Le statut de stagiaire en entreprise est un statut particulier qui peut être remis en cause si l'intéressé occupe en réalité un véritable poste de travail. À partir de 2 mois de stage, il bénéficie d'une gratification de stage.
Au-delà de cette gratification minimale, l'établissement d'une fiche de paie pour le stagiaire devient obligatoire pour pouvoir le déclarer en DSN (fiche DSN 1332).
Jusqu'au seuil de franchise de cotisations, seul un document écrit qui atteste des sommes versées au stagiaire est obligatoire en vertu des textes.
Le montant de la gratification minimale exonérée a évolué au 1er janvier 2023.
Les gratifications mensuelles versées à un stagiaire qui effectue un stage dans le cadre de ses études ne sont obligatoires qu'à partir de deux mois, consécutifs ou non, dans l'entreprise.
L'entreprise ne paie pas de cotisations sociales, patronales ou salariales sur la gratification minimale de stage. Le montant de la gratification minimale dépend du plafond horaire de Sécurité sociale, mis à jour en moyenne tous les deux ans.
Depuis le 1er janvier 2023, ce montant est fixé à 27¤, ce qui donne une gratification minimale de 614,26¤ pour 151,67 heures ou 4,05¤ de l'heure de stage.
Les conditions de rémunération et avantages du stagiaire en entreprise
Rémunérer un stagiaire n'est pas obligatoire sauf :
- lorsqu'il effectue un stage de plus de deux mois, consécutifs ou non, dans la même entreprise ;
- ou occupe en réalité un véritable poste de travail.
Le stagiaire qui reste plus de deux mois dans l'entreprise bénéficie d'une gratification minimale, entièrement exonérée de cotisations et contributions sociales.
Comment est payé un stagiaire ?
Le stagiaire en entreprise bénéficie d'une gratification minimale de 4,05¤ par heure soit 623,70¤ par exemple pour 154 heures effectuées à partir de deux mois de stage. C'est un minimum et la convention de stage peut définir des montants plus élevés.
Comme tous les salariés, le stagiaire bénéficie de la prise en charge de ses frais de transport et des titres-restaurant.
Si le stagiaire est nourri et logé par l'entreprise, il est tenu compte des avantages en nature.
Le stagiaire bénéficie d'une convention de stage et non d'un contrat de travail. Il ne paie pas d'impôt sur le revenu sur ses indemnités de stage tant qu'elles ne dépassent pas le montant du SMIC annuel.
Calculer la gratification de stage obligatoire
La gratification de stage se calcule en nombre d'heures réellement effectuées. En fonction des mois et du nombre de jours ouvrés, il sera payé à hauteur de 140 heures pour un mois qui compte 20 jours ou 154 heures pour un mois qui compte 22 jours ouvrés.
La gratification de stage se calcule en heures réellement effectuées
Le montant de la gratification minimale est toujours exonéré, peu importe que l'entreprise ait ou non l'obligation de verser cette gratification minimale.
Ce montant se calcule à partir du plafond de la Sécurité sociale. Il vaut 15% du plafond horaire multiplié par le nombre d'heures réellement effectuées.
Gratification = 26 x 15% x nombre d'heures réelles
La gratification de stage est mensuelle
Quand payer un stagiaire ?
Le stagiaire est en principe payé tous les mois. Pour un versement en fin de stage, il n'est tenu compte que du plafond d'exonération du mois de versement.
Exemple de gratification supérieure au plafond d'exonération
Un stagiaire effectue 147 heures de stage durant le mois concerné. Il perçoit une gratification de 800¤.
Calcul du montant exonéré
147 x 27 x 15% = 595,35¤
Calcul du montant soumis à cotisations de Sécurité sociale
800 - 595,35 = 204,65¤
Fiche de paie et cotisations du stagiaire 2023
Le stagiaire dont la gratification excède le seuil de franchise de cotisations paie des cotisations de Sécurité sociale sur le supplément.
Toutes les cotisations ne sont pas dues et les cotisations suivantes sont exclues :
- retraite complémentaire ;
- prévoyance ;
- assurance chômage ;
- et la contribution destinée aux organisations syndicales.
Le versement transport reste dû lorsque les employeurs y sont assujettis, mais uniquement sur la fraction qui dépasse la gratification minimale.
Enfin, le stagiaire ne bénéficie pas des taux réduits d'assurance maladie ou d'allocations familiales.
Exemple de bulletin de paie du stagiaire 2023
Le stagiaire touche une gratification supérieure à la gratification minimale de 800¤ pour 147 heures de stage et bénéficie de 21 titres-restaurant.
La valeur faciale des titres-restaurant est de 12¤. L'employeur prend en charge 60% de cette somme. Pour mémoire, le montant exonéré est fixé à 6,50¤ en 2023.