A l'heure où les solutions à destination des experts-comptables se multiplient, il est normal de s'interroger sur la différence entre une GED et un portail client. Quels objectifs servent chacune de ces solutions ? Avez-vous besoin des deux ?
Qu'est-ce qu'une GED ?
La Gestion électronique des documents est une brique indispensable de la gestion d'un cabinet d'expertise comptable. Elle permet aux collaborateurs de stocker et de trier les documents qu'ils produisent ou sur lesquels ils travaillent.
Pour optimiser les processus de production et réduire le temps de recherche, elle doit être le plus uniforme possible. Généralement, les arborescences GED présentent un haut niveau de détail, pour s'adapter aux missions des experts-comptables et stocker : des documents de travail, le dossier permanent, ou aussi la copie de fichiers destinés aux clients.
On distingue trois types de GED :
- celles proposées par les éditeurs des outils de production, qui par définition, présentent l'avantage d'être bien connectées aux logiciels métiers ;
- les GED spécialisées, généralement en Saas ;
- les gestionnaires de fichiers des systèmes d'exploitations, via l'explorateur Windows, tout simplement, ou son équivalent sous Linux ou MacOS. Cette solution, qui n'est pas pensée pour des cabinets, présente l'avantage de ne pas nécessiter de formation des équipes.
La GED, en résumé
- Stocke les documents produits par le cabinet en version numérique
- Forte orientation collaborateur / production
- Conçue pour échanger en interne
- Tous types de documents, internes ou à destination du client
Qu'est-ce qu'un portail client ?
Le portail client est pensé pour être le point d'entrée unique du client vers le cabinet. C'est donc une solution avec une orientation client très forte, et une expérience utilisateur travaillée dans cet objectif. C'est à la fois un outil de restitution d'information, de collecte de la donnée, et un portail de services.
En matière de restitution, contrairement à une GED, l'objectif du portail client n'est pas de stocker toutes les données produites par le cabinet. Sa force réside dans la sélection des données pertinentes pour le client final : bulletins de salaires, plaquettes, tableaux de bord, etc.
En matière de collecte, le portail permet au dirigeant de déposer toutes les pièces nécessaires dont le cabinet a besoin, en ligne ou via une application mobile, et de les intégrer automatiquement dans les solutions métiers. La clé d'un portail client efficace, c'est de proposer des interconnexions métier, y compris avec les GED existantes, pour collecter l'ensemble des flux.
Enfin, le client final retrouve sur le portail de nombreux services, par exemple :
- lecture d'actualités professionnelles ;
- accès à toutes les solutions du cabinet (tableau de bord par exemple) sans avoir à saisir d'autres identifiants ;
- consultation de l'offre de services du cabinet ;
- possibilité de poser des questions à son expert-comptable.
Le portail client, en résumé
- A la fois solution de collecte, de restitution et portail de services
- Permet de mettre uniquement à disposition du client les documents dont il a besoin
- Forte orientation client / service
- Conçu pour fluidifier les échanges entre l'entreprise et le cabinet
GED organisée et portail client, une association gagnante pour votre cabinet
Ces deux solutions servent des objectifs différents. GED bien organisée et portail client interconnecté constituent donc une association gagnante : la première permettra à vos équipes de collaborer efficacement, et c'est absolument indispensable. Le second offrira à vos clients une expérience utilisateur incomparable et facilitera les échanges avec le cabinet.
Toutefois, un portail client n'est pas une GED, et l'inverse est vrai aussi. Développer chacune de ces solutions implique des expertises très spécifiques, et de lourds investissements. Il est donc indispensable de construire l'architecture de votre cabinet en ayant recours à des éditeurs éprouvés et spécialisés dans chaque domaine.
Les limites des GED dites ouvertes
Certaines GED proposent d'ouvrir un accès aux clients du cabinet. Bien que l'idée puisse paraître séduisante, ou plus économique, certains arguments doivent être pris en considération :
- l'indépendance apportée par un portail client interconnecté, qui permet de changer de solution de production sans modifier l'expérience du client final ;
- le fait qu'un portail client soit capable d'aller chercher des documents ailleurs que dans la GED, en se connectant au logiciel de paie, à l'outil de production de tableau de bord ou bientôt aux flux issus des plateformes de facturation électronique ;
- la possibilité d'afficher une arborescence client simplifiée, distincte de l'arborescence GED du cabinet, forcément plus complexe
- une gestion fine des documents mis à disposition du client, avec des filtres par date d'ancienneté, type de fichier, ou mot-clé, évitant ainsi de noyer le dirigeant d'entreprise sous un flux d'information qui ne seraient pas pertinentes.