Pour comptabiliser les indemnités de votre stagiaire, il faut distinguer les cas où cette indemnisation est obligatoire des cas où celle-ci n'est qu'une gratification facultative et non soumise à cotisations sociales.
Comment comptabiliser gratification stagiaire ?
La gratification du stagiaire peut être comptabilisée dans un compte 6238 ou un compte 648 si elle n'est pas soumise à cotisations sociales. Dans le cas contraire, elle apparaît sur une fiche de paie. Le mode de comptabilisation est alors le même que pour les salaires des salariés. La gratification peut apparaître au débit d'un compte de primes et gratifications (6413) et au crédit d'un compte 421. Les charges sociales sont comptabilisées normalement.
À partir de la rentrée scolaire 2023, une nouvelle politique de rémunération des stages pour les lycéens professionnels a été mise en place. Les élèves en formation professionnelle reçoivent désormais une gratification financière pour leurs stages (décret n°2023-765 du 11 août 2023 et arrêté du 11 août 2023).
Le premier versement, couvrant la période de septembre à décembre 2023, a eu lieu en janvier 2024.
Les montants varient selon le niveau d'études :
- 50¤ par semaine pour les élèves en première année de CAP et seconde de baccalauréat professionnel ;
- 75¤ pour ceux en deuxième année de CAP et première de baccalauréat professionnel ;
- 100¤ pour les élèves en terminale du baccalauréat professionnel.
Cette allocation est versée par l'État et dépend du nombre total de semaines de stage effectuées. Elle prend également en compte l'assiduité de l'élève, tant en milieu scolaire qu'en entreprise. Cette mesure vise à valoriser l'engagement des jeunes dans leur formation professionnelle et à soutenir leur parcours éducatif.
Comptabiliser les indemnités de stage obligatoires : les comptes 6413 et 6451
La loi détermine clairement les conditions pour lesquelles la rémunération du stagiaire est obligatoire : lorsque le stage dure au moins 2 mois, soit dès que la présence du stagiaire dans l'entreprise dépasse 309 heures. La gratification minimale est fixée à 4,35¤ de l'heure depuis le 1er janvier 2024. Si la gratification ne dépasse pas ce montant minimal, elle est exonérée de charges sociales.
Dans les cas où la gratification est supérieure au minimum légal, elle est soumise à cotisations, calculées sur la part excédentaire au minimum.
Pour comptabiliser la gratification, on utilisera le compte 6413 Primes et gratifications, et le cas échéant, on utilisera le compte 6451 Cotisations à l'URSAFF.
Exemple
Une entreprise recrute un stagiaire pour un stage de 6 mois rémunéré 800¤ brut par mois. Pour comptabiliser la rémunération du mois de juin, on calcule la fraction du salaire soumise à charges sociales.
La gratification minimale en juin (soit 22 jours ouvrés) pour un stagiaire aux 35 heures est égale à 4,35 x 7 x 22 = 669,90¤.
La part de la gratification soumise à charges sociales est donc égale à 800 - 669,90 = 130,10¤.
On peut donc calculer les charges sociales pour ce montant : les cotisations du stagiaire s'élèvent à 33,56¤ et les cotisations de l'entreprise à 62,71¤.
La gratification nette du stagiaire sera donc de 766,44¤.
Numéro de compte | Gratification du stagiaire | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6413 |
| Gratification stagiaire | 800¤ |
|
6451 |
| Cotisations sociales | 62,71¤ |
|
| 421 | Gratification stagiaire |
| 766,44¤ |
| 431 | Cotisations sociales |
| 96,27¤ |
Lorsque la gratification de stage ne dépasse pas le minimum légal et n'est pas soumise à cotisations sociales, l'entreprise pourra utiliser un compte 648 ou un compte 6238 pour distinguer cette gratification des sommes soumises à cotisations sociales et déclarées en DSN.
Comptabiliser les gratifications non obligatoires : choisir entre le compte 6238
Si la rémunération que vous versez au stagiaire n'est pas obligatoire, et donc non soumise à cotisation sociale, on utilisera souvent le compte 6238 Divers.
Exemple
Une entreprise paie une gratification de 100¤ à un stagiaire présent durant 3 semaines. Cette gratification n'est pas obligatoire puisque le stagiaire a passé moins de 309 heures au sein de l'entreprise.
Numéro de compte | Gratification exonérée du stagiaire | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6238 | Gratification stagiaire | 100¤ | ||
467 | Gratification stagiaire | 100¤ | ||
Comment récompenser un stagiaire ?
Pour récompenser un stagiaire, l'employeur peut lui verser une gratification ou lui remettre des titres-restaurant. La gratification peut-être supérieure au montant minimum de la gratification. Elle apparaît alors sur une fiche de paie au nom du stagiaire.
Pour rappel, les stages en entreprise ne sont possibles qu'après signature d'une convention de stage. Le stagiaire bénéficie d'une gratification minimale sous conditions, mais l'entreprise peut lui verser une somme plus importante. Elle sera alors soumise à cotisations et contributions alors que la gratification minimale est versée en franchise de cotisations.
Le montant de la gratification minimale dépend du plafond horaire de la Sécurité sociale. Elle est calculée pour chaque heure de stage et le stagiaire n'est jamais mensualisé.