Soyons honnêtes... le chiffrage des indemnités de fin de carrière (IFC) est très rarement le premier sujet que l'on traite lors de la clôture des comptes annuels.
En réalité, il se situe même plutôt parmi les derniers...
Dans ces circonstances, il faut être efficace et ne pas perdre de temps !
Passons alors en revue les bonnes pratiques et autres trucs et astuces pour déterminer la dette actuarielle des IFC avec une démarche optimisée.
Le rappel des obligations comptables
En France, dans les comptes sociaux, l'engagement relatif aux IFC fait l'objet :
- d'une simple mention dans l'annexe des comptes annuels ;
- ou d'une provision inscrite au passif du bilan (méthode de référence, ex-« méthode préférentielle »).
Dans les comptes consolidés, la comptabilisation d'une provision afférente est obligatoire.
Une démarche fluide
Le calcul de la dette actuarielle des IFC intègre un certain nombre de facteurs (salaires, droits, taux d'actualisation, etc.).
La démarche pour calculer la dette actuarielle doit suivre les étapes successives permettant d'intégrer de manière fluide les paramètres indispensables :
1/ Les hypothèses générales : date de calcul, table de mortalité, taux d'actualisation, initiative du départ, méthode de calcul ;
2/ Les hypothèses par catégorie de salariés : taux de progression des salaires, taux de rotation du personnel, âge de départ, taux de charges patronales, convention collective appliquée ;
3/ Les données des salariés : nom, prénom, date de naissance, date d'entrée, catégorie, salaire brut.
L'appréhension de cette logique permet de mieux anticiper les informations requises.
Il faut essayer de les collecter en amont, car les recueillir une par une le jour J peut se révéler bloquant s'il en manque une.
Il en est de même si vous vous retrouvez tributaire de la ou des personnes qui doivent vous les transmettre, en particulier le service social ou payes pour les données des salariés.
A noter que n'est pas abordé dans ces lignes le choix du taux d'actualisation, qui a fait l'objet d'un article précédent.
Le choix de la méthode de calcul
Conformément à la norme IAS 19 et à la recommandation de l'ANC, la dette future ou « dette actuarielle » en matière d'IFC pour les salariés est déterminée à partir du montant de l'indemnité que percevra chaque salarié au jour de son départ. On parle de méthode des « unités de crédit projetées ».
En pratique, deux principales méthodes sont possibles :
- la méthode « rétrospective prorata temporis » ;
- la nouvelle méthode autorisée en 2021, qui tient compte du plafond des droits alloués par la convention collective.
La différence entre les deux consiste en la durée sur laquelle la dette actuarielle sera lissée dans le temps.
Avec la méthode « rétrospective prorata temporis », le lissage est réalisé sur la durée totale de l'ancienneté de chaque salarié, c'est-à-dire son ancienneté au terme.
Depuis fin 2021, la nouvelle méthode de l'ANC, la constitution de la dette actuarielle n'est plus lissée sur la totalité de la période d'emploi, mais sur la période qui couvre les (dernières) années de services rendus par le salarié qui correspondent à l'ancienneté lui octroyant l'indemnité maximale plafonnée (ou entre la date d'emploi et la date de départ en retraite, si la durée ainsi déterminée est inférieure).
La seconde méthode aboutit à une dette actuarielle plus faible les premières années de calcul, mais une progression ou un rattrapage plus rapides sur les années s'opère ensuite jusqu'à la date de départ à la retraite.
Le choix est une décision de gestion revenant à l'entreprise.
Toutefois, ce choix peut s'avérer être un « non-choix »... notamment si la convention collective ne plafonne jamais les indemnités à verser aux salariés. En effet, concrètement, les deux méthodes donneront rigoureusement le même montant de dette actuarielle, à chaque date de calcul !
Le choix de l'hypothèse du départ : MR ou DV
Par rapport aux indemnités de fin de carrière (IFC), une entreprise a le choix entre deux hypothèses :
- départ à l'initiative du salarié ;
- mise à la retraite par l'employeur.
L'hypothèse retenue doit être en ligne avec les pratiques et usages en vigueur au sein de l'entreprise (employeur et salariés).
Celle-ci n'est pas neutre pour le calcul de la dette actuarielle, tant en matière de droits (et donc d'indemnités) qu'en matière de charges sociales appliquées.
La mise à la retraite ne peut intervenir qu'à l'âge de 70 ans du salarié et est assimilé à un licenciement, ce qui conduit à des indemnités plus importantes (sauf exceptions), que pour un départ volontaire du salarié à la retraite.
Les taux de charges sociales
L'indemnité de départ volontaire à la retraite (hors cas du Plan de sauvegarde de l'emploi) a un caractère de salaire et non pas de dommages et intérêts.
Le montant de l'indemnité est alors assujetti dès le 1er euro aux cotisations sociales classiques (Sécurité sociale, CSG/CRDS, etc.).
Dans l'hypothèse de calcul « départ volontaire », la dette actuarielle calculée intègre les charges sociales.
Il faut renseigner le taux de charges sociales par catégorie de salariés constaté (39%, 40%, 42%, etc.) au sein de l'entreprise en cas de départ volontaire du salarié. En effet, il convient d'indiquer le taux de charges sociales le plus proche de la réalité, celui pour les cadres étant par exemple globalement plus élevé que celui des ouvriers.
En pratique, c'est un peu comme pour les charges sociales liées à la provision pour congés payés ou RTT.
A l'inverse, en cas de mise à la retraite, la dette actuarielle est déterminée obligatoirement avec une contribution fixe de 50%.
L'intégration efficace des données salariés
Une étape délicate consiste à renseigner les données des salariés pour l'entreprise.
Plusieurs modalités pratiques sont offertes en général.
Le plus efficace est l'intégration des 12 DSN de l'année ou bien celle de décembre !
Avec ce mode d'import, il faut toutefois être vigilant et bien choisir les options : importer uniquement les salariés présents à la date de calcul, importer uniquement les salariés en CDI, reconstituer un salaire annuel théorique pour les personnes entrées en cours d'année et présentes à la date de calcul, etc.
L'intégration d'un fichier EXCEL permet aussi de disposer rapidement dans le logiciel d'IFC des données pour les salariés.
Par ailleurs, en raison du Covid-19, en cas d'activité partielle (AP), quel que soit le mode d'import des données salariés utilisés (import DSN, import EXCEL ou saisie manuelle), il est impératif de vérifier que les salaires bruts indiqués pour les salariés sont bien les salaires de référence.
A défaut, les données de salaires intégrées pour la détermination de la dette actuarielle et les résultats seront erronés.
L'effectif pour les IFC
La « dette actuarielle » pour les IFC correspond au montant de l'engagement d'un employeur à un instant T vis-à-vis de ces indemnités à verser in fine à ses salariés concernés.
Dès lors, à la clôture d'un exercice, il convient de ne retenir que les salariés susceptibles d'être présents au jour de leur départ à la retraite.
Cette condition exclut de facto les salariés qui ne sont pas en CDI : CDD, apprentis, stagiaires, etc.
Il en est de même, sauf exception, pour les mandataires sociaux.
MyFides est une association créée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients. Elle a développé initialement une solution exclusive de chiffrage et présentation des passifs sociaux de l'entreprise liés aux indemnités de fin de carrière : IFC by MyFides.
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