Le top 10 des applications de note de frais

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Les frais professionnels représentent une double dépense pour les entreprises qui doivent gérer régulièrement des notes de frais. Non seulement, il faut rembourser les dépenses réalisées par les salariés lors de missions professionnelles - ce qui est parfaitement normal et légitime - mais en plus, la double peine intervient au moment du traitement des notes de frais.

Ces dernières nécessitent parfois un temps considérable de saisie, de traitement, de validation, et d'analyse, avant d'être remboursées et archivées. Ce temps précieux peut vous coûter cher, car vous mobilisez vos équipes sur des tâches qui pourraient facilement s'automatiser. C'est là où les applications de note de frais entrent en jeu. Focus sur les dix meilleures.

Le logiciel de notes de frais : un outil de transformation digitale et organisationnelle

Un logiciel de note de frais sert à gérer, organiser, collecter, traiter, rembourser et archiver les notes de frais de vos collaborateurs. C'est un levier d'efficacité, car vos équipes passent alors moins de temps sur des tâches chronophages à faible valeur ajoutée qui peuvent être automatisées, et plus de temps sur des projets stratégiques.

Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?



  • Pour gagner du temps dans le traitement des frais professionnels.
  • Pour digitaliser ses processus internes et éviter les multiples aller-retour en interne.
  • Pour limiter les risques de fraude.
  • Pour offrir une bonne expérience utilisateur avec une application unique accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone en tout temps.
  • Pour être mieux organisé (notamment en cas de contrôle URSSAF).
  • Pour offrir davantage de temps productif à vos équipes.

Les critères sur lesquels faire son choix



  • Maturité technologique de son organisation : quels sont les outils que vous utilisez aujourd'hui ? Est-ce que vos collaborateurs sont à l'aise avec la technologie ? Comment est structurée votre DSI ? Quels sont les points de friction auxquels vous faites face dans le traitement des notes de frais ?
  • Nombre et fréquence des déplacements.
  • Fonctionnalités clés (usage mobile, archivage dans le cloud, validation interne, réservation des voyages, etc.).
  • Expérience, design, interface et facilité d'utilisation.
  • Budget (notamment en comparaison avec le temps que le traitement de vos frais professionnels vous prend aujourd'hui).
  • Selon les outils en place (ERP, logiciel comptable, etc.) afin de faciliter leur interconnexion (traitement comptable, remboursement, archivage, etc.).

Les 10 meilleures applications de note de frais

Des applications de note de frais, il en existe des centaines ! Pour vous aider à faire votre choix, nous avons sélectionné les dix plus pertinentes à explorer.

SAP Concur

C'est une solution idéale pour connecter vos données financières et prendre le contrôle des dépenses professionnelles. En automatisant les processus de dépenses, votre entreprise peut fonctionner efficacement partout, à tout moment et en toutes circonstances. SAP Concur propose différents modules pour automatiser la gestion des notes de frais avec un seul système pour gérer les voyages d'affaires et le calcul des frais kilométriques. Une fois le reçu pris en photo, le système intègre automatiquement la dépense dans les notes de frais.

C'est un logiciel qui s'adresse aux PME, ETI et grands comptes. Il les accompagne dans leur développement international. SAP Concur est présent dans la plupart des pays du monde et dispose d'un puissant écosystème de partenaires, intégrant des agences de voyages, des intégrateurs, des partenaires TripLink (Sixt, Hertz, Lufthansa, Delta, HRS et Booking.com, ...), des partenaires de services financiers ou encore des partenaires qui proposent des applications (Virtuo, Deloitte, EY, Uber, leCab, Freenow, Rocketrip, ...). Les solutions SAP Concur offrent la possibilité d'avoir un support utilisateur multilingue avec accès direct 24 h/24, 7 j/7. Pour une intégration sans effort, c'est aussi une solution qui se veut agnostique, elle s'intègre avec n'importe quel ERP.

Evoliz

C'est une application qui s'adresse surtout aux TPE, qui regroupe au même endroit vos ventes et achats avec la banque. Sur Evoliz, les employés peuvent saisir directement leurs dépenses. Le manager les accepte ou les refuse facilement avant qu'elles soient enregistrées. Une connexion avec Google Maps vous permet de calculer automatiquement les indemnités kilométriques de vos déplacements.

Izyfrais

Comme son nom l'indique, Izyfrais facilite la gestion des tâches sans valeur ajoutée, à travers ses différents services. Vous pouvez envoyer vos notes de frais via l'application iZyScan et elles s'intègrent dans votre workflow interne. Toutes les données peuvent ensuite être exportées et traitées avec Excel.

Jenji

La Plateforme Jenji est bien plus qu'une application mobile et son ambition est de vous proposer un véritable conseiller financier personnel. Concernant la gestion des frais professionnels, les dépenses sont digitalisées en temps réel une fois que le reçu est pris en photo et toutes les données provenant de vos justificatifs sont automatiquement extraites. De quoi industrialiser et rationaliser tous vos processus de dépenses grâce à une solution intuitive et centrée sur l'utilisateur.

Klippa 

Il s'agit d'un gestionnaire de dépenses qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble claire de vos dépenses avec un système de vérification digital et une intégration avec votre logiciel de gestion comptable. Les remboursements sont approuvés en quelques clics et l'ensemble est automatiquement enregistré dans votre logiciel de gestion comptable.

Notilus

C'est une solution qui facilite la dématérialisation des notes de frais et justificatifs de dépenses afin d'obtenir une meilleure vision sur tous les frais engendrés par les collaborateurs de votre société. Un outil est dédié aux notes de frais, aux déplacements professionnels, à la gestion des flottes de véhicules et même au secteur public.

N2F

C'est une solution qui traite les dépenses professionnelles avec un scan intelligent des notes de frais et un système d'archivage à valeur probante. Pour les entreprises, plus aucune saisie de notes de frais dans votre logiciel comptable n'est nécessaire grâce aux exports préparamétrés. N2F se connecte avec près de 200 logiciels comptables et parle 11 langues.

ONexpense

C'est un logiciel compatible avec tout système d'exploitation (Windows , macOS ou Linux) et accessible en ligne depuis n'importe quel navigateur web. Il traite automatiquement les reçus et comprend des fonctionnalités complètes d'organisation des frais et d'archivage. Il est aussi capable d'effectuer des calculs automatiques des indemnités kilométriques sur la base du barème kilométrique et couvre aussi la gestion de workflow, la gestion des véhicules, la gestion de codes comptables et l'alerte par e-mail.

Spendesk

C'est une plateforme globale qui vise à optimiser la gestion des dépenses professionnelles. Il est ainsi possible de générer des cartes virtuelles et physiques, et de digitaliser et d'automatiser la gestion des notes de frais, afin de donner à vos équipes un outil qui automatise la gestion des frais professionnels. Vous aurez accès en temps réel à l'ensemble des notes de frais soumises, validées et traitées, en quelques clics, depuis une interface unique.

Zoho Expense

C'est un logiciel de création de rapports de dépenses en ligne adapté aux entreprises afin d'automatiser la création et l'approbation de leurs rapports de dépenses. Vous pouvez importer les transactions de cartes et les transformer en entrées de dépenses.

Pour choisir le bon outil, n'hésitez pas à demander une démonstration et à impliquer différents membres de vos équipes de manière transversale. En effet, c'est un sujet qui concerne aussi bien la DAF, la DSI, que la comptabilité, le juridique, les directions des business units, voire les représentants du personnel selon les cas.



Gabriel Dabi-Schwebel