La rentrée scolaire en comptabilité ? Vu de l'extérieur, il est facile de se dire qu'il n'y a aucun rapport entre ces deux termes. Pourtant aux environs de septembre, tout comptable admettra que c'est le moment où les factures d'ordinateurs, de cahiers, de crayons et autres fournitures de bureau, passent en comptabilité.
Pour savoir comment réagir face à ces achats, nous vous donnons quelques astuces pour détecter les éléments concernés par la rentrée scolaire, les comptabiliser, l'incidence en fiscalité mais également l'aspect plus juridique.
Les éléments concernés par la rentrée scolaire
Par rentrée scolaire, il faut comprendre tout un tas d'éléments nécessaires aux écoliers, collégiens et autres étudiants n'ayant pas lieu d'être en comptabilité.
Au-delà des fournitures scolaires de type cahiers, crayons, classeurs,... Il arrive que d'autres types de matériels apparaissent en comptabilité : des ordinateurs, des tablettes, du mobilier de bureau voire des vêtements. Cette liste n'est pas exhaustive et montre bien à quel point le comptable se doit d'être vigilant dans sa façon d'analyser les factures à enregistrer !
Petite anecdote
Une entreprise dans le bâtiment avec un seul salarié qui achète fin août :
- un ordinateur ;
- une tablette ;
- du mobilier de bureau (un bureau, une chaise et une étagère) ;
- des fournitures de bureau (cahiers, crayons, feuilles simples/doubles, classeurs,...).
Et cerise sur le gâteau, une facture de vêtements en 14 ans pour plus de 200 euros ! Il est évident que cette dernière facture ne soit pas prise en compte.
Le doute pourrait subsister pour le reste qui pourrait très bien concerner l'activité. Sauf que lors d'un rendez-vous dans l'entreprise, l'épouse de cet artisan montre la nouvelle chambre du fils aîné aménagée avec le bureau, la chaise et l'étagère de la facture transmise. Bien sûr, sur le bureau est mis en évidence un portable de la même marque que celui acheté...
Moralité : L'importance d'aller chez le client et d'être à l'écoute de ce qui peut nous être dit !
Comptabiliser les achats de rentrée scolaire en comptabilité
Les achats de rentrée scolaire détectés, il est important que ces charges ne soient pas portées en déduction du résultat. En effet, ils ne sont pas engagés dans l'intérêt de la société mais davantage pour convenance du dirigeant.
Détecter les factures de rentrée scolaire
Les factures de rentrée scolaire détectées, il est essentiel de ne pas les comptabiliser. Ainsi, vous ne déduirez pas de charge du résultat.
Isoler le règlement des factures de rentrée scolaire
Bien évidemment, le dirigeant a tenté de passer les factures de rentrée scolaire que vous ne reprendrez pas dans les comptes. Le souci est que le règlement s'est fait par le compte bancaire de la société.
Exemple
Une facture pour des fournitures de bureau d'un montant de 500¤. La facture ne sera pas saisie en comptabilité mais qu'en sera t-il de son règlement qui passe par la banque ? C'est ici, qu'il convient de passer cette écriture dans le journal de banque :
Numéro de compte | Comptabiliser la dépense liée aux fournitures de bureau personnelles | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
455 ou 108 |
| Associés - Compte courant ou compte de l'exploitant | 500¤ |
|
| 512 | Banque |
| 500¤ |
Par cette écriture, vous notifiez que la dépense réalisée ne concerne pas l'activité et est bien affectée en tant que dépense personnelle !
L'incidence fiscale des achats de rentrée scolaire dans la comptabilité
La rentrée scolaire comptabilisée à tort engendre des conséquences en termes de fiscalité. Les factures personnelles passées permettent de diminuer le résultat de l'exercice. La conséquence est une base d'impôt (IR ou IS selon votre fiscalité) plus faible.
En cas de contrôle de l'Administration Fiscale, et dans l'hypothèse de montants considérés comme personnels au dirigeant par l'Inspecteur des Impôts, vous encourrez des sanctions :
- les frais déduits à tort seront réintégrés au résultat fiscal de la société car ils seront considérés comme non déductibles ;
- les sommes correspondant aux frais personnels du dirigeant seront considérés comme un versement de dividendes avec une taxation au taux marginal d'imposition du dirigeant + 17.2% de prélèvements sociaux ou le Prélèvement Forfaitaire Unique (PFU).
Attention
Bien sûr, ces sommes taxées ne tiennent pas compte des majorations de 40% pour manquement délibéré ou de 80% pour manoeuvres frauduleuses.
Autant dire qu'il faut y réfléchir à deux fois avant de passer des factures personnelles en comptabilité !
L'incidence juridique des achats de rentrée scolaire dans la comptabilité
La prise en compte d'achats liés à la rentrée scolaire dans la comptabilité relève d'un acte anormal de gestion par l'Administration Fiscale. Dès lors, cette qualification peut avoir la conséquence d'engager la responsabilité pénale du dirigeant sur la base de l'abus de biens sociaux.
Qui dit abus de biens sociaux, dit une sanction pénale pour le dirigeant à l'origine du délit que le législateur précise à l'article L241-3 du Code Pénal :
Est puni d'un emprisonnement de cinq ans et d'une amende de 375 000¤ (...)
Petite précision
Depuis le 27 février 2017, la prescription de l'abus de biens sociaux est de 6 années à compter du jour où l'infraction a été commise.
Autant dire un délit qui peut sembler bénin au premier abord, pour des achats de rentrée scolaire passés en comptabilité, mais pour lequel les sanctions peuvent être lourdes que ce soit fiscalement ou juridiquement !