ou la plateforme de dématérialisation partenaire de l'acheteur mais n'est pas encore mise à disposition de son client. | Plateforme Acheteur |
En litige | Manuelle | Un différend est constaté sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l'acheteur. | Acheteur |
Suspendue | Manuelle | Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu'une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées. | Acheteur |
Complétée | Manuelle | La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut « Suspendue » ? Il n'est donc pas nécessaire de renvoyer le flux 1. | Fournisseur |
On le voit, les statuts facultatifs (libres ou recommandés), apportent notamment une information indispensable pour les cabinets proposant un accompagnement en matière de recouvrement et de mandat de paiement. C'est tout l'intérêt d'utiliser une plateforme comme jefacture.com, interopérable avec les logiciels métiers du cabinet.
Dans quels cas une facture sera-t-elle jugée irrecevable, rejetée ou refusée ?
Une facture sera jugée irrecevable lorsque la plateforme (PPF ou PDP) ne sera pas en mesure de réceptionner ou traiter le flux ou son contenu. Il peut s'agir par exemple de la présence d'un virus informatique, d'un fichier vide ou inexploitable ou d'une signature non vérifiable.
Une facture sera rejetée en cas de détection d'une anomalie sur la facture par la plateforme du fournisseur ou du destinataire. Il peut s'agir par exemple de problèmes liés au format sémantique ou à la cohérence des données. Enfin, une facture peut être refusée par le destinataire, notamment en cas de désaccord commercial.
En résumé
Irrecevabilité : anomalie technique liée au flux
Rejet : anomalie technique liée à la facture
Refus : désaccord commercial.
[1] Spécifications externes v2.0, publiée le 30 juin 2022 sur le site de la DGFiP
Au service de la Profession Comptable, jefacture.com est un acteur majeur de la généralisation de la facture électronique annoncée par les pouvoirs publics.
jefacture.com apporte des bénéfices au cabinet : gain de temps et de productivité, opportunité de diversifier ses missions,... et à ses clients : diminution des frais et des tâches administratives, simplification des échanges avec le cabinet, meilleure gestion des factures et de leur règlement,...
Au sommaire du dossier
- Dossier sur la facturation électronique
- Journée de la facture électronique du 14 mars 2023 : les précisions qu'il ne fallait pas manquer
- Décret et arrêté du 7 octobre 2022
- Précisions de l'administration au 31 janvier 2023
- Précisions de l'administration au 30 septembre 2022
- Précisions de l'administration au 1er août 2022
- Précisions de l'administration au 31 mai 2022
- Précisions de l'administration au 1er mars 2022
- Des changements que toutes les entreprises doivent anticiper
- Calendrier de la généralisation de la facturation électronique
- Expliquer la facturation électronique à ses clients
- Ce que la facture électronique change pour vos process de production
- La collecte des pièces sera-t-elle vraiment plus simple en 2024 ?
- Quel avenir pour les solutions OCR avec la facture électronique ?
- Comprendre les futurs statuts de la facture électronique
- Facturation électronique : la boîte à outils de jefacture.com
- PDP, OD, PPF... tout savoir sur les futures plateformes de factures électroniques
- Les plateformes PDP au c½ur de la réforme
- [Replay Webconférence] Facturation électronique : quelles conséquences pour votre cabinet ?
- Yooz souhaite se positionner comme PDP
- E-invoicing : l'OEC adopte une nouvelle stratégie