Le nouveau calendrier de déploiement de la facture électronique proposé par le Gouvernement offre un délai supplémentaire de 2 ans à l'ensemble des cabinets. Les plus petits d'entre eux ont ainsi l'occasion de rattraper le retard qu'ils ont pu prendre dans leur transition numérique.
Cet article propose un panorama des principales ressources disponibles en cette fin d'année 2023 et quelques conseils pratiques pour être totalement opérationnel dès 2026 en matière de facturation électronique.
Des contraintes liées à la structuration même des petits cabinets
Les plus gros cabinets, contrairement aux petites structures (moins de 10 salariés), ont démarré leur processus de digitalisation depuis plusieurs années.
D'après le Baromètre de la facture électronique réalisé par OpinionWay pour le Conseil national de l'Ordre des experts-comptables (CNOEC) en partenariat avec ECMA, en juin/juillet 2023, 42% des cabinets les moins avancés sur le sujet de la facturation électronique expliquent ce retard par le manque de temps.
Il est vrai que ces petits cabinets sont déjà fortement sollicités au quotidien par leurs clients. Trouver le temps de prendre du recul et initier la transition numérique, indispensable à la mise en place de la facturation électronique, peut sembler être une tâche insurmontable.
De plus, maintenir cet élan lors des périodes de pic d'activité trimestrielles ou des déclarations annuelles représente aussi un défi de taille.
Ce retard peut aussi parfois s'expliquer par un manque de ressource humaine. Souvent recommandée, la nomination d'un référent digital dans un petit cabinet reste utopique quand on connaît les difficultés rencontrées par les cabinets en termes de recrutement.
Pour rester au c½ur des flux de facturation de leurs clients, les petits cabinets n'ont pas le choix, ils devront s'adapter et trouver les ressources nécessaires pour mener à bien ces changements. Cela implique notamment de s'informer et de se former rapidement en interne, et d'opter pour une solution adaptée aux besoins de leurs clients.
S'informer et se former dès maintenant
En raison du report de l'entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique, les cabinets qui n'étaient pas encore (ou peu) informés et formés disposent d'un peu plus de temps pour le faire. Mais attention, ils ne doivent pas retarder ces actions sous peine de ralentir la transformation digitale du cabinet et celle de leurs clients.
Les clients des cabinets commencent également à s'informer sur la réforme ainsi que sur les changements qu'elle va imposer. Il est donc primordial que leurs interlocuteurs côté cabinet (experts-comptables et collaborateurs) soient en mesure de répondre à leurs questions mais aussi de les orienter vers les bons outils.
Webinaires jefacture.com
jefacture.com propose un webinaire hebdomadaire pour accompagner les cabinets dans leur transition vers la facturation électronique. L'équipe décrypte cette obligation et donne des clés aux cabinets de toute taille, pour une mise en ½uvre sans heurts.
Des sessions d'une heure sont animées tous les jeudis de 14h30 à 15h30. Pour s'inscrire.
Le Tour de la Facture Électronique
Le Tour de la Facture Électronique 2023, débuté le 31 mai, se clôturera le 13 décembre à Toulouse (il passera auparavant le 30 novembre à Dijon et le 6 décembre à Bordeaux). Pour s'inscrire.
Ces réunions d'une demi-journée proposées par ECMA fournissent une analyse approfondie de la réforme, des conseils pour un déploiement efficace et réussi ainsi que des échanges sur le rôle essentiel de l'expert-comptable dans cette transition.
Autres ressources
De nombreux éditeurs et l'Ordre proposent également des ressources riches pouvant aider les petits cabinets à appréhender les enjeux de l'obligation de facturation électronique. Pour n'en citer qu'une seule :
Le site e-FAC expert - le Conseil national de l'Ordre a pris l'initiative de regrouper toutes les ressources qu'il a élaborées concernant la facturation électronique au sein d'un même espace.
Vous pouvez retrouver plus d'informations concernant le site e-FAC expert dans le SIC du mois de novembre (page 13).
Autres conseils pour faciliter la transition vers la facture électronique des petits cabinets (et de leurs clients)
Il est important que les petits cabinets échangent avec certains de leurs confrères ou cons½urs qui ont déjà mis en place la facturation électronique au sein de leur cabinet. Ainsi, ils pourront bénéficier des bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves mais aussi éviter de reproduire éventuellement les mêmes erreurs.
Intégrer un réseau de cabinets peut faciliter ces échanges. Les petits cabinets peuvent ainsi bénéficier de la mutualisation de ressources et d'outils (webinaires, conférences, supports de formation,...).
Les clients ont également besoin d'être accompagnés dans cette transition. D'après le Baromètre de la facturation électronique, la grande majorité des chefs d'entreprises attendent que cette mission soit réalisée par leur expert-comptable au travers notamment d'informations sur la réforme et d'un accompagnement dans le choix de la plateforme.
Pour former efficacement et rapidement ses clients et leur présenter les différents changements à venir, il est conseillé d'organiser des demi-journées dédiées. Il peut s'agir d'un atelier en présentiel ou via un webinaire.
Choisir la plateforme (PDP ou PPF) adaptée à sa structure et à ses clients
Sous réserve de la validation de la loi des finances pour 2024 et de la publication du décret, à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises quelle que soit leur taille devront être équipées d'une plateforme adaptée leur permettant de recevoir les factures émises par les grandes entreprises et les ETI. Ce nouveau fonctionnement éliminera ainsi la possibilité de transmission directe des factures entre les entreprises. À partir du 1er septembre 2027, cette obligation s'appliquerait également aux TPE-PME et micro-entreprises.
La gestion des factures électroniques sera sous la responsabilité de trois types d'acteurs : le portail public de facturation (PPF), les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et les opérateurs de dématérialisation (OD).
Attention, les OD ne seront pas autorisés à transmettre les factures en direct aux entreprises. Seuls le PPF et les PDP pourront s'en charger.
Selon le Baromètre de la facture électronique, la grande majorité des cabinets souhaite se diriger vers une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Depuis 2020, ECMA a mis à disposition des cabinets une plateforme de facturation électronique créée par les experts-comptables, pour leurs clients : jefacture.com.
Cette candidate PDP, déjà opérationnelle, est compatible avec plusieurs outils de production, de facturation et de pré-comptabilité présents sur le marché. Par conséquent, si le cabinet utilise déjà un outil interconnecté avec jefacture.com, il pourra bénéficier d'un certain confort et d'une automatisation des tâches lui permettant notamment l'intégration comptable des factures dans son outil métier.
Au service de la Profession Comptable, jefacture.com est un acteur majeur de la généralisation de la facture électronique annoncée par les pouvoirs publics.
jefacture.com apporte des bénéfices au cabinet : gain de temps et de productivité, opportunité de diversifier ses missions... et à ses clients : diminution des frais et des tâches administratives, simplification des échanges avec le cabinet, meilleure gestion des factures et de leur règlement,...