Les nouvelles obligations d'information à l'embauche

L'objectif est de permettre à tout travailleur de disposer d'un document contenant des informations transparentes sur les éléments essentiels de la relation de travail.

Si de nombreuses informations figurent déjà dans certains documents déjà mis en place dans les entreprises (contrats de travail, bulletin de paie, DPAE, affichage obligatoire...), certaines informations prévues par le décret ne sont que rarement communiquées au salarié ou de manière moins précise que ce qui est désormais exigé.

Informations à communiquer à l'ensemble des salariés

Les informations que l'employeur doit communiquer à tous les salariés font partie des obligations de l'employeur lors de l'embauche et elles sont les suivantes :

• identité des parties à la relation de travail ;
• adresse du ou des lieux de travail (et, si elle est distincte, adresse de l'employeur) ;
• intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi ;
• date d'embauche ;
• date de fin de la relation de travail ou durée en cas de CDD ;
• identité de l'entreprise utilisatrice ;
• durée et conditions de la période d'essai ;
• droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre de l'adaptation au poste de travail ;
• durée du congé payé ;
• procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
• éléments constitutifs de la rémunération, indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération) ;
• durée de travail (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou autre période de référence) ;
• conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires ;
• modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;
• conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
• régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié ;
• mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement ;
• le cas échéant, les conditions d'ancienneté prévues par les contrats.

Forme de l'information

Les informations sont à communiquer au salarié individuellement dans certains délais.

Un document récapitulatif écrit devient de facto nécessaire même dans les situations où aucun contrat de travail n'était exigé par la réglementation.

Le salarié qui n'aurait pas reçu les informations dans les délais réglementaires pourra mettre en demeure l'employeur de lui communiquer les documents requis, avant une éventuelle saisine du juge en l'absence de réponse dans un délai de 7 jours à compter de la réception de la mise en demeure.

Pour certaines informations, l'employeur a la possibilité de procéder par renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles.

Délai de communication

Selon la nature de l'information, la communication des informations au salarié doit se faire au plus tard le 7 ème jour calendaire à compter de l'embauche ou au plus tard 1 mois à compter de l'embauche.

Ainsi, par exemple, l'employeur a 7 jours à compter de l'embauche pour transmettre le détail des éléments constituant la rémunération, contre 1 mois s'agissant des informations sur le droit à la formation.

Situation particulière des salariés appelés à travailler à l'étranger

Des informations supplémentaires doivent être communiquées :

• aux salariés appelés à travailler à l'étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives (devise servant au paiement de la rémunération, avantages en espèces et en nature, organisation du rapatriement...) ;
• et pour les salariés détachés dans le cadre d'une prestation de services (rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l'État d'accueil, allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture...).

Ces informations complémentaires doivent être communiquées au salarié avant son départ.

Salariés en CDD et intérimaires

Le décret complète les dispositions de la loi du 9 mars 2023 imposant à l'employeur de délivrer au salarié en CDD ou à l'intérimaire qui le demande une information sur les postes en CDI à pourvoir au sein de l'entreprise. Pour rappel, pour pouvoir faire une telle demande, le salarié doit justifier d'une ancienneté minimale de 6 mois.

Depuis le 1 er novembre 2023, l'employeur a un mois pour fournir par écrit la liste des postes en CDI à pourvoir qui correspondent à la qualification professionnelle du salarié en CDD  ou de l'intérimaire.

Le salarié ou l'intérimaire a le droit de faire 2 demandes par année civile sur ce sujet.

Lorsque l'employeur est un particulier ou une entreprise de mois de 250 salariés, une réponse peut être apportée par oral à compter de la 2ème demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la 1ère demande.

Tableau récapitulatif