Les employeurs ont l'obligation de tenir et de conserver un certain nombre de registres relatifs à la gestion du personnel, à la santé au travail ou aux représentants du personnel.
Quels sont les principaux registres obligatoires ? Que doivent-ils contenir ? Qui peut y avoir accès ? Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect de ces obligations ? Combien de temps faut-il les conserver ? On fait le point.
L'outil d'audit de conformité sociale « Social'360 » permet de vérifier spécifiquement le respect par l'employeur de ses obligations en matière de documents obligatoires.
Le registre unique du personnel
Champ d'application et contenu
Tout employeur, quel que soit son effectif doit tenir un registre unique du personnel et le mettre à jour à chaque entrée/sortie de salarié. Ce registre peut être tenu sous format électronique. Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'entreprise.
Le contenu du registre est encadré par le code du travail (C. tr. Art. L 1221-13 et suivants). Doivent y figurer :
- les noms et prénoms de tous les salariés dans l'ordre des embauches, avec pour chacun d'entre eux les renseignements suivants : nationalité ; date de naissance ; sexe ; emploi ; qualification ;dates d'entrée et de sortie ; date de l'autorisation de travail ou de la demande d'autorisation pour les salariés concernés ; type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les salariés étrangers concernés; mentions « contrat à durée déterminée », « salarié temporaire » (ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire), « mis à disposition par un groupement d'employeurs » (ainsi que la dénomination et l'adresse du groupement), « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour les salariés concernés ;
- les nom et prénoms des stagiaires (et des personnes volontaires en service civique) dans l'ordre d'arrivée. Pour les stagiaires, les mentions suivantes doivent figurer dans le registre : nom et prénoms ; dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ; nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire ;
- et la déclaration de détachement adressée à l'inspection du travail en cas de détachement d'un ou plusieurs salariés.
Mise à disposition
Le registre unique du personnel (ainsi que les copies des titres de travail des travailleurs étrangers et les accusés de réception des déclarations de détachement) sont tenus à la disposition du CSE, des inspecteurs du travail et des contrôleurs URSSAF.
Point d'attention
Lorsque l'employeur a recours à un support électronique pour la tenue du registre unique du personnel, ce dernier doit contenir l'ensemble des mentions obligatoires du format papier et doit pouvoir être consulté sans risque d'altération des informations qu'il contient pendant le même délai que le registre papier auquel il se substitue.
Si l'employeur n'a pas recours à un format papier, l'employeur doit adresser à l'inspection du travail l'avis du CSE sur le support substitué.
Sanctions
Le non-respect des obligations légales en matière de registre unique du personnel est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe. Cette amende est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.
Le registre des repos hebdomadaires particuliers
Champ d'application et contenu
Ce registre concerne les entreprises qui n'accordent pas à tout le personnel le jour de repos hebdomadaire le dimanche. Dans cette hypothèse, un registre spécial doit être mis en place. Il doit mentionner les noms des salariés soumis à ce régime particulier de repos hebdomadaire et indiquer le régime spécial retenu par l'employeur (C. tr. Art. R 3172-2 et suivants).
Ainsi, pour chaque salarié, le registre devra préciser le jour et les fractions de journées choisies pour le repos.
Mise à disposition
Le registre spécial est tenu à la disposition de l'inspection du travail.
Par ailleurs, il doit être communiqué aux salariés qui en font la demande.
Points d'attention
Indépendamment de la tenue du registre spécial, l'employeur doit communiquer, par tout moyen, aux salariés les jours et heures de repos collectif attribués lorsque le repos hebdomadaire n'est pas accordé le dimanche.
L'employeur doit communiquer à l'inspection du travail, cette information et les modalités de la communication aux salariés qu'il envisage de mettre en ½uvre.
Enfin, l'inscription des salariés récemment embauchés sur le registre spécial est obligatoire après un délai de 6 jours.
Sanctions
Ne pas respecter cette obligation est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 5ème classe, autant d'amendes étant dues qu'il y a de salariés illégalement employés.
Par ailleurs, le fait de ne pas présenter à l'inspection du travail les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 3ème classe.
Le registre des accidents bénins non déclarés
Champ d'application et contenu
Ce registre concerne certains employeurs qui souhaitent alléger leurs obligations déclaratives en matière d'accident du travail. Dès lors que cet accident n'entraîne ni arrêt de travail, ni soins médicaux, ils peuvent remplacer la déclaration d'accident du travail par une simple inscription sur un registre spécifique (CSS Art. L 441-4).
Ne peuvent bénéficier de ce dispositif que les seuls employeurs qui bénéficient de la présence permanente en interne d'un médecin, pharmacien, infirmier diplômé d'État, ou sauveteur secouriste diplômé; ont un poste de secours d'urgence ; et respectent leurs obligations en matière de mise en place de CSE (conditions cumulatives).
Pour mettre en place ce registre, l'employeur doit en aviser au préalable le CSE.
En termes de contenu, l'employeur soit inscrire sur le registre, dans les 48 heures les accidents du travail bénins qui ont eu lieu, en précisant le nom de la victime, la date, le lieu et les circonstances de l'accident, la nature et le siège des lésions assortis du visa du donneur de soins ainsi que les autres éléments devant figurer sur la déclaration d'accident du travail. La victime doit signer le registre en face des indications portées par l'employeur.
Mise à disposition
L'employeur doit informer la CARSAT de la mise en place de ce registre.
Le registre est tenu à la disposition des agents de contrôle des organismes chargés de la gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles ainsi que des personnes habilitées par les CARSAT, de l'inspection du travail et du CSE.
Le médecin du travail peut également consulter le registre.
Points d'attention
Le registre liste les accidents bénins par année et doit être conservé pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de l'exercice considéré.
Lorsqu'un accident ayant fait l'objet d'une simple inscription sur un registre entraîne ultérieurement un arrêt de travail ou des soins médicaux, l'employeur sera tenu d'adresser à la CPAM dont relève la victime la déclaration d'accident du travail en bonne et due forme.
L'outil de diagnostic social « Social'360 » permet aux cabinets de vérifier le respect par leurs clients de leurs obligations, et de générer des missions d'accompagnement complémentaires.
Le registre des contrôles de sécurité
Champ d'application et contenu
Tout employeur, quel que soit son effectif, est tenu de conserver les observations et mises en demeure notifiées par l'inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques (C. tr. Art. L 4711-1 et suivants).
Mise à disposition
Ce registre peut être demandé par les agents de contrôle de l'inspection du travail et les agents du service de prévention des organismes de Sécurité sociale lors de leurs visites de contrôle.
Par ailleurs, ce registre doit être communiqué aux membres du CSE, au médecin du travail et, le cas échéant, aux représentants de l'ANACT (Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail).
Points d'attention
Le registre ne se limite pas aux mises en demeure notifiées à l'entreprise, mais doit regrouper l'ensemble des observations (mêmes bénignes) reçues par les différents organismes de contrôle.
Sanctions
Le non-respect de cette obligation est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées.
Par ailleurs, le fait de ne pas présenter à l'inspection du travail le registre obligatoire est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 3ème classe.
Le document unique d'évaluation des risques professionnels
Champ d'application et contenu
Tous les employeurs, quel que soit leur effectif, doivent mettre en place un DUERP (C. tr. Art. L.4121-3). Ce document répertorie :
- l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs ;
- les données collectives d'évaluation des expositions individuelles aux facteurs de pénibilité au travail (contraintes physiques marquées, environnement physique agressif ; rythmes de travail spécifiques) ;
- la proportion de salariés exposés aux facteurs de pénibilité ;
- pour les employeurs ≥ 50 salariés : un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail détaillant les mesures à prendre au cours de l'année à venir, leurs conditions d'exécution, les indicateurs de résultat et l'estimation de leur coût ; les ressources de l'entreprise pouvant être mobilisées ; et un calendrier de mise en ½uvre ;
- pour les employeurs < 50 salariés : un plan d'actions de prévention des risques et de protection des salariés.
Le document doit être mis à jour lors de toute décision modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, et a minima une fois par an dans les entreprises d'au moins 11 salariés.
Les différentes versions de ce document doivent être datées et conservées par l'employeur.
Un avis indiquant les modalités d'accès au DUERP doit être affiché dans l'entreprise.
Mise à disposition
Le document unique d'évaluation des risques professionnels est transmis par l'employeur à chaque mise à jour au service de médecine du travail auquel il adhère.
Il est également tenu à la disposition des salariés, anciens salariés, du CSE ainsi que de toute personne ou instance justifiant d'un intérêt à y avoir accès (service de santé au travail, inspection du travail, agents des services de prévention des organismes de Sécurité sociale...) pendant une durée d'au moins 40 ans.
Points d'attention
Le contenu du DUERP a été enrichi en 2022, l'employeur devant désormais mesurer les risques liés à l'organisation du travail.
Par ailleurs, afin d'assurer une traçabilité des actions de l'employeur, le législateur a prévu une obligation de dépôt du DUERP sur un portail numérique.
Cette obligation, non encore effective, était prévue :
- à compter du 1er juillet 2023 pour les entreprises dont l'effectif est supérieur ou égal à 150 salariés ;
- au plus tard à compter du 1er juillet 2024 pour les entreprises dont l'effectif est inférieur à 150 salariés.
Sanctions
Le fait de ne pas transcrire ou de ne pas mettre à jour les résultats de l'évaluation des risques, dans un DUEPR est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 5ème classe.
Par ailleurs, le fait de ne pas présenter à l'inspection du travail le DUERP est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 3ème classe.
Le registre spécial du CSE
Champ d'application et contenu
Ce registre, prévu à titre obligatoire uniquement dans les entreprises de moins de 50 salariés disposant d'un CSE, consigne les demandes présentées par le CSE dans le cadre de ses attributions, ainsi que les réponses motivées de l'employeur (C. tr. Art. L 2315-22).
Mise à disposition
Ce registre, ainsi que les documents annexés, sont tenus à la disposition des salariés de l'entreprise désirant en prendre connaissance 1 jour ouvrable par quinzaine et en dehors de leur temps de travail.
Ils sont également tenus à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.
Points d'attention
Sauf circonstances exceptionnelles, les membres du CSE remettent à l'employeur une note écrite exposant l'objet des demandes présentées lors de la réunion du CSE, 2 jours ouvrables avant la date à laquelle ils doivent être reçus. L'employeur a quant à lui un délai maximum de réponse écrite de 6 jours ouvrables à compter de la réunion.
Sanctions
En l'absence de registre du CSE ou de réponses aux questions posées en réunion, l'employeur s'expose à la reconnaissance d'un délit d'entrave au fonctionnement du CSE, sanctionné par une amende de 7 500¤.
Les registres obligatoires sont nombreux. De fait, les employeurs ne respectent pas toujours leurs obligations en la matière, ce qui peut conduire à de lourdes sanctions en cas de contrôle, ou de contentieux avec un salarié.
MyFides est une association créée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients.
Elle propose de nombreux outils pratiques : chiffrage et présentation des passifs sociaux de l'entreprise liés aux indemnités de fin de carrière (IFC by MyFides) ; vérification de la conformité du Fichier des Ecritures Comptables (veryFEC) et d'Examen de Conformité Fiscale (ECF).
En 2023, MyFides lance un nouvel outil, dédié au diagnostic de conformité sociale : Social'360 by Myfides.