Quelques semaines avant le début de la période fiscale, les mois de novembre et décembre peuvent être ceux de la préparation pour tous les collaborateurs en cabinet d'expertise comptable et les comptables d'entreprise.
Car dès lors que la date de clôture de l'exercice comptable est fixée au 31 décembre, cas de la plupart des entreprises, certains travaux doivent être réalisés autour de cette date.
Ces travaux d'arrêté des comptes sont regroupés sous le vocable d'inventaire annuel. C'est un inventaire physique ou non qui permet de vérifier quelques assertions telles que l'existence.
La réalisation d'un inventaire est indispensable pour établir des comptes annuels qui répondent au principe d'image fidèle. D'ailleurs, le Code de commerce dispose que tout commerçant doit faire au moins une fois par an un inventaire de ses biens, dont ses immobilisations, à savoir le recensement ainsi que leur évaluation.
Si l'entreprise ou le client du cabinet ne prévoit pas d'acquérir de nouvelles immobilisations avant la clôture de l'exercice, ces écritures peuvent être passées dès le dernier mois de l'exercice en cours.
C'est valable autant pour une clôture au 30 septembre que pour une clôture au 31 décembre par exemple.
L'inventaire comptable des immobilisations à la clôture en pratique
Dans le cabinet d'un expert-comptable, ces inventaires comptables des immobilisations corporelles peuvent prendre la forme d'une lettre de bilan envoyée au client. Cette lettre indique la liste des immobilisations qui figurent dans les comptes. Elle permet de demander, entre autres informations, la confirmation de l'existence de ces immobilisations dans l'entreprise.
Cette demande est effectuée régulièrement par le cabinet, pour que le client réalise un inventaire physique des immobilisations (inventaire intermittent et non inventaire permanent).
Dans les grandes entreprises, on peut établir la liste des immobilisations qui doivent faire l'objet d'un inventaire avec des moyens supplémentaires : un inventaire annuel ou un inventaire tournant des immobilisations est tantôt réalisé par le service comptable, tantôt sous-traité à des spécialistes pour recenser physiquement les actifs concernés. Dans certains cas, les immobilisations, nombreuses, sont alors marquées par un code-barre, la Radio Frequency Identification (RFID) ou des traqueurs géolocalisables (cas des véhicules par exemple).
Pour les immobilisations financières, le rapprochement comptable est souvent réalisé à partir des documents envoyés par la banque ou l'établissement financier en fin d'année. Ils font état du nombre de titres dont l'entreprise est propriétaire, parfois en donnant une valeur à une date précise.
Ils font aussi état des intérêts et dividendes éventuellement perçus.
Un inventaire des immobilisations : une obligation légale
La vérification de l'ensemble des éléments d'actif (et donc des immobilisations) est imposée par le Code de commerce (article L. 123-12). Le dirigeant ou l'expert-comptable doit mettre à jour le fichier des immobilisations au moins une fois tous les 12 mois.
Même lorsque la gestion des immobilisations se fait via un logiciel spécifique, elles sont parfois si nombreuses et si anciennes qu'elles nécessitent un inventaire physique.
Parfois, les immobilisations sont mises au rebut, détruites, remplacées et restent à tort dans les comptes pendant plusieurs années. C'est pour remédier à ces anomalies que l'inventaire est mis en place.
Ainsi, des procédures sont mises en place pour suivre les acquisitions et les retraits d'immobilisation pour que les immobilisations au bilan et dans la réalité soient concordantes, aussi bien en quantité qu'en valeur.
Dans la pratique, les documents sont considérés comme probant lorsque :
- le montant de chaque compte d'immobilisations est confirmé par un état donnant la liste des biens possédés, accompagnée des pièces justificatives ;
- cette liste est confirmée par un inventaire physique périodique permettant de s'assurer que tous les biens y figurant existent encore dans l'entreprise et que tous les biens inventoriés y sont portés ;
- les amortissements nécessaires ont été pratiqués sur tous les éléments de cette liste et le montant récapitulatif des amortissements ainsi pratiqués est égal au montant porté au bilan.
L'évaluation des immobilisations au moment de l'inventaire
À la clôture de l'exercice (le plus souvent 31/03, 30/06, 30/09 ou 31/12) et pour respecter le principe d'indépendance des exercices, il s'agira souvent de procéder, en complément de la confirmation physique, à des travaux d'évaluation.
Au moment de l'inventaire, la valeur d'inventaire doit être déterminée, elle est égale à la valeur actuelle de l'immobilisation, sauf lorsque cette valeur n'est pas jugée notablement inférieure à la valeur nette comptable. Dans ce cas, c'est cette dernière qui est retenue comme valeur d'inventaire.
Si ce n'est pas encore fait par le logiciel, il faudra calculer les amortissements comptables. Procéder à un test de dépréciation pour évaluer les immobilisations corporelles, incorporelles et financières à la clôture de l'exercice est nécessaire. Tout cela fait partie de ce qu'on appelle les écritures d'inventaire.
En principe, un enregistrement comptable des nouvelles immobilisations a déjà été réalisé et le logiciel des immobilisations a été mis à jour. Les écritures d'amortissement peuvent donc être intégrées en comptabilité.
L'objectif est de gagner du temps et de respecter le cut-off, la coupure entre les différents exercices comptables.
Comment traiter les écarts entre réalité physique et inventaire des immobilisations ?
Bien gérer les actifs immobilisés d'une entreprise consiste à rapprocher la comptabilité des résultats de l'inventaire.
Trop d'immobilisations entièrement amorties et inexistantes gonflent artificiellement l'actif du bilan. Elles ne donnent pas une image fidèle des comptes et surtout, montrent l'absence ou le manque d'investissements et des immobilisations vieillissantes.
Lorsque l'immobilisation n'existe plus dans l'entreprise, elle doit être sortie des comptes, elle est retirée du bilan par annulation de sa valeur nette comptable à la date de l'opération. C'est cette existence qui est vérifiée et non leur amortissement. Les immobilisations totalement amorties restent dans les comptes jusqu'à leur cession ou mise au rebut.
Sur certains logiciels de gestion des immobilisations, quelques clics peuvent suffire avant de générer les écritures d'amortissement et de sortie d'actifs en comptabilité.
Si une immobilisation a été oubliée dans les comptes et que les amortissements ont été pratiqués à tort, il faudra parfois reprendre ces amortissements dans le compte de résultat (compte 78) avant de sortir le bien de l'actif.