Nouvelle obligation de remise des fichiers des écritures comptables : c'est parti !

Pour les vérifications de comptabilité initiées depuis le 1^er janvier 2014, les entreprises doivent présenter leurs documents comptables sous format dématérialisé, en remettant au début des opérations de contrôles les fichiers des écritures comptables (FEC) afférents aux exercices contrôlés.

Cette nouvelle obligation qui résulte de l'article L 47 A I du livre des procédures fiscales s'impose aux entreprises légalement soumises à l'obligation de présentation des documents comptables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. A cet égard, il convient de souligner que les succursales étrangères de sociétés françaises ainsi que les succursales françaises d'entreprises étrangères[1] entrent également dans le champ d'application de ce nouveau dispositif.

L'objectif de cette nouvelle mesure est de faciliter et de rendre plus efficace les contrôles fiscaux : le vérificateur peut en effet effectuer des tris, classements ainsi que tous calculs aux fins de s'assurer de la concordance entre la copie des enregistrements comptables et les déclarations fiscales du contribuable.

Les normes informatiques (contenu et format) des fichiers des écritures comptables devant être produits sont strictement définies. Ainsi, par exemple le nouveau dispositif prévoit que l'ensemble des données comptables natives (non agrégées) au titre d'un exercice doit être remis dans un fichier unique.
Au sein de ce fichier, les écritures doivent être numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence. En outre, pour chaque écriture comptable, 18 champs obligatoires (21 ou 22 champs pour les comptabilités de trésorerie) sont définis, tels que le code journal, le numéro de l'écriture ou bien le numéro de compte dont les 3 premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français.

Tout manquement à ces nouvelles obligations est lourdement sanctionné. En effet, le défaut de présentation de la comptabilité sous format dématérialisé est à ce jour passible d'une amende de 1500 euros (CGI, art. 1729 D) et permet au vérificateur de déclencher la procédure d'évaluation d'office emportant l'application de la majoration de 100 % prévue à l'article 1732 du CGI.

D'expérience, il s'avère difficile de produire un FEC conforme aux nouvelles exigences fiscales. En effet, les informations requises sont souvent disséminées dans diverses applications. En outre, si certains éditeurs fournissent les outils permettant la production du FEC, les tests réalisés sur les fichiers générés révèlent encore de nombreuses anomalies.

Il est donc important que les entreprises anticipent la production des FEC et complètent leur analyse (contenu et format) d'un diagnostic de la situation fiscale de l'entreprise, dans le cadre d'une véritable stratégie de prévention et de gestion des risques fiscaux.

Plus généralement, il convient de rappeler que cette nouvelle obligation de remise des fichiers des écritures comptables s'inscrit dans la volonté du législateur de rendre plus efficace et rapide les contrôles fiscaux par l'usage de l'informatique.
Elle impose donc aux entreprises de s'assurer de l'existence dans leurs procédures internes d'audit à visée fiscale permettant de garantir leur capacité à répondre efficacement à un contrôle fiscal informatisé dont le périmètre couvre non seulement les données comptables mais également l'ensemble des données de gestion.

[1] Dans ce dernier cas, la conformité des fichiers des écritures comptables à la nomenclature du Plan Comptable Général (PCG) (ou à une autre nomenclature définie par le normalisateur comptable français pour les banques et assurances) n'est pas exigée. Toutefois, le fichier des écritures comptables devra être présenté en langue française et l'ensemble des éléments permettant de comprendre le passage aux déclarations fiscales déposées (ex. tables de correspondance avec les normes comptables françaises) devra être remis.