Les frais professionnels sont des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Il s'agit par exemple des frais de repas, d'hébergement ou de transport avancés par un collaborateur en déplacement. Ils sont remboursés par l'employeur qui bénéficie sous condition d'une exonération de cotisations sociales.
Deux modalités d'indemnisation : réelle ou forfaitaire
Les deux modes de remboursement
Un salarié qui engage des frais professionnels doit être remboursé par son employeur. Celui-ci a le choix entre deux méthodes pour déterminer le montant de l'indemnisation.
L'employeur peut se baser sur le montant des dépenses réellement engagées. Dans ce cas, le salarié lui communique une note de frais accompagnée de ses justificatifs (factures au nom de l'entreprise, billets de train...).
Il peut également opter pour le versement d'un montant forfaitaire. De cette manière, le salarié reçoit chaque mois une somme fixe sans avoir à justifier ses dépenses.
Par ailleurs, dans certaines professions (ouvriers du bâtiment, journalistes...), le remboursement des frais peut prendre la forme d'une déduction forfaitaire spécifique qui s'applique à la base de calcul des cotisations sociales.
Le choix du mode de remboursement
En pratique, l'entreprise choisit souvent le remboursement des frais réels lorsque les dépenses sont ponctuelles. L'allocation forfaitaire est plutôt privilégiée quand le salarié engage de manière récurrente des frais dans le cadre de son travail. La convention collective ou le contrat de travail peuvent aussi imposer à l'employeur des conditions de dédommagement.
Par ailleurs, certaines dépenses sont obligatoirement remboursées sur la base des frais réels : frais de déménagement, frais de salariés détachés à l'étranger, frais de mobilité de la métropole vers un territoire d'outre-mer ou inversement (BOSS-FP-80).
Précisons que, dans le cadre de sa déclaration d'impôt sur le revenu, le salarié peut opter pour la déduction de ses frais réels (plutôt que pour l'abattement forfaitaire de 10%). Dans ce cas, il ajoute à son revenu imposable le remboursement reçu de son employeur.
La prise en charge des dépenses professionnelles de tous les salariés
Les salariés concernés
Tous les salariés ont droit au remboursement des frais qu'ils engagent pour les besoins de leur activité professionnelle : frais de déplacement, coût de déménagement en cas de mutation, dépenses liées au télétravail, entretien des vêtements de travail...
Il en va de même pour :
- les dirigeants relevant du régime social des non-salariés ;
- les travailleurs assimilés salariés (gérants minoritaires de SARL et de SELARL, présidents-directeurs généraux de SA, présidents et dirigeants de SAS).
Cependant, l'indemnisation des dirigeants non-salariés et des assimilés salariés ne peut se faire que sur la base de leurs frais réels. Le versement d'une allocation forfaitaire n'est pas possible. Seule exception : le remboursement de leurs frais de déplacement professionnel liés à l'utilisation de leur véhicule personnel. Il est en effet autorisé de calculer leurs indemnités kilométriques en se référant au barème fiscal (BOSS-FP-90).
Ce dernier est publié chaque année par l'administration fiscale. Les indemnités kilométriques sont déterminées en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Le type de véhicule est également pris en compte : une majoration de 20% est appliquée s'il est électrique.
Les frais concernés : le cas des trajets domicile-travail
Certaines dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail sont prises en charge par son employeur de manière obligatoire ou facultative.
Un employeur doit rembourser à ses salariés 50% de leurs abonnements aux transports en commun. Train, bus, tramway, etc., tous les transports collectifs qui leur permettent d'effectuer le trajet jusqu'à leur lieu de travail sont concernés. Cette obligation a été étendue au service public de location de vélos.
Par ailleurs, l'employeur peut prendre en charge les frais de transport des salariés qui se rendent au travail grâce à leur véhicule personnel (frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique). Cette prime transport est facultative et soumise à condition : le salarié doit être contraint d'utiliser son véhicule personnel, du fait de ses horaires de travail ou de l'absence de transport en commun. Toutefois, en 2022, 2023 et 2024, cette condition est supprimée temporairement.
Enfin, le forfait mobilités durables permet à l'employeur qui le souhaite d'indemniser les salariés qui utilisent les transports dits « à mobilité douce » (vélo, covoiturage...).
Un remboursement de frais professionnels exonéré de cotisations sociales
Le régime social du remboursement des frais professionnels
Lorsqu'il est justifié, le remboursement des frais professionnels ne constitue pas un élément de salaire. À ce titre, il n'entre pas dans l'assiette des cotisations de Sécurité sociale et de la CSG et de la CRDS (BOSS-FP-20).
Pour bénéficier de cette exclusion, les frais doivent avoir été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et ne pas être exagérés. À défaut du respect de ces conditions, le remboursement devient un élément de salaire qui entre dans le calcul des cotisations et des contributions.
Le remboursement doit apparaître sur un document comptable de l'entreprise. Généralement, il est formalisé sur le bulletin de salaire. Ne constituant pas une rémunération, il doit toutefois y être mentionné de manière distincte par rapport aux autres variables de paie.
Avant leur remboursement, il est également nécessaire que les frais soient enregistrés en comptabilité.
Exonération et méthode des frais réels
Pour bénéficier de l'exonération, l'employeur doit pouvoir prouver que les frais engagés étaient nécessaires à l'entreprise. Il est donc impératif d'être en mesure de présenter un justificatif sur demande de l'administration.
Les conditions énoncées précédemment doivent être respectées : les frais doivent notamment ne pas être exagérés.
Exonération et allocation forfaitaire
Justifier les dépenses prises en charge par une allocation forfaitaire peut être difficile. En effet, dans ce cas, le salarié ne fournit généralement pas ses factures à son employeur.
Par simplification, des plafonds ont été fixés pour certaines dépenses. Lorsque l'allocation versée est égale ou inférieure à la limite prévue, le remboursement est exclu de l'assiette des cotisations. Il n'est pas nécessaire que l'employeur justifie la dépense pour bénéficier de l'exclusion.
En cas de dépassement du plafond, il est toujours possible de bénéficier de l'exonération, à condition que l'employeur soit en mesure de justifier les frais engagés.
Les plafonds actualisés sont à retrouver sur le site de l'URSSAF. Ils concernent notamment les frais de repas, le remboursement des frais kilométriques, les indemnités versées dans le cadre de la mobilité professionnelle ou des grands déplacements entre la métropole et les territoires d'outre-mer, etc.